Hành trình chuyển đổi số: Từ thay đổi dữ liệu đến đổi mới tư duy

Nhiều người vẫn nghĩ chuyển đổi số chỉ là “đưa giấy tờ lên máy tính”, “scan tài liệu để lưu”, hay “làm phần mềm để thuận tiện hơn”. Nhưng thật ra, chuyển đổi số không đơn thuần là thay công cụ, đó là thay cách nghĩ, thay cách làm, thay mô hình vận hành của cả bộ máy.

Nếu xem chuyển đổi số như một chiếc thang, thì đó là chiếc thang nhiều bậc, mỗi bậc là một mức trưởng thành, một sự thay đổi về chất. Bỏ qua một bậc thì hệ thống sẽ không ổn định; nhảy tắt một bước thì nền móng sẽ không vững.

Số hóa dữ liệu: bước đầu tiên chạm vào thế giới số

Hành trình bắt đầu từ việc số hóa dữ liệu, chuyển giấy tờ thành PDF, chuyển sổ sách thành Excel, chuyển ảnh vật lý thành ảnh số. Đây mới chỉ là “bước đầu của bước đầu”, giúp dữ liệu dễ lưu trữ, dễ tìm kiếm, hạn chế thất lạc.

Ảnh minh họa: nhandan.vn

Nhưng ở mức này, dữ liệu mới chỉ “tồn tại” trong môi trường số, chưa vận động, chưa kết nối, chưa tạo giá trị. Đó chỉ là nền móng ban đầu để ta bước tiếp.

Bậc thứ hai - Chuẩn hóa dữ liệu: biến từ “người hiểu” sang “máy hiểu”

Một kho dữ liệu số hóa nhưng mỗi đơn vị đặt một kiểu tên, một kiểu định dạng, một kiểu đơn vị đo… thì chẳng khác nào một nhà kho đầy nhưng không thể tìm thấy gì.

Chuẩn hoá dữ liệu là giai đoạn quan trọng để thống nhất tên gọi, mã hóa chỉ tiêu, chuẩn hóa ngày tháng, thống nhất thuật ngữ, tạo siêu dữ liệu để máy có thể đọc, hiểu, xử lý. Nhờ chuẩn hóa, dữ liệu mới có thể liên thông, và hệ thống mới có thể tự động.

Bậc thứ ba - Số hóa

quy trình: chuyển thao tác thủ công sang điện tử

Khi dữ liệu đã số hóa, bước tiếp theo là số hóa quy trình. Không thể giữ cách làm cũ: ký tay, đóng dấu đỏ, chuyển hồ sơ qua bàn giấy… rồi chỉ đơn giản lưu file vào máy tính.

Số hóa quy trình là đưa phê duyệt lên hệ thống, dùng chữ ký số, tự động luân chuyển hồ sơ, tự động nhắc việc, tự động báo cáo. Ở giai đoạn này, công việc nhanh hơn, minh bạch hơn, ít sai sót hơn.

Hồ sơ sức khỏe điện tử giúp chuẩn hóa dữ liệu. Trong ảnh là ki ốt tiếp đón bệnh nhân tự động theo Đề án 06 tại Bệnh viện Nhi Hà Nội. Nguồn: cand.com.vn

Nhưng nếu mỗi phòng ban tự làm phần mềm riêng, tự ban hành quy trình riêng, thì bộ máy vẫn bị chia nhỏ thành những ốc đảo số.

Bậc thứ tư - Đồng bộ hóa

quy trình: tạ

o d

òng chảy thống nhất cho bộ máy

Khi mọi đơn vị đã số hóa quy trình, cần bước tiếp: đồng bộ hóa quy trình.

Đồng bộ hóa quy trình giúp cả bộ máy vận hành như một dòng chảy số thống nhất, không còn cảnh “mỗi nơi một kiểu”, “mỗi phần mềm một dạng”, “hồ sơ chạy vòng quanh”.

Đồng bộ hóa tạo ra hành trình “từ đầu đến cuối” (end-to-end), một hồ sơ được xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối mà không phải “gõ lại”, “chuyển tay”, hay “đánh máy lại”. Chỉ khi đó, bộ máy mới hoạt động như một cơ thể sống, chứ không phải tập hợp những bộ phận rời rạc.

Số hóa dữ liệu giúp thay không gian lưu trữ. Nguồn: ITN

Bậc thứ năm - Đổi mới hoạt động nhờ dữ liệu thông minh: đích đến thực sự của chuyển đổi số

Đổi mới hoạt động nhờ dữ liệu thông minh mới chính là tầng cao nhất, nơi chuyển đổi số tạo ra giá trị mới, chứ không chỉ cải thiện những việc cũ.

Ở giai đoạn này, dữ liệu không chỉ được lưu, được chuẩn, được vận hành, mà còn được phân tích, dự báo, tối ưu, cá nhân hóa, nhờ các công nghệ: dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning), mô phỏng - dự báo (simulation & forecasting)

Khi đó, quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu, không chỉ kinh nghiệm; hệ thống tự động phát hiện bất thường; dịch vụ công được cá nhân hóa theo nhu cầu từng người dân; nguồn lực được phân bổ theo mô hình dự báo; công việc khó, lặp lại, phức tạp được giao cho AI hỗ trợ.

Đây chính là đổi mới hoạt động, tiếng Anh gọi là digital transformation (chuyển đổi số), là quá trình ứng dụng công nghệ số vào mọi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, cộng đồng, địa phương, khác hẳn với digitization (số hóa).

Chuyển đổi số không phải

“

làm phần mềm”, mà là làm lại tư duy

Khi nhìn lại hành trình năm bậc, chúng ta thấy những điểm mới:

Số hóa dữ liệu giúp thay không gian lưu trữ.

Chuẩn hóa dữ liệu giúp dữ liệu nói cùng một ngôn ngữ.

Số hóa quy trình giúp công việc nhanh và minh bạch hơn.

Đồng bộ hóa quy trình giúp bộ máy vận hành như một hệ thống.

Đổi mới hoạt động nhờ dữ liệu giúp tổ chức bước vào mô hình mới, thông minh và hiệu quả hơn.

Đây không phải hành trình của máy móc, mà là hành trình của tư duy. Không phải cuộc cách mạng của công nghệ, mà là cuộc cách mạng của cách nghĩ. cách làm. Khi hiểu đúng, chúng ta sẽ đi đúng.

Khi đi đúng, chuyển đổi số sẽ không còn là khẩu hiệu, mà trở thành lực đẩy kiến tạo không gian phát triển mới cho cả bộ máy, cả địa phương, cả quốc gia.

Nguồn: ITN

Lê Minh Hoan