Cường quốc công nghệ Nhật Bản vẫn đang dùng máy fax, con dấu

Nhưng trên thực tế, máy fax, đĩa mềm, con dấu cá nhân - những thứ tưởng đã biến mất từ lâu ở nhiều quốc gia tiên tiến vẫn còn phổ biến ở quốc gia Đông Bắc Á này.

Với người dân, sự chậm trễ trong số hóa và thủ tục hành chính rườm rà gây bất tiện, tệ hơn còn gây bực bội. Một người dùng Facebook viết trên nhóm người nước ngoài sống tại Nhật: “Các ngân hàng Nhật như cánh cổng dẫn xuống địa ngục vậy. Có lẽ gửi fax sẽ giúp ích”.

Mọi thứ càng rõ ràng hơn lúc đại dịch, khi chính phủ Nhật vất vả ứng phó khủng hoảng bằng những công cụ số vụng về. Vài năm sau đó họ cố gắng giải quyết vấn đề bằng nhiều cách, chẳng hạn thành lập cơ quan kỹ thuật số. Họ tham gia cuộc đua chậm hàng thập kỷ - 36 năm sau khi World wide web (www) ra đời, hơn 50 năm sau khi thư điện tử đầu tiên được gửi đi.

Một công ty cung cấp cơm hộp bento nhận đơn bằng fax và cuộc gọi vào năm 2013 - Ảnh: Kosuke Okahara/The New York Times/Redux

Vì sao Nhật tụt lại?

Trong những năm 1970 - 1980, Nhật từng được thế giới ngưỡng mộ nhờ hàng loạt tên tuổi như Sony, Toyota, Panasonic, Nitendo phổ biến trên toàn cầu. Quốc gia Đông Bắc Á đem đến vô số thiết bị được yêu thích như máy nghe nhạc Walkman hay trò chơi điện tử như Donkey Kong hay Mario Bros.

Thế rồi tất cả thay đổi khi máy tính và internet trỗi dậy vào đầu thế kỉ 21. Khi thế giới chuyển dịch sang nền kinh tế dựa vào phần mềm thì Nhật với thế mạnh phần cứng lại chậm thích ứng, theo Giám đốc Chương trình Đổi mới Chính sách và An ninh Kinh tế (Đại học Tokyo) Daisuke Kawai.

Ông cho biết có nhiều yếu tố dẫn đến tình trạng này. Đầu tiên là Nhật không đầu tư đủ cho công nghệ, ngành công nghiệp điện tử suy thoái khiến đội ngũ kỹ sư đổ xô làm việc cho công ty nước ngoài, chính phủ có trình độ kỹ thuật số thấp và thiếu hụt nhân lực công nghệ lành nghề. Theo thời gian, mỗi ban ngành lại áp dụng chiến lược công nghệ chắp vá của riêng mình, chính phủ chưa từng thực hiện động thái thống nhất nào. Dịch vụ chưa bao giờ được hiện đại hóa đúng cách mà vẫn phụ thuộc tài liệu giấy cùng con dấu cá nhân khắc thủ công (hanko).

Yếu tố văn hóa cũng không thể bỏ qua. Giám đốc Kawai chỉ ra: “Doanh nghiệp Nhật nổi tiếng với văn hóa ngại rủi ro, hệ thống phân cấp dựa trên thâm niên, quy trình ra quyết định chậm chạp dựa trên đồng thuận. Tất cả cản trở sự đổi mới”.

Do tỉ suất sinh giảm mạnh nên người già nhiều hơn người trẻ tuổi. Người già ít tin tưởng công nghệ hơn, cảnh giác với lừa đảo kỹ thuật số, ưa chuộng phương pháp truyền thống và ít có nhu cầu sử dụng dịch vụ số, giám đốc Kawai nói thêm.

