Hướng dẫn về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

Theo đó Thông tư số 91/2026/TT-BTC cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo quy định mới

Theo Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán được xử lý theo 01 trong 03 phương thức, tùy thuộc vào nội dung sai trên hóa đơn.

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a, Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mà số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trong hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b, Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại Điêm a, khoản 1) thì người bán có thể lựa chọn diều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b. 1 ) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn diện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai: Hóa đơn điện tư mới thay thế hóa đơn điện tử đà lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn diện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế đề cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện từ đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

Trước khi điều chinh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phai thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan Thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Người bán không bắt buộc phải lặp văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tồng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.l khoản 3 Điều 16 Nghị dịnh sô 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sơ dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2, khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác;

c, Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện từ từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện từ bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm C.2 khoản 5 Điều này;

d, Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn diều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm'’. Doanh nghiệp vận chuyên hàng không dược phép xuất hóa dơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất;

đ,  Đối với hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn diện tử đà lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này đến cơ quan thuế;

e, Trường hợp dữ liệu hóa dơn điện tử tại Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửii cơ quan thuế thiếu hoặc sai thì người bán gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Việc điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên Báng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn đối với trường hợp điều chỉnh dừ liệu hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điền số hóa đơn vào cột 18 “thông tin hóa đơn liên quan" tại Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại điểm 9 Phụ lục kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thuộc trường hợp lập bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III kèm theo Thông tư này).

 Các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC

Tại Khoản 1, Điều 8 quy định: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau thì ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mà của cơ quan thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế; ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh;

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quyết định của cơ quan Thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế bàng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện từ;

Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hưu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ đê chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản dê nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân nêu trên;

Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không dáp ứng điêu kiện sử dụng hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền theo quy dịnh tại điêm c khoản 1 Điêu 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục 111 kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC;

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mà số thuế trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn diện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, người nộp thuế được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan Thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa dơn điện tư; người nộp thuế bị xử lý theo quy định của pháp luật theo trình tự quy định tại Điểm c, Khoản 2 điều 8;

Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC, cơ quan Thuế thực hiện biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điếm d, Khoản 2 Điều 8.

 Bổ sung quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có xác thực sinh trắc học

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 6, Thông tư số 91/2026/TT-BTC, Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quan lý thuế tự động đối chiếu thông tin (bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ) của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đăng ký sử dụng hóa đơn giữa dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc theo dữ liệu tại Hệ thống định danh và xác thực điện tử. Trường hợp thông tin không khớp đúng, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử và cung cấp các trường thông tin không khớp đúng cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo để người nộp thuế điều chỉnh thông tin đã kê khai. Trường hợp thông tin khớp đúng, Hệ thống thông tin quản lý thuê tự động gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại của người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân theo thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp. Người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; trường hợp quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư này ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Cơ quan thuế áp dụng công nghệ sinh trắc học trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp quy định pháp luật.

 Thông tư số 91/2026/TT-BTC thay thế toàn bộ hướng dẫn cũ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

Từ ngày 01/7/2026, Thông tư số 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/1/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đôi bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.