1Office Next: Từ phần mềm quản trị đến nền tảng kiến tạo

“Các nhà sáng lập của 1Office là những con người rất bình thường nhưng mang trong mình những khát vọng”, là lời mở đầu của bà Phạm Thị Thu Hà, Giám đốc vận hành 1Office trong buổi ra mắt nền tảng 1Office Next, đánh dấu chặng đường mười năm hình thành và phát triển của doanh nghiệp.

Hành trình của 1Office bắt đầu từ những câu hỏi mang tính ám ảnh: vì sao các tổ chức vẫn phải gánh quá nhiều vận hành không hiệu quả, vì sao quy trình rối rắm, nhân sự rời rạc và lãnh đạo thì mệt mỏi với vô số việc không tên.

Ông Lê Việt Thắng, nhà sáng lập kiêm Giám đốc điều hành 1Office chia sẻ, 1Office không được sinh ra từ một tham vọng vĩ đại nào mà từ chính nỗi đau của người làm quản trị. Nỗi đau của sự lặp lại, của những bất lực kéo dài, của một thực tế rằng công nghệ dường như đang khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn thay vì giải phóng con người.

Ông Lê Việt Thắng, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc điều hành 1Office

Họ bắt đầu với ba cái thiếu: thiếu tiền, thiếu người và thiếu nghiệp vụ. Nhưng chính sự quan sát tỉ mỉ, ám ảnh với từng điểm nghẽn của khách hàng đã giúp họ dần hoàn thiện hệ thống.

Ông Thắng nhớ lại những ngày đầu đi triển khai cho một khách hàng có máy chấm công đặt ở bốn tầng, đội ngũ 1Office đã phải kéo dây mạng thủ công giữa đêm để đồng bộ dữ liệu. Từ trải nghiệm ấy, họ quyết định tạo ra công cụ tự động hóa quy trình chấm công. Khi thấy công nhân tay dính dầu nhớt phải cầm bút viết đơn xin nghỉ phép, họ làm ra hệ thống đơn từ trực tuyến.

Những thay đổi rất nhỏ nhưng đánh trúng vào từng nỗi đau. Người làm nhân sự không còn phải thức đến nửa đêm tính lương, người lao động không còn phải chạy giấy tờ qua nhiều phòng ban. CEO không còn phải dùng quá nhiều hệ thống và loay hoay với báo cáo phân mảnh. Quản lý không còn phải hỏi đi hỏi lại về tiến độ. Còn marketing, kế toán hay đội kinh doanh cũng có thể làm việc trơn tru với dữ liệu được đồng bộ, cập nhật tức thời.

Mười năm phát triển với không ít lần tưởng như phải dừng lại, nhưng điều giữ họ đi tiếp không phải là lợi nhuận mà là niềm tin rằng doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể làm chủ công nghệ nếu có công cụ phù hợp. Và 1Office chính là công cụ ấy, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt với nền tảng gọn nhẹ, dễ dùng nhưng đủ linh hoạt để theo kịp tốc độ tăng trưởng.

Đằng sau mỗi thao tác được tự động hóa là một phần công việc thủ công được giải phóng. Sau 10 năm, nền tảng này đã trở thành sức sống quản trị cho hơn 6.000 doanh nghiệp, hơn 500.000 người dùng, quản lý gần 23 triệu tệp tài liệu, 21 triệu đầu việc, 260 triệu dấu vân tay, hơn 100.000 bảng lương, hàng triệu đơn từ, dự án, khách hàng và hợp đồng.

Tuy nhiên, điều mà đội ngũ sáng lập tâm đắc nhất không dừng lại ở những con số mà là việc họ đã góp phần thay đổi tư duy quản trị trong cộng đồng doanh nghiệp Việt. Đó là sự chuyển dịch từ mua phần mềm sang thuê dịch vụ, từ dùng nhiều phần mềm rời rạc sang sử dụng một nền tảng tổng thể, từ ngại đầu tư chi phí sang chủ động bỏ chi phí để tối ưu hóa vận hành.

Low-code là trái tim, AI là khối óc, tự động hóa là mục tiêu

Ông Nguyễn Đức Minh, Đồng sáng lập kiêm Giám đốc Công nghệ 1Office

Tiếp nối hành trình mười năm đầu tiên, 1Office mới đây đã chính thức ra mắt nền tảng thế hệ mới mang tên 1Office Next, đánh dấu bước tiến dài về tư duy và công nghệ. 1Office Next được xem là nền tảng quản trị AIaaS (AI as a service) đầu tiên tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp có thể tự kiến tạo nên cách thức vận hành theo đúng những gì họ tưởng tượng.

