Khi khai tử doanh nghiệp khó hơn khai sinh

NKhông kinh doanh vẫn “cõng” hàng chục triệu đồng

Có những doanh nghiệp đã khóa cửa từ nhiều năm trước, người chủ cũng tin rằng công ty không còn hoạt động thì mọi nghĩa vụ đã dừng lại. Chỉ đến khi cần hoàn tất thủ tục giải thể hoặc chuẩn bị cho một kế hoạch kinh doanh mới, họ mới phát hiện pháp nhân cũ vẫn tồn tại trên hệ thống, cùng hàng loạt hồ sơ và khoản tiền chưa được xử lý.

Một trường hợp được đơn vị tư vấn thuế tại Hà Nội tiếp nhận là doanh nghiệp chuyên cung cấp thiết bị và giải pháp tiết kiệm năng lượng, đăng ký hoạt động tại phường Hà Đông vào tháng 8/2020. Công ty vừa thành lập thì dịch COVID-19 bùng phát, các hợp đồng dự kiến lần lượt bị hoãn. Không bán được hàng, không có doanh thu và cũng chưa sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp gần như “đứng yên” ngay từ khi ra đời.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch hội Tư vấn thuế Việt Nam, nguyên phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế

Chờ đợi một thời gian không thấy cơ hội phục hồi, người chủ doanh nghiệp chuyển sang công việc khác. Thay vì đăng ký tạm ngừng hoặc làm thủ tục giải thể, người này chỉ đóng cửa văn phòng, ngừng kê khai thuế với suy nghĩ đơn giản: không kinh doanh, không có doanh thu thì không phát sinh nghĩa vụ.

Đến tháng 12/2024, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thu hồi. Nhưng cánh cửa công ty đã đóng không có nghĩa hồ sơ pháp lý cũng được khép lại. Quyết định thu hồi không làm những nghĩa vụ phát sinh trước đó tự động biến mất. Năm 2026, khi quay lại hoàn thiện thủ tục, người chủ được thông báo phải xử lý tổng cộng 34.559.800 đồng. Khoản tiền gồm 23 triệu đồng phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế, 8 triệu đồng lệ phí môn bài của các năm trước và hơn 3,5 triệu đồng tiền chậm nộp.

Như vậy, một doanh nghiệp chưa từng bán được hàng, chưa tạo ra đồng doanh thu nào, cuối cùng vẫn phải đối mặt với khoản tiền hơn 34,5 triệu đồng. Điều khiến nghĩa vụ tăng lên không nằm ở hoạt động kinh doanh, mà ở những thủ tục tạm ngừng, kê khai và chấm dứt hoạt động đã bị bỏ dở suốt nhiều năm.

Câu chuyện của Công ty TNHH Truyền thông và Công nghệ Hà Gia tại Hà Nội lại cho thấy một dạng vướng mắc khác: người chủ tưởng doanh nghiệp đã giải thể, nhưng hồ sơ pháp lý vẫn chưa đi hết quy trình.

Chị Ngô Thị Ngọc Yến, chủ doanh nghiệp Công ty TNHH Truyền thông và Công nghệ Hà Gia cho biết: “Tôi đã thực hiện thủ tục giải thể Công ty Hà Gia từ năm 2015. Gần 10 năm sau, khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty mới, tôi mới được thông báo hồ sơ của doanh nghiệp cũ vẫn chưa hoàn tất”.

Gần 10 năm sau khi chuẩn bị thành lập công ty mới, chị Ngô Thị Ngọc Yến mới được thông báo hồ sơ của doanh nghiệp cũ vẫn chưa hoàn tất

Chị Yến cung cấp Thông báo số 10863/TB-CQT-KK&KTT ngày 18/9/2025 của cơ quan thuế, thể hiện người nộp thuế đã ngừng hoạt động và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, văn bản xác nhận tình trạng thuế chưa đồng nghĩa toàn bộ thủ tục giải thể đã kết thúc. Hồ sơ doanh nghiệp vẫn phải được đối chiếu và hoàn thiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thời gian kéo dài khiến việc gỡ vướng càng khó. Chị Yến không còn nhớ chính xác hồ sơ năm xưa đã thực hiện đến bước nào; phải tìm lại giấy tờ và nhờ kế toán rà soát từng thủ tục. Con dấu không còn cũng khiến quá trình hoàn thiện hồ sơ thêm phiền toái. Sau gần một thập kỷ, điều chị Yến cần nhất không phải những hướng dẫn chung chung mà là câu trả lời cụ thể: doanh nghiệp còn thiếu giấy tờ gì, mắc ở khâu nào và phải liên hệ cơ quan nào để giải quyết dứt điểm.

Trường hợp của Công ty Hà Gia cho thấy một khái niệm nhiều chủ doanh nghiệp dễ nhầm lẫn: hoàn thành nghĩa vụ thuế chưa chắc đã hoàn tất giải thể. Nếu thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh chưa kết thúc, thông tin doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại trên hệ thống, tiếp tục gây vướng cho người đứng tên khi thực hiện các công việc sau này.

Các trường hợp trên không có nghĩa cơ quan thuế đánh thuế trên khoản doanh thu không tồn tại. Không có doanh thu có thể đồng nghĩa doanh nghiệp không phát sinh thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, nhưng pháp nhân còn tồn tại trên hệ thống vẫn có thể phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai tương ứng.

Nếu không đăng ký tạm ngừng đúng quy định, doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những kỳ không phát sinh doanh thu hoặc số thuế phải nộp. Khóa cửa văn phòng, ngừng sử dụng hóa đơn hay không còn giao dịch không khiến công ty tự động chấm dứt hoạt động về mặt pháp lý.