Giáo sư lịch sử Jonathan Coopersmith (Đại học Texas A&M) lưu ý rằng tâm lý thờ ơ với công nghệ lan rất rộng. Cá nhân cùng doanh nghiệp nhỏ không cảm thấy bắt buộc phải bỏ máy fax chuyển sang máy tính, khi máy fax vẫn hoạt động tốt và mọi người ở Nhật đều sử dụng. Tập đoàn hay tổ chức lớn như ngân hàng, bệnh viện thì ngại chuyển đổi làm gián đoạn nghiêm trọng dịch vụ hằng ngày.

Pháp lý cũng là vấn đề nhức nhối. Bất cứ công nghệ mới nào cũng đòi hỏi luật mới, ví dụ xe máy điện thúc đẩy ban hành thêm quy định giao thông, hay nhiều quốc gia đang đặt ra luật về chống nội dung giả mạo (deepfake) cùng bảo vệ bản quyền trước trí tuệ nhân tạo (AI). Giáo sư Coopersmith ước tính nỗ lực số hóa đòi hỏi Nhật phải thay đổi hàng nghìn quy định. Đây không phải vấn đề then chốt giúp giới nghị sĩ thu hút phiếu bầu nên họ chẳng có động lực thay đổi.

Con dấu cá nhân vẫn rất phổ biến - Ảnh: Bloomberg/Getty Images

“Cú thúc” đại dịch

Kết quả là Nhật mắc kẹt với công nghệ cũ suốt hàng chục năm dù cho đất nước không ngừng phát triển, tạo nên tình cảnh vô cùng mâu thuẫn. Quốc gia Đông Bắc Á sở hữu ngành công nghiệp robot lẫn ngành hàng không vũ trụ đẳng cấp thế giới, cộng thêm nhiều nét đặc trưng trong cuộc sống thường nhật khiến du khách nước ngoài như không gian công cộng an toàn và sạch sẽ, máy bán hàng tự động cùng cửa hàng tiện lợi có mặt khắp nơi, phương tiện giao thông công cộng dễ tiếp cận, hệ thống tàu cao tốc toàn diện.

Năm 2018, Bộ trưởng An ninh mạng Nhật gây phẫn nộ với tuyên bố bản thân chưa bao giờ sử dụng máy tính mà tất cả do thư ký của ông làm giúp. Quan chức này sau đó phải rút lại lời mình nói.

Đến cuối năm 2019, công ty cung cấp dịch vụ máy nhắn tin cuối cùng tại Nhật mới chính thức từ bỏ dịch vụ; máy nhắn tin đã bị điện thoại di động thay thế nhiều thập kỷ qua.

Công nghệ cũ còn tồn tại tạo ra tình trạng quan liêu dai dẳng. Giám đốc Kawai cho biết việc mở tài khoản ngân hàng hoặc đăng ký nhà ở yêu cầu hanko, giấy tờ thông tin cá nhân đòi hỏi người dân đến trụ sở chính quyền địa phương để xin.

Đến đại dịch toàn cầu hậu quả càng thêm nghiêm trọng, đòi hỏi thay đổi mạnh mẽ. Chính phủ lẫn chính quyền địa phương quá tải, thiếu công cụ số để tối ưu hóa quy trình. Đến tháng 5.2020 sau khi vi rút gây COVID-19 lây lan khắp toàn cầu, Bộ Y tế Nhật mới ra mắt cổng thông tin trực tuyến để các bệnh viện báo cáo ca nhiễm thay vì gửi fax, gửi thư điện tử hay gọi điện. Một ứng dụng theo dõi tiếp xúc gặp lỗi hệ thống kéo dài hàng tháng trời, không thông báo cho người dân về nguy cơ tiếp xúc mầm bệnh. Quá trình thích nghi với làm việc hay học tập từ xa rất khó khăn vì nhiều người chẳng biết chia sẻ tệp hay dùng phần mềm Zoom.

