Đừng để họp biến thành… hành

Ảnh minh họa AI.

Tôi khoanh đỏ câu ấy. Không phải vì câu ấy mới mẻ, mà vì đọc xong, tôi chợt nghĩ đến những cuộc họp quen thuộc quanh mình.

Người ta kể rằng Musk có thể đứng dậy rời cuộc họp nếu thấy mình không còn gì để đóng góp. Thậm chí ông còn khuyến khích nhân viên làm thế. Đọc đến đó, tôi lại nghĩ: nếu áp dụng ở ta, có khi người đứng dậy trước lại là... bảo vệ, vì cửa đã khóa từ đầu.

Ở Việt Nam, người ta vẫn gọi chung là “họp hành”. Ngẫm kỹ mới thấy tiếng Việt tài thật: họp nhiều quá thì chữ “họp” dường như cũng hóa thành “hành”. Và quả thật, không ít cuộc họp có khả năng... hành con người hơn là giải quyết công việc. Hành không phải vì nội dung. Hành vì thời lượng.

Một cuộc họp ghi tám giờ bắt đầu. Bảy giờ năm mươi đã có người ngồi. Tám giờ mười lăm mới đủ. Tám giờ hai mươi mới khai mạc. Sau phần dẫn, lời chào, cảm ơn, quán triệt, nhấn mạnh, lưu ý, đề nghị... thì đồng hồ đã gần chín giờ.

Đến phần thảo luận. Cả phòng im lặng. Người chủ trì nhìn xuống: “Không ai có ý kiến à?”. Thế là có người phát biểu. Thường thì người ấy không phát biểu về vấn đề cần giải quyết, mà phát biểu để chứng minh mình... có phát biểu.

Cuộc họp đôi khi bỗng giống một buổi thi nói. Ai cũng cố thêm vài câu mở đầu: “Trước hết, tôi hoàn toàn nhất trí với ý kiến của đồng chí…” rồi mới đi vào một điều mà thực ra mọi người đều đã biết từ trước. Lại có những cuộc họp mà toàn bộ nội dung chỉ gói gọn trong một việc: thông báo. Những chuyện như thế, giá chủ trì nhắn luôn vào nhóm có phải nhanh gọn hơn không? Nhưng có lẽ, họp trực tiếp vẫn có cái lý của nó: mỗi tuần phải có một phiên họp cho đủ… thủ tục, đủ biên bản, đủ văn bản!

Có lần tôi đùa với đồng nghiệp, cuộc họp thành công là cuộc họp kết thúc bằng câu: “Những nội dung vừa rồi đề nghị các bộ phận triển khai nghiêm túc”. Tức là sau hai tiếng đồng hồ, chúng ta quay về điểm xuất phát.

Điều kỳ lạ là càng nhiều họp, càng nhiều biên bản. Càng nhiều biên bản, càng nhiều chữ ký. Càng nhiều chữ ký, càng khó biết cuối cùng ai chịu trách nhiệm. Có lẽ vì thế mà nhiều nơi tồn tại một định luật chưa từng được viết thành văn: việc gì càng chưa làm được thì càng cần họp thêm một cuộc.

Cuộc họp hôm nay để chuẩn bị cho cuộc họp tuần sau. Tuần sau, họp để thống nhất nội dung sẽ triển khai. Tuần tới nữa, họp để đánh giá việc chuẩn bị triển khai. Rồi họp rút kinh nghiệm sau khi triển khai. Cuối cùng, điều được triển khai hiệu quả nhất lại là... lịch họp.

Nghĩ cũng thương những người đi làm. Lịch công tác kín mít. Có hôm buổi sáng họp chuyên môn, buổi chiều họp tổ, tối họp trực tuyến. Đến mức làm việc phải tranh thủ vào khoảng thời gian giữa hai cuộc họp, giống như học sinh tranh thủ ăn quà giữa hai tiết học.

Người ta bảo họp là để phối hợp. Đúng vậy, nhưng phối hợp không đồng nghĩa với việc gom tất cả mọi người vào một căn phòng chỉ để nghe những điều mà email, tin nhắn hay một cuộc trao đổi năm phút cũng giải quyết được.

Tôi nhớ một câu chuyện trong cuốn sách về Elon Musk. Ông đặc biệt ghét những tầng nấc trung gian làm chậm việc ra quyết định. Với SpaceX hay Tesla, nhiều vấn đề được giải quyết ngay tại hiện trường thay vì mang vào phòng họp. Không phải vì Musk ghét con người. Ông chỉ ghét sự trì hoãn được bọc trong hình thức.

Điều đó khiến tôi nghĩ đến một nghịch lý. Chúng ta thường rất sợ quyết nhanh. Nên họp để chắc. Rồi họp nữa để chắc hơn. Đến lúc mọi người đều chắc thì cơ hội đã đi qua.

Dĩ nhiên, không phải cuộc họp nào cũng vô ích. Có những cuộc họp cần thiết, nơi người ta tranh luận thật, quyết định thật, rồi đứng dậy làm thật. Vấn đề nằm ở chỗ nhiều cuộc họp chỉ tạo ra cảm giác rằng công việc đang diễn ra, trong khi thứ duy nhất thực sự chuyển động là kim đồng hồ.

Có người bảo: “Họp là một nghệ thuật”. Tôi nghĩ đúng. Nhưng nghệ thuật cũng cần tiết chế. Một bản nhạc hay không phải vì có nhiều nốt nhất. Một bài văn hay không phải vì dài nhất. Một cuộc họp tốt cũng vậy. Có lẽ tiêu chuẩn đơn giản nhất là: sau khi kết thúc, mỗi người đều biết mình phải làm gì, ai chịu trách nhiệm và khi nào hoàn thành. Nếu chưa đạt được ba điều ấy, thì rất có thể chúng ta vừa tham dự một cuộc... hành.

Và biết đâu, cải cách hành chính nên bắt đầu từ một việc rất nhỏ. Bớt một cuộc họp để thêm một giờ làm việc thật. Bởi cuối cùng, điều xã hội cần không phải là nhiều người cùng ngồi quanh một chiếc bàn, mà là nhiều việc được hoàn thành sau khi mọi người đứng dậy khỏi chiếc bàn ấy.