Hải quan khu vực XVII: Chủ động số hóa chứng từ, hướng tới thông quan tập trung

Sẵn sàng triển khai số hóa chứng từ

Trong tiến trình chuyển đổi số của ngành Hải quan, số hóa chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan là khâu nền tảng để đổi mới phương thức quản lý, giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy và hướng tới mô hình thông quan tập trung. Hải quan khu vực XVII đang rà soát, chuẩn bị các điều kiện cần thiết, đồng thời phối hợp với doanh nghiệp để đưa dữ liệu điện tử vào thực tiễn xử lý thủ tục xuất nhập khẩu.

Theo thống kê tính đến ngày 31/10/2026, hơn 1.200 doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục tại Hải quan cửa khẩu cảng quốc tế Long An, Hải quan Đức Hòa và Hải quan Khu công nghiệp Trảng Bàng đã sẵn sàng tham gia số hóa chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Kết quả này cho thấy sự chuẩn bị của đơn vị trong triển khai phương thức quản lý mới, đồng thời phản ánh sự phối hợp của cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn.

Công chức Hải quan Khu công nghiệp Trảng Bàng thực hiện đồng bộ dữ liệu doanh nghiệp. Ảnh: Thanh Hương

Công tác chuẩn bị không chỉ dừng ở phổ biến chủ trương mà còn gắn với rà soát thực tế hoạt động khai báo, chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp và yêu cầu nghiệp vụ tại từng địa bàn. Để số hóa phát huy hiệu quả, dữ liệu cung cấp cần bảo đảm đầy đủ, chính xác, thống nhất về định dạng và có khả năng khai thác, đối chiếu trên hệ thống.

Đối với Hải quan khu vực XVII, số hóa chứng từ còn gắn với yêu cầu nâng cao chất lượng phục vụ doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu trên địa bàn thông suốt. Đơn vị xác định cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa và quản lý rủi ro là những nhiệm vụ xuyên suốt, vừa tạo thuận lợi thương mại, vừa nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hải quan.

Một nội dung đáng chú ý trong quá trình chuẩn bị là rà soát, đề xuất bổ sung các chứng từ cần số hóa. Ngoài 166 chứng từ đã được quy định tại Quyết định số 1434/QĐ-CHQ ngày 26/8/2026 của Cục Hải quan về Quy định tạm thời định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu, Hải quan khu vực XVII đang tiếp tục rà soát, báo cáo và đề xuất các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cần đưa vào danh sách số hóa.

Việc rà soát xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nghiệp vụ, nhằm bảo đảm danh mục chứng từ số hóa đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý và xử lý hồ sơ. Khi các loại chứng từ được nhận diện đầy đủ, thống nhất về định dạng, cơ quan Hải quan thuận lợi hơn trong khai thác dữ liệu; doanh nghiệp cũng chủ động chuẩn bị hồ sơ, hạn chế việc bổ sung thông tin nhiều lần.

Cùng với đó, Hải quan khu vực XVII duy trì vận hành ổn định các hệ thống công nghệ thông tin nghiệp vụ, mạng WAN và máy chủ, bảo đảm hoạt động 24/7. Các sự cố phát sinh được xử lý kịp thời, hạn chế ảnh hưởng đến quá trình giải quyết thủ tục hải quan. Đây là điều kiện quan trọng để việc triển khai số hóa chứng từ không bị gián đoạn, nhất là trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra liên tục, yêu cầu xử lý hồ sơ ngày càng nhanh và chính xác.

Đồng bộ dữ liệu, rút ngắn quy trình thông quan

Số hóa chứng từ hải quan không đơn thuần là chuyển hồ sơ giấy thành hình ảnh điện tử. Yêu cầu cốt lõi là chuẩn hóa thông tin, thống nhất định dạng dữ liệu và tạo khả năng kết nối, khai thác giữa các hệ thống nghiệp vụ. Đây cũng là cơ sở để từng bước chuyển từ xử lý hồ sơ theo từng đơn vị riêng lẻ sang phương thức quản lý tập trung, xuyên suốt trên nền tảng dữ liệu.

Ngày 26/8/2026, Cục Hải quan ban hành Quyết định số 1434/QĐ-CHQ quy định tạm thời định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu. Quyết định có hiệu lực từ ngày 15/10/2026, đồng thời bãi bỏ Quyết định số 748/QĐ-CHQ ngày 12/5/2026 và văn bản sửa đổi, bổ sung được nêu tại quyết định mới.

Việc ban hành, cập nhật quy định về định dạng thông điệp dữ liệu là bước quan trọng trong quá trình thống nhất cách thức số hóa chứng từ trên toàn ngành. Các chỉ tiêu thông tin được xác định rõ ràng, bảo đảm cấu trúc và cách khai báo thống nhất, hạn chế tình trạng mỗi doanh nghiệp hoặc đơn vị thực hiện theo một phương thức khác nhau.

Đối với cơ quan Hải quan, chuẩn hóa dữ liệu tạo điều kiện nâng cao chất lượng tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu thông tin. Đối với doanh nghiệp, thực hiện đúng định dạng giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ, giảm sai lệch trong quá trình khai báo và hạn chế phát sinh yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung do không thống nhất về dữ liệu.

Tuy nhiên, triển khai số hóa cũng đặt ra yêu cầu phải gắn chặt với quy định pháp luật và đặc thù từng loại hình xuất nhập khẩu. Các chứng từ có nội dung phức tạp hoặc liên quan đến nhiều yêu cầu quản lý chuyên ngành cần được hướng dẫn cụ thể, bảo đảm tính đầy đủ, xác thực và khả năng kiểm tra khi cần thiết. Số hóa không đồng nghĩa với giảm nhẹ yêu cầu tuân thủ, mà hướng tới nâng cao chất lượng quản lý thông qua dữ liệu.

Một dấu mốc quan trọng trong quá trình đổi mới phương thức xử lý thủ tục hải quan là việc Cục Hải quan triển khai thí điểm mô hình thông quan tập trung tại Chi cục Hải quan khu vực III từ ngày 1/6/2026, gắn với số hóa chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan.

Theo mô hình thông quan tập trung, người khai hải quan thực hiện khai báo chứng từ điện tử trên hệ thống số hóa chứng từ của cơ quan Hải quan.

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia và chủ trương triển khai thông quan tập trung, Hải quan khu vực XVII đã xác định hiện đại hóa công nghệ thông tin, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và số hóa dữ liệu là những nhiệm vụ trọng tâm.

Đây cũng là hướng đi phù hợp với yêu cầu xây dựng Hải quan số, Hải quan thông minh, chuyển từ phương thức quản lý dựa nhiều vào hồ sơ giấy sang quản lý dựa trên dữ liệu, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và phân tích rủi ro. Số hóa chứng từ là tiền đề để các hệ thống nghiệp vụ khai thác thông tin hiệu quả hơn, phục vụ kiểm tra, giám sát và ra quyết định quản lý.

Trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ Hải quan số, Hải quan thông minh; mở rộng kết nối Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN; đẩy mạnh số hóa dữ liệu quản lý, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả phân tích rủi ro và giám sát hải quan ngay từ khâu đầu vào.

Cùng với đó, Hải quan khu vực XVII tiếp tục rà soát, đề xuất cắt giảm, đơn giản hóa các thủ tục không còn phù hợp; nâng cao chất lượng dịch vụ công trực tuyến; duy trì các kênh hỗ trợ, tư vấn và đối thoại doanh nghiệp thông qua hội nghị tham vấn, tổ hỗ trợ trực tiếp, tư vấn trực tuyến và tại cửa khẩu.