Chuyển đổi số giúp Quảng Ninh đưa dịch vụ công đến gần dân

Tại đảo Ngọc Vừng, một thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất từng gắn với chuyến tàu gần một giờ vào trung tâm đặc khu Vân Đồn. Giờ đây, người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại điểm tiếp nhận trên địa bàn. Cán bộ hướng dẫn từ khâu chuẩn bị hồ sơ, kết quả sau khi giải quyết được bưu điện chuyển về tận nhà.

Đây cũng là minh chứng rõ nét cho quá trình cải cách hành chính đang được Quảng Ninh đẩy mạnh kể từ khi chính thức chuyển sang mô hình thành phố vào ngày 1/9/2026.

Cùng với việc sắp xếp lại tổ chức bộ máy, thành phố Quảng Ninh đang rà soát chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và quy trình xử lý hồ sơ. Mục tiêu được đặt ra là bảo đảm hoạt động hành chính liên tục, thông suốt, đồng thời đưa việc giải quyết thủ tục đến gần người dân và doanh nghiệp hơn.

Quảng Ninh đẩy mạnh số hóa trong xử lý thủ tục hành chính. Ảnh minh họa: Quang Ninh Media

Tổ chức lại cách giải quyết thủ tục

Một thay đổi đáng chú ý trong tiến trình này là việc thực hiện thủ tục theo hướng không phụ thuộc địa giới hành chính. Người dân có thể nộp hồ sơ tại điểm tiếp nhận được bố trí trên địa bàn, sau đó hồ sơ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý thông qua quy trình liên thông giữa các đơn vị.

Tại phường Mạo Khê, bà Phạm Thị Thường, khu Công Nông, đã đặt lịch qua ứng dụng Mạo Khê Smart trước khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường. Thay vì phải di chuyển hơn 10 km đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai số 1 Đông Triều để thực hiện thủ tục đất đai, bà nộp hồ sơ ngay tại phường để chuyển trực tuyến đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Việc thay đổi điểm tiếp nhận giúp người dân tiếp cận dịch vụ hành chính tại địa bàn thuận tiện hơn trong khi hồ sơ vẫn được chuyển đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Cách thức này cũng được Quảng Ninh triển khai trong quá trình tổ chức lại hoạt động của bộ máy khi vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Cùng với việc tổ chức lại quy trình, thành phố rà soát từng thủ tục để cắt giảm thời gian xử lý và đơn giản hóa các khâu nội bộ. Trong chín tháng năm 2026, Quảng Ninh cập nhật 1.856 thủ tục lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

Trong tổng số 2.055 thủ tục do các bộ, ngành ban hành, 1.257 thủ tục được giảm khoảng 40% thời gian giải quyết. Riêng nhóm thủ tục liên quan đến sản xuất, kinh doanh có 713 trên tổng số 1.024 thủ tục được giảm 38% thời gian. Thành phố cũng giảm một nửa thời gian đối với năm thủ tục đặc thù và đơn giản hóa 147 trên tổng số 342 thủ tục nội bộ, qua đó giảm 36% thời gian xử lý.

Phân cấp và ủy quyền tiếp tục được thực hiện song song với việc rà soát thủ tục. Tất cả địa phương đã triển khai ủy quyền giải quyết thủ tục chứng thực. Việc đưa thẩm quyền giải quyết xuống các cấp gần dân hơn được đặt trong cùng quá trình tổ chức lại bộ máy khi Quảng Ninh vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Khối lượng hồ sơ được xử lý trong chín tháng cũng phản ánh quy mô công việc của hệ thống hành chính thành phố. Toàn thành phố tiếp nhận 561.481 hồ sơ và đã giải quyết 569.292 hồ sơ. Trong số hồ sơ được giải quyết, 98,5% hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn.

Từ việc rà soát thẩm quyền đến cắt giảm thời gian xử lý, cải cách đang được triển khai trực tiếp trong quy trình giải quyết công việc hằng ngày. Phần tiếp theo của quá trình này nằm ở hạ tầng dữ liệu và công nghệ đang được xây dựng để hỗ trợ cách vận hành đó.

Các công cụ số hiện đại đã được đưa thẳng đến các điểm phục vụ hành chính công.

