Đi làm giấy tờ, người dân có quyền nói 'không' với yêu cầu ngoài quy định

Đến nộp một bộ hồ sơ rồi được yêu cầu bổ sung giấy tờ, người dân cần biết hai điều: Giấy tờ ấy có nằm trong thủ tục đã công khai hay không, và vì sao hồ sơ của mình cần bổ sung.

Nghị định số 385/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10.10, quy định cá nhân, tổ chức được từ chối thực hiện thủ tục trái quy định hoặc khác với nội dung đã được công bố, công khai; được từ chối yêu cầu không có trong thủ tục hoặc chưa được công khai.

Giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Nguồn: Chinhphu.vn

Một yêu cầu bổ sung cần có căn cứ

Quyền từ chối không có nghĩa người nộp hồ sơ được tự bỏ qua giấy tờ bắt buộc. Điểm cần đối chiếu là nội dung thủ tục đã được cơ quan có thẩm quyền công khai.

Nghị định yêu cầu một thủ tục phải xác định những thành phần cơ bản như trình tự, cách thức thực hiện, thành phần và số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết, đối tượng và cơ quan giải quyết. Nếu có phí, lệ phí hoặc điều kiện thực hiện, các nội dung đó cũng là bộ phận của thủ tục.

Từ đó, người dân có thể chuẩn bị theo một cách chủ động hơn: Lưu lại danh mục hồ sơ đang được công khai, kiểm tra cơ quan tiếp nhận và thời hạn xử lý trước khi nộp.

Nếu xuất hiện yêu cầu bổ sung chưa rõ, câu hỏi thiết thực là: “Giấy tờ này thuộc thành phần nào của thủ tục? Căn cứ yêu cầu được công khai ở đâu?”. Đây là cách làm rõ hồ sơ, không phải mặc nhiên kết luận người tiếp nhận đang gây khó.

Cơ quan giải quyết có trách nhiệm hướng dẫn, cung cấp thông tin đầy đủ; không được tự đặt thêm thủ tục, hồ sơ, giấy tờ. Khi từ chối giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung trong thời hạn xử lý, cơ quan phải nêu rõ lý do bằng văn bản. Nội dung bổ sung cần được thông báo rõ và hướng dẫn đầy đủ trong một lần.

Văn bản giúp người dân biết mình còn thiếu gì

Một lời nói “hồ sơ chưa đủ” có thể khiến người nộp không biết phải bắt đầu sửa từ đâu. Một yêu cầu bằng văn bản xác định rõ nội dung sẽ giúp cả hai phía đối chiếu: Người dân biết cần hoàn thiện gì; cơ quan tiếp nhận có căn cứ để tiếp tục xử lý.

Nếu vẫn có khác biệt giữa danh mục công khai và yêu cầu thực tế, người dân nên giữ phiếu tiếp nhận, thông báo bổ sung cùng những tài liệu liên quan để đề nghị giải thích hoặc phản ánh qua kênh chính thức của cơ quan. Tranh luận bằng căn cứ cụ thể hữu ích hơn việc chỉ kể lại mình đã phải đi bao nhiêu lần.

Điểm đáng chú ý khác của nghị định là yêu cầu gắn kiểm soát thủ tục với kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu; xác lập nguyên tắc chỉ cung cấp thông tin một lần trong giải quyết thủ tục hành chính.

Giá trị của nguyên tắc ấy sẽ nằm ở trải nghiệm thực tế. Một hệ thống số chỉ giúp tiết kiệm công sức khi dữ liệu đã có được sử dụng đúng, người nộp biết hồ sơ đang ở đâu và không phải tự mang thông tin đi nối giữa các cơ quan.

Với người chuẩn bị làm giấy tờ, điều cần nhớ là quyền yêu cầu được giải thích rõ. Với cơ quan tiếp nhận, sự rõ ràng ngay từ đầu có thể giảm những lần bổ sung, những cuộc tranh luận và thời gian chờ đợi của cả hai phía.