Hải quan khu vực XVII số hóa quản lý phương tiện qua biên giới

Hơn 2.000 phương tiện cư dân biên giới được đăng ký qua phần mềm

Công tác quản lý phương tiện qua lại biên giới tại địa bàn Hải quan khu vực XVII có những đặc thù riêng. Đơn vị quản lý 10 cửa khẩu đường bộ giáp Campuchia, trong đó phương tiện qua lại chủ yếu là xe máy của cư dân biên giới phục vụ nhu cầu sinh hoạt, đi lại thường xuyên.

Bên cạnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, tại các cửa khẩu còn có các phương tiện của cá nhân, cơ quan, tổ chức ở khu vực biên giới thường xuyên qua lại để phục vụ nhu cầu sinh hoạt hằng ngày. Khối lượng phương tiện phát sinh thường xuyên đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý khoa học, chính xác và phù hợp với tình hình thực tế.

Công chức Hải quan cửa khẩu quốc tế Bình Hiệp hướng dẫn thủ tục hải quan cho cư dân biên giới. Ảnh: CTV

Trước đây, việc theo dõi phương tiện chủ yếu thực hiện bằng tờ khai giấy và sổ sách thủ công. Với tần suất phương tiện qua lại lớn, cách làm này khiến công chức Hải quan mất nhiều thời gian ghi chép, tra cứu, đối chiếu thông tin, có thể phát sinh ùn tắc và khó khăn trong việc theo dõi lịch sử phương tiện. Trong khi đó, ngành Hải quan chưa có ứng dụng triển khai tập trung toàn ngành đối với phương tiện của cư dân biên giới xuất cảnh, nhập cảnh.

Thực hiện Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW ngày 11/7/2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Chi cục Hải quan khu vực XVII đã chủ động nghiên cứu, xây dựng phần mềm phục vụ quản lý ô tô, mô tô và xe gắn máy của cư dân biên giới thường xuyên qua lại cửa khẩu.

Phần mềm được thiết kế với 3 phân hệ dành cho cư dân đăng ký, quản trị hệ thống và công chức Hải quan tại cửa khẩu. Theo đó, người dân có thể kê khai thông tin phương tiện, lựa chọn mục đích và cửa khẩu qua lại, sau đó nhận mã QR để phục vụ tra cứu.

Tại cửa khẩu, công chức Hải quan có thể tìm kiếm hồ sơ, kiểm tra hình ảnh, quét mã QR hoặc nhập biển kiểm soát để đối chiếu thông tin và ghi nhận lượt xuất cảnh, nhập cảnh. Việc khai thác dữ liệu đăng ký giúp giảm thao tác nhập liệu lặp lại, đồng thời tạo cơ sở theo dõi lịch sử hoạt động của từng phương tiện.

Phần mềm được đưa vào thử nghiệm từ ngày 4/8/2026. Đến ngày 25/10/2026, hệ thống ghi nhận 2.083 phương tiện được đăng ký, trong đó có 1.542 phương tiện tạm nhập, tái xuất.

Song song với ứng dụng này, hệ thống quản lý phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh tiếp tục được khai thác. Từ ngày 1/1 đến 25/10/2026, hệ thống ghi nhận 349.015 tờ khai, trong đó có 9.173 tờ khai tạm nhập, tái xuất.

Những dữ liệu bước đầu cho thấy vai trò của công cụ điện tử trong quản lý phương tiện qua biên giới. Quan trọng hơn, khi thông tin được cập nhật và lưu trữ có hệ thống, cơ quan Hải quan có thêm cơ sở tra cứu lịch sử, đối chiếu và phân tích rủi ro, thay vì chỉ ghi nhận từng lượt phương tiện qua cửa khẩu như phương thức thủ công trước đây.

Tiếp tục hoàn thiện quy trình quản lý tại cửa khẩu

Quá trình thử nghiệm cũng bộc lộ một số khó khăn cần giải quyết để phần mềm phát huy hiệu quả thực chất. Theo đại diện lãnh đạo Chi cục Hải quan khu vực XVII, công nghệ chỉ hỗ trợ tốt công tác nghiệp vụ khi dữ liệu đầu vào chính xác, quy trình phù hợp với thực tế và công chức được trang bị đầy đủ phương tiện làm việc tại cửa khẩu.

Một trong những khó khăn hiện nay là xác minh thông tin người đăng ký và phương tiện phía Campuchia. Một số giấy tờ sử dụng tiếng Khmer, gây trở ngại cho công chức Hải quan trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin và xác định điều kiện cư trú tại khu vực biên giới. Bên cạnh đó, một bộ phận người dân chưa quen sử dụng điện thoại thông minh hoặc gặp khó khăn về ngôn ngữ khi thao tác trên ứng dụng.

Do đó, việc hoàn thiện phần mềm cần đi cùng hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, cách thức nhập dữ liệu và quy trình xác minh. Đối với giấy tờ bằng tiếng Khmer, cần có phương án hỗ trợ đối chiếu phù hợp, hạn chế tình trạng người dân phải sửa đổi, bổ sung thông tin nhiều lần.

Một yêu cầu khác là phần mềm phải bao quát được các tình huống phát sinh trong thực tế, trong đó có trường hợp công dân Campuchia sử dụng phương tiện mang biển kiểm soát Việt Nam. Việc rà soát, chuẩn hóa các trường dữ liệu về người đăng ký, quốc tịch, biển kiểm soát, loại phương tiện và mục đích qua lại sẽ giúp hạn chế sai lệch trong phân loại, tra cứu và xử lý hồ sơ.

Đáng chú ý, hạn chế về trang thiết bị cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành. Tại một số nơi, do chưa có thiết bị chuyên dụng để thu nhận hình ảnh và quét mã QR, công chức phải sử dụng điện thoại cá nhân chụp giấy tờ rồi chuyển dữ liệu sang máy tính. Cách làm này phát sinh thao tác trung gian, gây bất tiện trong xử lý nghiệp vụ và đặt ra yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin.

Thực tế cho thấy, nếu chỉ đầu tư phần mềm mà chưa đồng bộ thiết bị và quy trình, nhiều khâu thủ công vẫn có thể tồn tại. Khi công chức phải nhập lại thông tin đã có hoặc chuyển dữ liệu qua nhiều thiết bị, lợi ích về tốc độ xử lý và độ chính xác sẽ khó được phát huy đầy đủ.

Từ thực tiễn triển khai, Chi cục Hải quan khu vực XVII đang tiếp tục tinh chỉnh phần mềm theo hướng cho phép công chức lựa chọn phương tiện từ danh sách đã đăng ký, kiểm tra thông tin cần thiết và xác nhận lượt qua lại mà không phải nhập lại nhiều nội dung. Theo đó, những trường hợp có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ cần được xử lý thuận tiện; trường hợp dữ liệu thiếu, không thống nhất hoặc có dấu hiệu bất thường cần được cảnh báo để kiểm tra, xác minh bổ sung. Đồng thời, các thao tác xử lý phải được ghi nhận để phục vụ truy xuất, kiểm tra khi cần thiết.