Chia sẻ về bước đi này, ban lãnh đạo 1Office cho biết, chính những giới hạn của phần mềm hiện tại là lý do thôi thúc họ tái định nghĩa sản phẩm. Theo ông Nguyễn Đức Minh, Giám đốc Công nghệ 1Office, qua thời gian, số lượng yêu cầu từ doanh nghiệp ngày càng nhiều và đa dạng, khiến hệ thống dần trở nên cồng kềnh. Chiếc áo mà 1Office từng may đo cho doanh nghiệp nay đã trở nên rườm rà, không còn vừa vặn với nhu cầu thực tế của người dùng.

Có những doanh nghiệp đã sử dụng 1Office nhưng chưa thực sự hiệu quả. Có thể vì thói quen người dùng, có thể vì sự phức tạp trong quy trình hoặc cũng có thể vì phần mềm chưa chạm tới kỳ vọng mà các CEO hình dung.

Với ông Thắng, một phần mềm quản trị lý tưởng phải là nơi phản ánh tư duy của người lãnh đạo, thậm chí theo kịp cả trí tưởng tượng về cách doanh nghiệp nên được vận hành. Đó là nơi công việc được tự động giao nhiệm vụ mà không cần trợ lý, nơi phần mềm đọc hiểu hàng nghìn hồ sơ tuyển dụng và đề xuất ứng viên tiềm năng, nơi mỗi thao tác đều có trợ lý ảo đồng hành và đưa ra hành động tiếp theo.

Qua qua trình làm việc trực tiếp với các doanh nghiệp, ông Chu Tiến Long, Giám đốc Kinh doanh của 1Office nhận thấy rằng phần mềm thôi là chưa đủ. Rất nhiều doanh nghiệp đã từng áp dụng các phần mềm quản trị nhưng phần lớn đều không hiệu quả. Dữ liệu bị phân mảnh, các công cụ không thể nói chuyện với nhau, nhân sự không quen dùng, đội vận hành lúng túng, lãnh đạo thì mất niềm tin.

Họ cảm thấy mình mua phần mềm mà không vận hành được, rồi dẫn tới sợ phải thay đổi. Nhiều người thậm chí không tin rằng một phần mềm có thể giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Họ từng kỳ vọng nhưng không thấy kết quả, từng đầu tư nhưng không thu được giá trị. Càng về sau, các CEO càng khắt khe, thận trọng và khó tính hơn trong việc chọn phần mềm.

Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải tăng tốc. Quy mô phát triển nhanh, thị trường thay đổi nhanh, hành vi khách hàng thay đổi từng tuần. Người hiểu nghiệp vụ nhất trong doanh nghiệp lại không biết lập trình. Người biết lập trình thì lại không hiểu rõ đặc thù từng lĩnh vực, từng quy mô. Sự chênh lệch đó tạo ra khoảng cách rất lớn giữa kỳ vọng và hiện thực. Và đó chính là lý do 1Office quyết định bước vào kỷ nguyên AI.

Tất cả những điều tưởng như chỉ tồn tại trong tưởng tượng nay đã thành hiện thực trong 1Office Next. Để hiện thực hóa điều đó, 1Office xác lập ba trụ cột quan trọng cho nền tảng mới. Low-code là trái tim, AI là bộ não và đích đến cuối cùng là tự động hóa toàn diện. Bởi vì mọi công nghệ dù hiện đại đến đâu, rốt cuộc vẫn phải hướng đến việc giải phóng con người khỏi công việc thủ công và tối ưu vận hành bằng tốc độ của máy.

Low-code được chọn là trung tâm bởi vì không doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào. Mỗi tổ chức đều có cách vận hành riêng, nhịp phát triển riêng và người hiểu quy trình nhất thường lại không biết lập trình. Với Low-code, doanh nghiệp có thể tự xây dựng ứng dụng, tự thiết kế quy trình và triển khai ngay trong tổ chức chỉ sau vài thao tác kéo thả. Một CEO muốn tạo phần mềm quản lý khách hàng không còn cần đến đội kỹ thuật. Một trưởng phòng nhân sự muốn điều chỉnh quy trình duyệt phép có thể tự làm chỉ trong vài phút.

