Đẩy nhanh triển khai số hóa tài liệu lưu trữ

Đồng Nai đang xây dựng, hoàn thiện 2 đề án gồm: Đề án Quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy và Đề án Số hóa hồ sơ, tài liệu của tỉnh sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Hoàn thành số hóa ít nhất 30% tài liệu lưu trữ lịch sử có giá trị cao

Công tác số hóa tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng được nêu trong nhiều nghị quyết, kế hoạch chỉ đạo của Trung ương và tỉnh. Trong đó phải kể đến như: Nghị quyết số 57-NQ/TW, ngày 22-11-2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW, ngày 19-6-2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Đại diện lãnh đạo các sở, ngành, đơn vị của tỉnh tham dự Hội nghị trực tuyến về phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản quy định chi tiết luật do Bộ Nội vụ tổ chức tháng 9-2025. Ảnh: Sở Nội vụ

Tại Đồng Nai, Tỉnh ủy đã ban hành Kế hoạch số 487-KH/TU, ngày 24-6-2025 và UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 223/KH-UBND, ngày 26-6-2025 về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Một trong những mục tiêu được tỉnh đặt ra là, từ tháng 7-2025 đến ngày 31-12-2025 phải hoàn thành số hóa ít nhất 30% tài liệu lưu trữ lịch sử có giá trị cao, tạo tiền đề hoàn thành toàn bộ công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong năm 2026.

Thông tin tại cuộc họp triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh mới đây, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Thanh Tùng cho hay: Sau sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã tỉnh Đồng Nai, tổng số hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh đã thống kê, bàn giao khi sắp xếp tổ chức bộ máy là hơn 155,3 ngàn mét; trong đó có hơn 48,4 ngàn mét hồ sơ đã chỉnh lý, 106,8 ngàn mét hồ sơ chưa chỉnh lý. Tuy nhiên, hồ sơ, tài liệu chủ yếu lưu trữ dưới dạng giấy, phân tán, bảo quản tại nhiều cơ quan, đơn vị do trụ sở làm việc chưa đảm bảo diện tích để bố trí kho lưu trữ tập trung. Công tác quản lý hồ sơ chưa đồng bộ, dữ liệu số hóa còn ít, thiếu liên thông giữa các đơn vị; chưa có cơ sở dữ liệu tập trung để tra cứu khai thác dữ liệu phục vụ người dân, doanh nghiệp và công tác chỉ đạo, điều hành.

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Bộ Nội vụ, kế hoạch của tỉnh, Sở Nội vụ đang xây dựng Đề án Số hóa hồ sơ, tài liệu của tỉnh sau sắp xếp tổ chức bộ máy để tham mưu UBND tỉnh. Sở Nội vụ đã triển khai cho các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát nhu cầu số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ chỉ đạo điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân theo thông tư của Bộ Nội vụ. Qua tổng hợp, các đơn vị, địa phương đề xuất số hóa khoảng 35 ngàn mét tài liệu. Hồ sơ, tài liệu các đơn vị đề xuất số hóa bao gồm: tài liệu lưu trữ lịch sử (tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn) và tài liệu bảo quản có thời hạn.

Cùng với đó, Sở Nội vụ cũng đang hoàn thiện Dự thảo Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Đề án thực hiện trong giai đoạn 2025-2030, trong đó bao gồm tài liệu cấp huyện khi kết thúc hoạt động. Sau khi UBND tỉnh phê duyệt đề án, sở sẽ tham mưu tổ chức chỉnh lý, lựa chọn tài liệu cấp huyện đủ điều kiện đưa ra số hóa hồ sơ tài liệu theo quy định.

Đẩy nhanh tiến độ xây dựng các đề án

Tuy nhiên, cũng theo Sở Nội vụ, việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử cũng gặp một số khó khăn. Theo đó, hiện nay, các cơ quan Trung ương chưa ban hành văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến tiêu chí xác định tài liệu có tần suất sử dụng cao để Sở Nội vụ có cơ sở đề xuất số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử có giá trị cao. Mặt khác, khối tài liệu lưu trữ của cấp huyện bàn giao về lưu trữ lịch sử tỉnh sau khi kết thúc hoạt động có khối lượng rất lớn, đa phần chưa được chỉnh lý hoặc đã chỉnh lý nhưng chưa hoàn thiện, thành phần tài liệu không đồng nhất. Về hạ tầng kỹ thuật, phần mềm số hóa hiện chưa được trang bị đáp ứng yêu cầu quản lý dữ liệu sau khi số hóa…

Để khắc phục khó khăn, đẩy nhanh triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, Sở Nội vụ đã phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thống nhất việc trang bị hệ thống phần mềm số hóa và kho lưu trữ số phục vụ việc quản lý dữ liệu sau khi số hóa.

Đồng chí Lê Trường Sơn, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch UBND tỉnh nhấn mạnh: Việc chỉnh lý hồ sơ, số hóa tài liệu đã được Trung ương, Ban Thường vụ Tỉnh ủy quan tâm, chỉ đạo rõ. Từ đó, yêu cầu Sở Nội vụ đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện 2 đề án nói trên. Sau khi hoàn thành việc lấy ý kiến sẽ tổ chức cuộc họp để thông qua. Các đề án phải xây dựng chuẩn ngay từ đầu, không để phát sinh các vướng mắc trong khai thác sử dụng và liên thông.

Tại cuộc họp về việc triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh vừa qua, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Lê Trường Sơn đã thống nhất với việc triển khai thực hiện giải pháp công nghệ được đại diện Công ty Dịch vụ khách hàng Viettel (Hà Nội) trình bày. Đồng thời đề nghị, để có thực chứng hiệu quả, trước hết sẽ tiến hành triển khai thí điểm tại Sở Nội vụ hoặc đơn vị trực thuộc của Sở Nội vụ ở lĩnh vực và gói phù hợp. Cùng với đó, giao Sở Nội vụ làm đầu mối lập kế hoạch triển khai các nội dung liên quan sao cho đảm bảo phù hợp nhất.

Hồ Thảo