Dữ liệu đứng phía sau một nền hành chính số

Nếu tổ chức lại quy trình giúp rút ngắn các khâu xử lý, dữ liệu và công nghệ tạo điều kiện để những quy trình ấy được thực hiện trên môi trường điện tử. Tại Quảng Ninh, quá trình này được triển khai từ dữ liệu đất đai, dữ liệu dân cư đến các công cụ phục vụ trực tiếp tại điểm giao dịch.

Một trong những nền tảng trọng tâm được thành phố tập trung xây dựng là hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai. Đến nay, hơn 1,1 triệu thửa đất đã được số hóa, chuẩn hóa và làm sạch. Toàn bộ dữ liệu địa chính được liên thông 100% với dữ liệu dân cư, tạo cơ sở dữ liệu vững chắc để các cơ quan khai thác, phục vụ quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Đi liền với việc chuẩn hóa dữ liệu là quá trình số hóa toàn diện hoạt động của các cơ quan nhà nước. Toàn bộ 70 trên 70 cơ quan, đơn vị đã xây dựng và ban hành kế hoạch số hóa riêng. Hiện thành phố có 26.390 chứng thư số công vụ đang hoạt động ổn định, hỗ trợ đắc lực cho việc xử lý, trao đổi và xác thực hồ sơ trên không gian mạng.

Về phía người sử dụng, các công cụ số hiện đại đã được đưa thẳng đến các điểm phục vụ hành chính công. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố và chín địa phương, Quảng Ninh đã triển khai mô hình quầy tiếp nhận thay thế, tổ tư vấn, các kiosk thông minh cùng hệ thống cấp bản sao số. Các tiện ích này đã thu hút 16.909 lượt tiếp cận và cấp bản sao số cho 257 hồ sơ.

Kiosk thông minh là một ví dụ sinh động về việc ứng dụng công nghệ ngay tại quầy giao dịch. Một người dân thuộc khu 4, phường Hà Tu cho biết chỉ mất chưa đầy ba phút để hoàn tất việc cung cấp, sao quét và số hóa các giấy tờ cần thiết. Ngay sau đó, hệ thống sẽ cấp mã QR để chuyển bản sao trực tiếp về điện thoại, sẵn sàng phục vụ cho các bước tiếp theo trong thành phần hồ sơ.

Tại phường Mạo Khê, ứng dụng Mạo Khê Smart cũng phát huy hiệu quả thiết thực khi hỗ trợ người dân đặt lịch hẹn trước khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công. Việc kết nối thông tin liền mạch từ khâu chuẩn bị đến khi tiếp nhận giúp người dân chủ động thời gian hơn rất nhiều.

Song song với các ứng dụng giao dịch, hạ tầng viễn thông trên địa bàn cũng không ngừng được mở rộng. Hiện Quảng Ninh sở hữu 5.970 trạm thu, phát sóng với độ phủ sóng mạng 4G đạt tới 99,6% dân số và mạng 5G đạt khoảng 94%.

Mô hình kiosk thông minh ở Quảng Ninh.

Chính các chỉ số về số hóa, liên thông dữ liệu và hạ tầng viễn thông vững chắc này đã tạo nên một lớp nền tảng vững chãi cho công cuộc cải cách hành chính. Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa và các cơ quan có khả năng kết nối thông suốt trên môi trường điện tử, mọi khâu tiếp nhận, luân chuyển và xử lý hồ sơ đều giảm thiểu tối đa sự lệ thuộc vào giấy tờ truyền thống hay khoảng cách địa lý.

Đây cũng là cơ sở quan trọng để Quảng Ninh mở rộng mạnh mẽ các phương thức phục vụ trực tuyến, từ thanh toán điện tử cho đến việc tiếp nhận và trả kết quả trên môi trường số. Tính trong chín tháng năm 2026, toàn bộ phí và lệ phí giải quyết thủ tục hành chính tại thành phố đã được thanh toán hoàn toàn bằng phương thức điện tử.

Bên cạnh hạ tầng kỹ thuật, việc vận hành một nền hành chính số hiệu quả còn đòi hỏi sự siết chặt kỷ luật công vụ, nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ cũng như khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quan, đơn vị. Mọi phản ánh, kiến nghị từ người dân và doanh nghiệp tiếp tục được tiếp nhận linh hoạt qua tổng đài, đơn thư và Cổng dịch vụ công quốc gia, trở thành kênh giám sát tin cậy giúp hoàn thiện hơn nữa quy trình giải quyết công việc công.