Ông Minh cho biết, nền tảng Low-code mà đội ngũ phát triển xây dựng không còn dùng những khái niệm xa lạ mà chuyển thành ngôn ngữ thân thiện với người dùng. Tất cả các bước như tạo đối tượng, thiết lập trường dữ liệu, xây dựng tác vụ, vẽ quy trình,...đều trực quan như lắp ghép các khối Lego. Ngay cả các logic kinh doanh phức tạp cũng có thể được thiết lập thông qua giao diện quản lý quy trình, với các nút điều kiện, các bước phê duyệt và hành động được nối với nhau bằng thao tác kéo thả.

Sau khi thiết lập xong, chỉ cần vài cú nhấp chuột, ứng dụng sẽ được xuất bản ra toàn bộ tổ chức, tương thích trên cả máy tính và điện thoại, kèm theo hướng dẫn sử dụng, cài đặt và hỗ trợ đa ngôn ngữ.

1Office Next không chỉ giúp doanh nghiệp tự tạo ứng dụng cho mình mà còn kết nối với kho ứng dụng có sẵn do chính đội ngũ phát triển. Các doanh nghiệp có thể chọn ứng dụng phù hợp, cài đặt nhanh, tùy biến linh hoạt và sử dụng ngay mà không cần lập trình từ đầu.

Ông Lê Việt Thắng, CEO 1Office trong buổi ra mắt 1Office Next

Bên cạnh đó, ông Thắng cho biết, một cơ thể muốn sống cần có trái tim để bơm máu đi khắp cơ thể nhưng để trở nên thông minh thì cần một bộ não. Với 1Office, AI chính là bộ não ấy. Đây là lựa chọn không dễ, nhưng là hướng đi tất yếu khi công nghệ ngày càng trở thành năng lực cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu những làn sóng công nghệ trước mất nhiều năm để đến Việt Nam thì với AI, tốc độ diễn ra gần như tức thì. Và chính điều đó khiến cuộc đua trở nên gay gắt hơn bao giờ hết.

Ngay cả khi nhà đầu tư và khách hàng liên tục đặt câu hỏi về khả năng tích hợp AI, đội ngũ 1Office cũng không vội vàng đưa ra câu trả lời. Họ từng hoang mang, từng lúng túng, từng thử tìm lời giải qua hàng loạt cuộc gặp với các chuyên gia. Nhưng rồi, họ quyết định cách họ đã làm 10 năm trước là quay về với điều cốt lõi: lắng nghe thật kỹ người dùng, suy nghĩ thật sâu về những gì doanh nghiệp thực sự cần.

Từ đó, 1Office Next tích hợp bộ thư viện AI gồm tám trợ lý số được thiết kế để xử lý các nghiệp vụ quản trị và tự động hóa quy trình vận hành. Từ 1AI Assistant giúp nhắc việc và hỗ trợ liên tục cho đến 1AI Meeting ghi lại biên bản cuộc họp, giao việc cho từng người tham gia. Từ 1AI Salary tự động tính lương và phân tích chi phí nhân sự cho đến 1AI Talent đọc và phân loại hàng nghìn hồ sơ, đề xuất ứng viên phù hợp. Từ 1AI Monitor giám sát công việc theo thời gian thực đến 1AI Performance đo lường hiệu suất và đưa ra đề xuất cải tiến. Từ 1AI Process xây dựng và vận hành quy trình đến 1AI Dashboard trực quan hóa dữ liệu và tổng hợp báo cáo tự động. Tất cả đều được thiết kế để doanh nghiệp vận hành dễ dàng hơn, quyết định nhanh hơn và giảm bớt gánh nặng cho cả lãnh đạo lẫn nhân viên.

Điểm nhấn đặc biệt là 1AI Lowcode, nền tảng kết hợp giữa AI và Low-code, cho phép nhà quản trị có thể tự tạo ra phần mềm quản lý theo đúng trí tưởng tượng của mình. Đây chính là chìa khóa để 1Office chuyển mình từ một công ty phần mềm thành một nền tảng mở. Và cũng là cách để doanh nghiệp Việt lần đầu tiên có thể làm chủ một công cụ quản trị toàn diện theo họ tưởng tượng.

Quỳnh Chi