Giao tiếp nội bộ: Nói thế nào để người nghe muốn hành động

Giao tiếp trong nội bộ không chỉ là nói cho người khác nghe, mà là truyền tải thông điệp theo cách khiến người nghe muốn hành động. Đây là kỹ năng quan trọng mà mọi nhà lãnh đạo cần rèn luyện để dẫn dắt đội ngũ hiệu quả trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng biến động, nhân sự ngày càng đa dạng và nhu cầu kết nối ngày càng cao.

Từ truyền đạt sang kết nối cảm xúc

Thông điệp hiệu quả bắt đầu từ sự kết nối, không phải từ ngôn từ. Nhiều lãnh đạo giỏi chuyên môn nhưng nói chuyện khô khan, nặng lệnh khiến người nghe chỉ làm vì sợ, không vì tin hay muốn. Ngược lại, khi lãnh đạo biết truyền cảm hứng, thể hiện sự chân thành và thấu hiểu, đội ngũ sẽ sẵn sàng tiếp nhận và hành động từ bên trong.

Hãy bắt đầu bằng việc quan tâm đến cảm xúc của người nghe: họ đang lo gì, kỳ vọng gì, bận tâm điều gì? Hãy đưa ra thông điệp bằng ngôn ngữ gần gũi, đời thường, có cảm xúc, có lý do và có mục tiêu chung. Khi người nghe cảm thấy được kết nối, họ sẽ chủ động chuyển hóa lời nói thành hành động cụ thể.

Giao tiếp trong nội bộ không chỉ là nói cho người khác nghe, mà là truyền tải thông điệp theo cách khiến người nghe muốn hành động

Nói rõ “vì sao” trước khi nói “phải làm gì”

Một lỗi phổ biến trong giao tiếp nội bộ là lãnh đạo chỉ tập trung vào “phải làm gì” mà quên nói rõ “vì sao điều đó quan trọng”. Con người không phản kháng hành động, họ phản kháng cảm giác bị áp đặt. Khi nhân viên hiểu được lý do phía sau một nhiệm vụ – liên quan gì đến mục tiêu tổ chức, ảnh hưởng ra sao tới kết quả chung thì họ có xu hướng chủ động hơn, ít chống đối hơn và sáng tạo hơn trong cách thực hiện.

Vì vậy, hãy làm rõ mục đích trước khi ra chỉ thị. Đừng chỉ nói “Chúng ta cần tăng 20% doanh thu quý này”, mà hãy chia sẻ thêm: “Vì thị trường đang thay đổi nhanh, nếu không tăng trưởng, chúng ta dễ mất vị thế và cơ hội phát triển cho cả đội”. Một câu giải thích hợp lý có thể mở ra sự đồng thuận và cam kết.

Lắng nghe tích cực – giao tiếp là hai chiều

Giao tiếp nội bộ không chỉ là nói, mà còn là biết nghe. Một môi trường mà nhân viên không dám lên tiếng, không được hỏi lại, không được góp ý, sẽ sớm hình thành sự thờ ơ và mất kết nối. Lãnh đạo cần học cách lắng nghe tích cực: lắng nghe để hiểu chứ không chỉ để phản hồi.

Hãy tạo điều kiện cho đội ngũ được lên tiếng qua các buổi họp mở, khảo sát nhanh, hoặc kênh phản hồi ẩn danh. Lắng nghe không làm mất đi uy quyền, ngược lại, nó thể hiện sự trưởng thành trong phong cách lãnh đạo. Khi đội ngũ được nói và được nghe, họ cảm thấy được tôn trọng và điều đó tạo ra hành động tự thân.

Nâng cao hiệu suất làm việc nhờ kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

Chuyển từ “giao việc” sang “truyền động lực”

Cuối cùng, một người lãnh đạo xuất sắc không chỉ giỏi giao việc mà còn biết truyền động lực. Thay vì ra lệnh “Làm ngay!”, hãy khơi gợi bằng “Bạn nghĩ đâu là cách hiệu quả nhất để xử lý việc này?”, thay vì yêu cầu khắt khe, hãy hỏi “Tôi có thể hỗ trợ gì để bạn hoàn thành tốt hơn?”. Khi nhân viên cảm thấy vai trò của họ được công nhận, họ sẽ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn.

Việc giao tiếp không chỉ để hoàn thành công việc, mà còn để xây dựng văn hóa đồng hành và phát triển lâu dài. Giao tiếp nội bộ không phải là kỹ thuật, mà là nghệ thuật kết nối con người. Một câu nói có thể thúc đẩy hành động, nhưng một câu nói sai có thể làm tan vỡ niềm tin. Trong vai trò lãnh đạo, hãy trau dồi khả năng nói đúng, nghe sâu và truyền động lực từ trong lời nói. Khi đội ngũ hiểu bạn, tin bạn và cảm thấy được đồng hành, họ sẽ chủ động hành động, không phải vì sợ, mà vì muốn cùng bạn đi xa hơn. Giao tiếp đúng là bước đầu tiên để xây dựng một tổ chức mạnh từ bên trong.

ThS. Trần Gia Thông