Cục Thuế yêu cầu không để hồ sơ đủ điều kiện chờ đến hạn

Việc làm thủ tục thuế có thể trở nên thuận lợi hơn khi công chức phải chủ động khai thác dữ liệu đã có, hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu và theo dõi hồ sơ đến khi hoàn tất. Đặc biệt, những hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện phải được giải quyết sớm trong phạm vi pháp luật cho phép, thay vì chờ đến sát thời hạn hoặc đợi người dân liên hệ nhắc nhở.

Hình minh họa.

Đây là một trong những nội dung đáng chú ý tại Quyết định 1361/QĐ-CT do Cục Thuế ban hành ngày 30/09/2026, quy định tám quy tắc giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế, áp dụng đối với cơ quan thuế và công chức thuế các cấp.

Quy định mới hướng tới thay đổi cách phục vụ người nộp thuế, giảm tình trạng hướng dẫn thiếu thống nhất, yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc để công việc ách tắc do thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận.

Hồ sơ đủ điều kiện phải được chủ động xử lý, không chờ người dân nhắc

Một trong tám quy tắc được Cục Thuế nhấn mạnh là "Đủ điều kiện - không chờ đến hạn". Theo đó, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được pháp luật quy định là giới hạn cơ quan thuế phải bảo đảm, không phải mốc thời gian để chờ đến mới bắt đầu hoặc hoàn tất việc xử lý.

Khi hồ sơ đã đủ điều kiện và pháp luật cho phép, công chức phải chủ động kiểm tra, xử lý sớm, đồng thời bảo đảm đầy đủ các bước cần thiết và đúng thẩm quyền. Những hồ sơ có nguy cơ chậm tiến độ phải được theo dõi, xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.

Đặc biệt, công chức không được cố tình giữ hồ sơ đến gần hạn mới xử lý, chờ người nộp thuế nhắc nhở hoặc lấy lý do vẫn còn thời hạn để biện minh cho việc chậm giải quyết khi hồ sơ đã đủ điều kiện.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp hồ sơ thuế điện tử và đáp ứng đầy đủ điều kiện giải quyết. Thay vì chờ đến ngày cuối cùng của thời hạn theo quy định, bộ phận phụ trách phải chủ động xử lý khi đã đủ căn cứ pháp lý.

Tuy nhiên, yêu cầu giải quyết sớm không đồng nghĩa với việc mọi hồ sơ đều phải được hoàn thành ngay trong ngày hoặc được bỏ qua các bước kiểm tra cần thiết. Đối với hồ sơ còn thiếu thông tin, có sai lệch dữ liệu hoặc cần xác minh theo quy định, cơ quan thuế vẫn phải thực hiện đầy đủ trình tự pháp luật.

Một nội dung quan trọng khác là trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận. Quy tắc "Vướng phải báo - vượt phải trình - đúng thẩm quyền phải xử lý" yêu cầu công chức chủ động phát hiện khó khăn, báo cáo người có thẩm quyền và đề xuất phương án giải quyết, không để hồ sơ bị đình trệ vì thiếu sự phối hợp nội bộ.

Nếu công việc vượt thẩm quyền, công chức phải kịp thời trình cấp có trách nhiệm xem xét. Việc chuyển hồ sơ sang bộ phận khác không đồng nghĩa với việc người chuyển đã hoàn thành trách nhiệm theo dõi, phối hợp.

Cục Thuế cũng yêu cầu thực hiện nguyên tắc "Giải quyết đến cùng", tức trách nhiệm không chỉ dừng ở khâu tiếp nhận hoặc chuyển hồ sơ mà phải được theo dõi cho đến khi người nộp thuế nhận được kết quả rõ ràng, đầy đủ.

Không yêu cầu cung cấp lại dữ liệu đã có, hạn chế bổ sung hồ sơ nhiều lần

Bên cạnh yêu cầu xử lý sớm, quy định mới tập trung khắc phục tình trạng người dân và doanh nghiệp phải đi lại nhiều lần chỉ vì hướng dẫn chưa đầy đủ hoặc thiếu thống nhất.

Theo quy tắc "Hướng dẫn đúng ngay", công chức thuế phải xác định chính xác thủ tục, kiểm tra hồ sơ và giải thích đầy đủ những yêu cầu cần thiết để người nộp thuế có thể thực hiện đúng ngay từ lần đầu.

Khi hồ sơ cần bổ sung, người xử lý phải hướng dẫn rõ nội dung còn thiếu, lý do phải bổ sung, cách thức thực hiện và những bước tiếp theo. Các yêu cầu cần được nêu đầy đủ trong một lần, trong phạm vi có thể xác định được, tránh tình trạng mỗi lần người dân liên hệ lại phát sinh thêm giấy tờ do công chức chưa kiểm tra kỹ.

Quy định nghiêm cấm việc yêu cầu thêm giấy tờ, thông tin hoặc đặt ra điều kiện ngoài quy định của pháp luật. Công chức cũng không được trả lời chung chung, viện dẫn thuật ngữ chuyên môn để né tránh giải thích hoặc chuyển người nộp thuế qua nhiều bộ phận mà không xác định rõ nơi chịu trách nhiệm.

Đáng chú ý, quy tắc "Có dữ liệu - chủ động khai thác" yêu cầu cơ quan thuế sử dụng những dữ liệu đã có và được phép khai thác để phục vụ giải quyết thủ tục, thay vì tiếp tục yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin không cần thiết.

