7 cài đặt Excel nên thay đổi ngay để làm việc hiệu quả hơn

2 giờ trước Gốc

Tối ưu hóa Microsoft Excel bằng cách thay đổi các cài đặt mặc định gây phiền phức. Các điều chỉnh này giúp tăng tốc quy trình làm việc và xử lý dữ liệu chính xác hơn.

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ, nhưng không phải tất cả các cài đặt mặc định đều tối ưu cho mọi người dùng. Một vài điều chỉnh nhỏ có thể loại bỏ những phiền phức không đáng có, giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn đáng kể. Dưới đây là 7 thay đổi cài đặt bạn nên thực hiện ngay để cải thiện trải nghiệm làm việc của mình.

1. Tránh nhầm lẫn dữ liệu với tính năng Focus Cell

Khi làm việc với các bảng tính lớn, việc mất dấu cột hoặc hàng hiện tại là điều dễ xảy ra. Tính năng Focus Cell giải quyết vấn đề này bằng cách tô sáng toàn bộ hàng và cột của ô đang được chọn, giúp bạn tập trung và phân tích dữ liệu chính xác hơn. Tính năng này có sẵn cho người dùng Excel for Microsoft 365 trên Windows, Mac và phiên bản web.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua19

Để bật Focus Cell:

Mở tab

View

(Xem) trên thanh công cụ.

Trong nhóm

Show

(Hiển thị), chọn

Focus Cell

Hoặc sử dụng tổ hợp phím

Alt > W > E > F

trên Windows.

Mẹo: Bạn có thể thêm Focus Cell vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh để bật và tắt chỉ bằng một cú nhấp chuột.

2. Bảo toàn số 0 ở đầu dãy số

Mặc định, Excel sẽ tự động xóa các số 0 đứng trước một dãy số (ví dụ: 09123... thành 9123...), gây ra sai sót khi nhập số điện thoại, mã nhân viên hay số sê-ri. Bạn có thể thay đổi cài đặt này để Excel hiểu đây là dữ liệu văn bản và giữ nguyên định dạng gốc.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua17

Để giữ lại số 0 đứng đầu:

Mở hộp thoại Excel Options bằng tổ hợp phím

Alt > F > T

Chuyển đến tab

Data

(Dữ liệu).

Bỏ chọn mục

Remove Leading Zeros And Convert To A Number

(Xóa số 0 đứng đầu và Chuyển thành Số).

Nhấn

Lưu ý: Cài đặt này chỉ áp dụng cho dữ liệu được nhập sau khi bạn thực hiện thay đổi.

3. Tùy chỉnh hiển thị biểu tượng Copilot

Biểu tượng Copilot xuất hiện bên cạnh ô đang hoạt động có thể hữu ích, nhưng đôi khi lại gây mất tập trung. Thay vì tắt hoàn toàn, bạn có thể tùy chỉnh để biểu tượng này chỉ hiển thị khi có các gợi ý thực sự phù hợp.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua15

Các bước thực hiện:

Nhấn

Alt > F > T

để mở hộp thoại Excel Options.

Chọn

Copilot

từ menu bên trái.

Tích vào ô

Show Copilot Icon Only For Highly Relevant Suggestions

(Chỉ hiển thị biểu tượng Copilot khi có gợi ý rất phù hợp).

Nhấn

4. Ngăn chặn tự động tạo siêu liên kết

Việc Excel tự động chuyển các địa chỉ web hoặc email thành siêu liên kết màu xanh có thể làm hỏng định dạng và gây khó khăn khi chỉnh sửa ô. Vô hiệu hóa tính năng này sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn định dạng của bảng tính.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua13

Để tắt tính năng này:

Mở Excel Options bằng

Alt > F > T

Vào mục

Proofing

(Kiểm lỗi), chọn

AutoCorrect Options

(Tùy chọn tự động sửa).

Chuyển sang tab

AutoFormat As You Type

(Tự động định dạng khi gõ).

Bỏ chọn

Internet And Network Paths With Hyperlinks

(Đường dẫn Internet và Mạng thành Siêu liên kết).

Nhấn

hai lần để đóng các hộp thoại.

5. Tự động mở các tệp tin cần thiết khi khởi động

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một bộ tệp Excel mỗi ngày, hãy thiết lập để chương trình tự động mở chúng khi khởi động, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua10

Cách thiết lập:

Tạo một thư mục riêng và di chuyển tất cả các tệp Excel cần mở vào đó.

Sao chép đường dẫn của thư mục này.

Mở Excel Options (

Alt > F > T

) và chọn tab

Advanced

(Nâng cao).

Cuộn xuống mục

General

(Chung), dán đường dẫn thư mục vào trường

At Startup, open all files in:

Nhấn

6. Giữ nguyên ô đang chọn sau khi nhấn Enter

Theo mặc định, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới sau khi bạn nhấn Enter. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp như kiểm tra lại công thức hay nhập nhiều giá trị thử nghiệm, việc giữ nguyên ô đang hoạt động sẽ tiện lợi hơn.

7 thay doi cai dat giup Excel khong con phien phuc nua8

Để thay đổi hành vi này:

Mở Excel Options (

Alt > F > T

Trong tab

Advanced

(Nâng cao), bỏ chọn hộp

After pressing Enter, move selection

(Sau khi nhấn Enter, Di chuyển Vùng chọn).

Nhấn

7. Thiết lập bố cục PivotTable mặc định

Thay vì phải chỉnh sửa bố cục cho mỗi PivotTable mới được tạo, bạn có thể thiết lập một bố cục mặc định theo ý muốn. Mọi PivotTable sau này sẽ tự động áp dụng định dạng này, giúp quy trình phân tích dữ liệu nhất quán và nhanh chóng hơn.