Bắc Ninh tạo 'kho tri thức số' phục vụ chính quyền điện tử

Ảnh minh họa.

Xây dựng kho tri thức số, bảo tồn giá trị tài liệu

Trong giai đoạn từ năm 2022 đến 2024, Sở Nội vụ Bắc Ninh đã phối hợp với đơn vị tư vấn để triển khai phần mềm Quản lý kho lưu trữ điện tử. Phần mềm này đã hoàn thiện các tính năng quan trọng như nhập liệu, tra cứu, phân quyền truy cập và giám sát thay đổi.

Tính đến nay, hơn 31.300 hồ sơ, tương đương 3,3 triệu trang tài liệu A4, đã được số hóa. Các tài liệu này chủ yếu là văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và các sở, ngành trong giai đoạn từ 1948 đến 2014.

Tới nay, hệ thống đã chứng minh hiệu quả ứng dụng thực tiễn. Nếu như trước đây, việc tìm kiếm một hồ sơ cá nhân, một quyết định hành chính, hay dữ liệu học sinh tốt nghiệp đòi hỏi hàng giờ lục tìm trong kho giấy, thì nay, hệ thống có thể trả kết quả chính xác, đầy đủ và có giá trị pháp lý chỉ bằng vài từ khóa và vài phút thao tác. Công nghệ số hóa đã giúp rút ngắn thời gian tra cứu 20 - 30 lần so với phương thức truyền thống. Hệ thống lưu trữ còn đảm bảo tính bảo mật nhờ việc kiểm soát truy cập, phân quyền người dùng và ghi nhận lịch sử thay đổi. Nhờ vậy, trung bình mỗi năm hệ thống ghi nhận hơn một triệu lượt độc giả truy cập và 1.500 lượt khai thác hồ sơ trực tuyến.

Đề án chuyển đổi số trong lưu trữ tài liệu đang đánh dấu một bước tiến quan trọng từ phương thức “lưu trữ truyền thống” sang hệ thống “quản trị tri thức hiện đại”. Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 đã xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu liên kết thay vì tiếp tục duy trì kho tài liệu rời rạc. Trong hệ thống này, các tài liệu như văn bản, nghị quyết, công văn và hồ sơ công chức đều được gắn thẻ và liên kết dựa trên các yếu tố thời gian, cơ quan ban hành, lĩnh vực và chủ đề. Bằng cách tạo ra “Kho Lưu trữ tri thức”, người dùng có thể tiếp cận thông tin theo từng ngữ cảnh cụ thể, từ đó mở ra cơ hội ứng dụng dữ liệu vào nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm hành chính, nghiên cứu, giáo dục, văn hóa và pháp lý, đồng thời nâng cao khả năng phân tích và thống kê.

Thách thức và kế hoạch mở rộng giai đoạn 2025 - 2029

Theo Trung tâm Truyền thông Khoa học và Công nghệ, mặc dù đã gặt hái được nhiều thành tựu đáng kể, hành trình số hóa vẫn đối diện với không ít thử thách. Một số tài liệu có tuổi đời lên đến hàng chục năm và bị hư hỏng nghiêm trọng, làm cho công tác quét, nhận dạng và hiệu chỉnh dữ liệu trở nên khó khăn. Việc nhiều văn bản thiếu trích yếu hoặc không thống nhất về thể thức cũng tạo nên một khối lượng công việc xử lý nghiệp vụ tốn thời gian. Quy trình phê duyệt, thẩm định và nghiệm thu sản phẩm số hóa theo quy định hiện hành bị kéo dài, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện. Bên cạnh đó, sự gián đoạn tạm thời trong việc khai thác dữ liệu đôi khi xảy ra do sự cố đường truyền từ máy chủ lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ. Tính đến cuối năm 2020, tỷ lệ tài liệu số hóa mới chỉ đạt khoảng 75% tổng tài liệu lưu trữ tại kho, trong khi lượng tài liệu mới tiếp tục được tiếp nhận hàng năm.

Nhằm khắc phục những bất cập này và tiếp tục mở rộng quy mô, UBND tỉnh Bắc Ninh đã phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2025 - 2029”. Đề án này được dự toán với tổng kinh phí khoảng 23 tỷ đồng, và mục tiêu là số hóa thêm 3,8 triệu trang tài liệu hành chính từ UBND tỉnh và các sở, ngành. Đây là một bước đi quan trọng để hoàn thiện toàn bộ kho dữ liệu hành chính số của tỉnh, tiến gần hơn tới mô hình “Chính quyền điện tử - lưu trữ điện tử - phục vụ công dân điện tử”.

Sở Nội vụ sẽ là cơ quan chủ trì trong việc triển khai Đề án, phối hợp với các cơ quan và đơn vị liên quan để đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu. Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 sẽ lựa chọn các đối tác công nghệ uy tín, tổ chức các tổ chuyên trách về số hóa và đẩy mạnh công tác truyền thông hướng dẫn công dân cách thức khai thác dữ liệu số hóa. Đến giữa năm 2025, Trung tâm đã hoàn thành việc số hóa hơn 330.000 trang tài liệu của UBND tỉnh và các sở: Giáo dục & Đào tạo, Khoa học & Công nghệ, tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn tiếp theo.

Định hình chính quyền thông minh

Mô hình của Bắc Ninh nổi bật với sự tích hợp hạ tầng lưu trữ số và bảo mật phân quyền đa tầng. Hệ thống này không chỉ cho phép tra cứu dữ liệu một cách nhanh chóng mà còn có khả năng theo dõi nhật ký truy cập, phát hiện bất thường và bảo vệ dữ liệu gốc một cách tuyệt đối. Đây là một yếu tố quan trọng trong bối cảnh Chính phủ đang thúc đẩy Chiến lược Dữ liệu quốc gia đến năm 2030, yêu cầu các địa phương phải chuyển đổi mô hình lưu trữ từ “giữ tài liệu” sang “quản trị tài sản dữ liệu”.

Bắc Ninh đang xây dựng một mô hình lưu trữ thông minh, với mục tiêu biến dữ liệu lịch sử thành tài nguyên quý giá cho tương lai. Khi các văn bản lịch sử được số hóa, liên kết và bảo mật, chúng sẽ không chỉ phục vụ công tác hành chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các ứng dụng phân tích, dự báo, nghiên cứu chính sách và giáo dục lịch sử địa phương.

Hiền Thảo