Ví dụ, nếu thông tin liên quan đến người nộp thuế đã được lưu trữ đầy đủ, hợp lệ và có thể khai thác theo quy định, công chức phải chủ động kiểm tra, sử dụng dữ liệu đó. Trường hợp dữ liệu không khớp, cơ quan thuế cần xác định nguyên nhân trước khi yêu cầu người dân thực hiện lại thủ tục.

Đặc biệt, không được mặc nhiên coi mọi sai lệch dữ liệu là lỗi của người nộp thuế. Nếu vướng mắc xuất phát từ hệ thống hoặc quy trình của cơ quan thuế, bộ phận có trách nhiệm phải phối hợp xử lý, không đẩy người dân đi xác minh những vấn đề thuộc trách nhiệm của cơ quan quản lý.

Đây được xem là yêu cầu quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, khi nhiều thủ tục thuế đã được thực hiện trên môi trường điện tử và dữ liệu của người nộp thuế được kết nối giữa các hệ thống.

Tuy nhiên, việc khai thác dữ liệu sẵn có vẫn phải tuân thủ quy định về quản lý, sử dụng và bảo vệ thông tin. Trong những trường hợp pháp luật yêu cầu cung cấp thêm tài liệu hoặc dữ liệu chưa đủ căn cứ xác minh, người nộp thuế vẫn có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ.

Ngoài hai nội dung trên, bộ quy tắc còn yêu cầu công chức giao tiếp đúng mực, tôn trọng, lắng nghe và hỗ trợ người dân; linh hoạt trong cách hướng dẫn, phối hợp nhưng không được tự ý bỏ qua điều kiện pháp luật; đồng thời giữ sự minh bạch, liêm chính, không nhũng nhiễu, né tránh hoặc vụ lợi trong giải quyết công việc.

Như vậy, tám chuẩn mực không chỉ điều chỉnh thái độ giao tiếp mà còn đặt ra yêu cầu cụ thể đối với toàn bộ quá trình tiếp nhận, hướng dẫn, xử lý, phối hợp và trả kết quả hồ sơ thuế.

Người nộp thuế có thể phản ánh ở đâu khi bị gây khó dễ?

Một điểm đáng chú ý trong Quyết định 1361/QĐ-CT là yêu cầu công khai các kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và đánh giá của người nộp thuế về việc thực hiện những chuẩn mực mới.

Theo đó, người dân và doanh nghiệp có thể gửi phản ánh qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế, ứng dụng eTax Mobile, đường dây nóng của cơ quan thuế, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính hoặc các kênh tiếp nhận được cơ quan thuế công khai.

Trong trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, người nộp thuế nên lưu giữ mã hồ sơ, giấy tiếp nhận, thông báo yêu cầu bổ sung, thời điểm nộp tài liệu và nội dung trao đổi với bộ phận xử lý. Những thông tin này giúp xác định rõ yêu cầu nào đã được thực hiện, yêu cầu nào phát sinh thêm và lý do cơ quan thuế đưa ra.

Khi gửi phản ánh, người dân cần trình bày cụ thể cơ quan đang giải quyết, thủ tục liên quan, diễn biến xử lý và nội dung cho rằng chưa phù hợp, kèm tài liệu chứng minh nếu có. Nếu bị yêu cầu nộp lại thông tin đã cung cấp, có thể đề nghị cơ quan thuế giải thích căn cứ pháp lý hoặc lý do dữ liệu chưa thể được khai thác.

Đối với phản ánh về việc giải quyết thủ tục hành chính, người dân có thể truy cập mục phản ánh, kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để gửi nội dung và theo dõi việc tiếp nhận, xử lý. Trường hợp liên quan đến hành vi gây phiền hà, thiếu trách nhiệm hoặc đùn đẩy công việc, người nộp thuế có thể phản ánh trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý hoặc qua đường dây nóng được công khai tại đơn vị.

Cục Thuế yêu cầu thủ trưởng các đơn vị niêm yết tám quy tắc tại trụ sở nơi giải quyết thủ tục, đồng thời công khai kênh tiếp nhận phản ánh để người dân biết và tham gia giám sát chất lượng phục vụ.

Việc thực hiện các chuẩn mực cũng được đưa vào tiêu chí đánh giá, xếp loại và xét thi đua, khen thưởng hằng năm. Công chức không thực hiện đúng quy định, tùy mức độ, có thể bị nhắc nhở, phê bình hoặc xem xét xử lý theo pháp luật và quy định của ngành Thuế.

Dù vậy, cần phân biệt giữa phản ánh về chất lượng phục vụ và khiếu nại đối với quyết định hành chính. Nếu không đồng ý với một quyết định về thuế, người nộp thuế vẫn phải thực hiện quyền khiếu nại hoặc khởi kiện theo trình tự, thời hạn pháp luật quy định.

Quyết định 1361/QĐ-CT có hiệu lực từ ngày 30/09/2026 và là bộ chuẩn mực nội bộ đối với cơ quan thuế, công chức thuế. Văn bản không làm thay đổi thành phần hồ sơ, điều kiện, trình tự, thời hạn giải quyết hoặc quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế theo pháp luật hiện hành.

Thay đổi đáng chú ý nằm ở cách tổ chức thực hiện: Công chức phải hướng dẫn rõ ngay từ đầu, khai thác dữ liệu có sẵn, chủ động giải quyết hồ sơ và chịu trách nhiệm theo dõi công việc đến cùng.

Nếu được thực hiện nghiêm túc, tám chuẩn mực này có thể giúp giảm tình trạng bổ sung hồ sơ không cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan thuế.