Năm 2022, một thị trấn tại Nhật vô tình chuyển toàn bộ quỹ cứu trợ COVID-19 khoảng 46,3 triệu yên (322.000 USD) vào tài khoản ngân hàng của một cá nhân. Nhầm lẫn bắt nguồn từ việc ngân hàng được cung cấp đĩa mềm cùng mẫu đơn yêu cầu bằng giấy. Khi giới chức phát hiện sai sót thì cá nhân nhận nhầm đã lấy phần lớn số tiền đi đánh bạc, theo đài NHK.

Những ai dưới 35 tuổi có lẽ không biết đến đĩa mềm. Chúng là một dải nhớ từ được bọc trong nhựa, đọc bằng đầu riêng trong máy tính. Mỗi đĩa thường lưu trữ tối đa 1,44 Mb dữ liệu - không bằng một bức ảnh độ phân giải trung bình trên iPhone.

Tình hình thời đại dịch tồi tệ đến mức Bộ trưởng Chuyển đổi số Takuya Hirai thừ nhận cách đất nước đối phó COVID-19 là “thất bại về mặt kỹ thuật số”. Bộ Chuyển đổi số mới được thành lập vào năm 2021. Tiếp theo Cơ quan Kỹ thuật số (DA) ra đời, mang nhiệm vụ đưa Nhật bắt kịp thời đại bằng hàng loạt sáng kiến.

Tháng 7.2024, DA tuyên bố thắng “cuộc chiến chống đĩa mềm”. Họ loại bỏ đĩa mềm trên toàn hệ thống cơ quan nhà nước cũng như hơn 1.000 quy định quản lý việc sử dụng chúng.

Ban đầu cũng có khó khăn. Công tác lấy ý kiến người dân về “vũ trụ ảo” (metaverse) qua bảng tính excel tải xuống, điền thông tin rồi gửi thư điện tử nhận phải chỉ trích dữ dội. Bộ Kỹ thuật số sau đó phải đổi sang biểu mẫu trực tuyến.

Số hóa để tồn tại

Nhà nước đổi mới thúc đẩy doanh nghiệp đi theo. Nhiều công ty thuê nhà thầu hoặc đơn vị tư vấn ngoài giúp họ cải tổ. Masahiro Goto là một trong số chuyên gia tư vấn như vậy. Là thành viên nhóm chuyển đổi số thuộc Viện Nghiên cứu Nomura (NRI), ông giúp các doanh nghiệp lớn thuộc mọi ngành nghề thích ứng với thế giới số - từ thiết kế mô hình kinh doanh mới đến áp dụng hệ thống nội bộ mới.

Chuyên gia Goto chia sẻ: “Khách hàng háo hức muốn tiến lên nhưng họ chẳng chắc chắn nên làm thế nào. Nhiều đơn vị đang sử dụng hệ thống cũ đòi hỏi bảo trì thường xuyên hoặc hệ thống sắp hết hạn sử dụng. Đó là lúc họ tìm đến chúng tôi nhờ hỗ trợ”.

Đội ngũ chuyên gia NRI đang rất được săn đón, đặc biệt trong 5 năm gần đây. Số lượng công ty tìm đến tăng lên qua từng năm.

“Về cơ bản họ muốn hoạt động hiệu quả hơn. Tôi tin rằng họ muốn chủ động áp dụng công nghệ số như cách thức tồn tại. Dân số Nhật sẽ tiếp tục suy giảm, vì vậy cải thiện năng suất là cần thiết”, theo chuyên gia Goto.

Quan điểm phản đối là không tránh khỏi. Kế hoạch loại bỏ máy fax của DA nhận 400 phản đối chính thức từ nhiều bộ ngành trong năm 2021. Những thứ bắt nguồn từ truyền thống như hanko có thể khó bị loại bỏ hơn.

Giám đốc Kawai nhận định tốc độ số hóa tùy thuộc vào ý nguyện của DA trong thúc đẩy cải cách quy định, cũng như mức độ ưu tiên của giới nghị sĩ. Xu hướng thế giới cũng buộc Nhật không thể đứng ngoài đường đua.

Cẩm Bình