Công chứng điện tử: Tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm bớt phiền hà

Thực hiện công chứng đồng thời từ các địa điểm khác nhau

Hiện nay, việc thực hiện công chứng điện tử đang được các tổ chức hành nghề đẩy mạnh. Thay vì ký bút mực và đóng dấu mộc thủ công, công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử để chứng nhận văn bản. Quy trình này tương tự như công chứng truyền thống, nhưng ưu việt hơn nhờ khả năng thực hiện giao dịch trực tuyến, cho phép các bên ký kết đồng thời từ nhiều địa điểm khác nhau dưới sự chứng kiến trực tuyến của công chứng viên tại mỗi địa điểm.

Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Đào Duy An. Ảnh: PV

Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam Đào Duy An cho rằng, công chứng điện tử là yếu tố bắt buộc để có thể thực hiện các dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Với người dân và doanh nghiệp, công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm bớt phiền hà.

Để thúc đẩy công chứng điện tử, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để thống nhất các quy trình tiếp nhận và sử dụng văn bản công chứng điện tử, quy trình giải quyết các dịch vụ công trực tuyến toàn trình với đầu vào là văn bản công chứng và chứng thực bản sao điện tử, giúp cho việc thực hiện dịch vụ công thuận tiện hơn.

Hạn chế gian lận, thiếu minh bạch

Công chứng viên hướng dẫn khách hàng làm thủ tục công chứng điện tử. Ảnh: PV

Theo công chứng viên Hoàng Thu Hương, Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội, thực hiện các dịch vụ công trên nền tảng số nói chung đem lại những lợi ích to lớn, không chỉ cho người dân đi công chứng mà cho toàn xã hội.

Văn bản công chứng điện tử cho phép xác thực dễ dàng và chính xác 100%, nên khả năng giả mạo sẽ ít hơn nhiều. Văn bản điện tử cho phép lưu trữ trên thiết bị điện tử, gửi nhận dễ dàng, sao lưu không giới hạn mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý.

“Khi áp dụng quy trình công chứng điện tử, những yếu tố gian lận, thiếu minh bạch kể cả của khách hàng và của công chứng viên gần như không có cơ hội thực hiện, mọi hoạt động đều được lưu vết để tra soát. Đồng thời việc giả mạo giấy tờ cũng được giảm bớt khi công chứng viên có quyền tiếp cận các cơ sở dữ liệu của cơ quan ban hành các loại giấy tờ đó.

Yếu tố an toàn pháp lý khi công chứng là bắt buộc cho dù đó là công chứng truyền thống hay công chứng điện tử. Tuy nhiên với công chứng điện tử, chúng ta có các công cụ hiện đại để giúp các yếu tố an toàn được bảo đảm hơn, ví dụ như tự động kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký, nhận diện sinh trắc học, tự động ghi nhận thời gian giao kết hợp đồng”, bà Hoàng Thu Hương cho biết.

Công chứng viên Hoàng Thu Hương. Ảnh: PV

Cần có quy trình tiếp nhận văn bản công chứng điện tử thống nhất

Chia sẻ với phóng viên, anh Nguyễn Văn Giang (trú tại 161 Yên Phụ, Hà Nội) cho biết đã từng làm thủ tục chứng thực bản sao điện tử và ký hợp đồng thế chấp bằng công chứng điện tử.

“Trước đây, tôi từng làm hợp đồng thế chấp bằng công chứng điện tử, sau đó đăng ký thế chấp trực tuyến rất nhanh, không phải nộp giấy tờ, cũng không phải đi đâu cả, chỉ thao tác trên điện thoại là xong. Tôi khá bất ngờ vì dịch vụ nhanh, thuận tiện, mà chi phí vẫn như vậy”, anh Giang cho biết.

Để công chứng điện tử phát triển, văn bản công chứng điện tử cần được các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận. Riêng trên địa bàn Hà Nội, thời gian vừa qua, Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố đã rất tích cực phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam triển khai nhiều hoạt động. Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố đã tiếp nhận văn bản công chứng điện tử để giải quyết thủ tục đăng ký sang tên đất đai, và gần đây nhất đã thống nhất với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Hà Nội và Ngân hàng Nhà nước khu vực 1 trong việc chấp nhận đăng ký giao dịch bảo đảm trực tuyến toàn trình.

Người dân không cần phải đến cơ quan đăng ký cũng như các Trung tâm dịch vụ hành chính công, mà ngồi tại nhà vẫn có thể đăng ký được và thời gian giải quyết cũng nhanh chóng. Kết quả sẽ được gửi về tài khoản của công dân ở trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc gửi về email.

“Đây là một bước cải cách tôi cho rằng là đột phá, rất thuận tiện và các ngân hàng hiện nay rất ủng hộ và đang phối hợp đồng bộ với các tổ chức hành nghề công chứng để triển khai.

Chúng tôi rất mong muốn quy trình tiếp nhận văn bản công chứng điện tử có thể được chấp nhận trên toàn quốc. Hiện nay mới có một số tỉnh, thành có quy trình thống nhất, còn lại hầu hết còn đang trong quá trình bắt đầu áp dụng, nên ngay cán bộ tiếp nhận dữ liệu điện tử cũng còn bỡ ngỡ. Chúng tôi hi vọng trong thời gian tới người dân trong cả nước sẽ được thực hiện dịch vụ này thuận tiện nhất”, ông Đào Duy An cho biết.