Hành vi chậm nộp hoặc không nộp hồ sơ khai thuế có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền, tùy thời gian, tính chất vi phạm và việc có phát sinh số thuế phải nộp hay không. Khi làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cơ quan thuế sẽ rà soát tình hình kê khai, sử dụng hóa đơn, các khoản nợ và nghĩa vụ liên quan. Doanh nghiệp bị bỏ mặc nhiều năm vì vậy có thể phải xử lý cùng lúc nhiều hồ sơ tồn đọng.

Từ ngày 1/1/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt. Tuy nhiên, quy định này không đồng nghĩa các khoản lệ phí và tiền chậm nộp phát sinh trước năm 2026 đương nhiên được xóa. Nghĩa vụ còn lại phải được xác định căn cứ vào hồ sơ cụ thể của từng doanh nghiệp.

Nếu bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp phải làm rõ tình trạng mã số thuế trước khi giải thể. Công việc càng khó khăn khi chữ ký số hết hạn, con dấu thất lạc, sổ sách không đầy đủ hoặc kế toán cũ đã nghỉ.

Ngoài khoản phải nộp cho Nhà nước, người chủ còn có thể phát sinh chi phí khôi phục hồ sơ, thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn. Vì vậy, doanh nghiệp cần yêu cầu bảng kê và chứng từ cụ thể, phân biệt rõ tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp với phí dịch vụ của đơn vị tư vấn.

Cần mở đường cho doanh nghiệp được “khai tử” đúng luật

Tình trạng doanh nghiệp đã ngừng hoạt động trên thực tế nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống gây khó cho cả người chủ và cơ quan quản lý. Hồ sơ tồn đọng càng lâu, việc xác định nghĩa vụ, liên hệ người đại diện và làm sạch dữ liệu càng phức tạp.

Đây không chỉ là câu chuyện về tiền phạt. Một pháp nhân tồn tại trong tình trạng lửng lơ còn có thể làm sai lệch dữ liệu về số doanh nghiệp thực sự đang hoạt động, gây khó cho việc đánh giá sức khỏe thị trường. Tình trạng pháp lý chưa được xử lý dứt điểm cũng có thể tiếp tục gây vướng cho người đứng tên khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh hoặc giải quyết những nghĩa vụ liên quan đến doanh nghiệp cũ.

Việc để doanh nghiệp ngừng hoạt động nhiều năm có thể phát sinh hàng loạt thủ tục và nghĩa vụ tồn đọng

Tại cuộc làm việc ngày 10/9/2026 về dự án Luật Phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thủ tướng Lê Minh Hưng yêu cầu nghiên cứu đơn giản hóa, rút gọn quy trình giải thể và thủ tục phá sản đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, tránh tình trạng “gia nhập thị trường đã khó, chấm dứt hoạt động, rời khỏi thị trường còn khó hơn”.

Thủ tướng cũng lưu ý khắc phục tình trạng một vấn đề phải đi qua nhiều quy trình, quy định chồng chéo, làm tăng thời gian và chi phí tuân thủ của doanh nghiệp.

Chỉ đạo này chạm đúng điểm vướng của nhiều người kinh doanh. Điều họ cần là một quy trình đủ rõ để biết hồ sơ còn thiếu gì, phải hoàn thành nghĩa vụ nào và nộp tại đâu. Tuy nhiên, đơn giản hóa thủ tục không đồng nghĩa các khoản nợ, tiền phạt hoặc nghĩa vụ phát sinh từ trước tự động được xóa.

Theo thông tin từ Cục Thuế, chiến dịch “Làm sạch mã số thuế - Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh” được triển khai từ tháng 5/2026, tập trung vào người nộp thuế đã ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt hiệu lực mã số thuế và những trường hợp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Trong 8 tháng năm 2026, ngành Thuế đã hoàn tất chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho 94.991 doanh nghiệp, tổ chức; gấp hơn hai lần cùng kỳ năm trước. Trong số này, gần 72.000 hồ sơ đề nghị chấm dứt từ năm 2025 trở về trước đã được xử lý thông qua chiến dịch làm sạch dữ liệu.

Tuy nhiên, chấm dứt hiệu lực mã số thuế không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ thủ tục giải thể. Sau khi giải quyết các nghĩa vụ về thuế, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện những thủ tục còn lại tại cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan liên quan.

Khối lượng hồ sơ trên cho thấy nhu cầu xử lý doanh nghiệp ngừng hoạt động là rất lớn. Nếu thiếu cơ chế phối hợp và hướng dẫn thống nhất, người dân vẫn phải đi lại giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Mỗi lần hồ sơ bị trả lại đều có thể làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.

Nhiều cơ sở kinh doanh đã đóng cửa trên thực tế nhưng doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại về mặt pháp lý nếu chưa hoàn tất các thủ tục tạm ngừng hoặc giải thể

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, cần phân loại rõ từng trường hợp thay vì áp dụng một cách xử lý chung. Những doanh nghiệp được thành lập để mua bán hóa đơn, trốn thuế, sử dụng trái phép thông tin cá nhân hoặc phục vụ hành vi gian lận phải bị xử lý nghiêm.

Ngược lại, với doanh nghiệp thực tế không hoạt động, không phát sinh doanh thu, chi phí, hóa đơn và không nợ thuế nhưng chưa hoàn tất thủ tục do thiếu hiểu biết hoặc bỏ quên, có thể nghiên cứu cơ chế xử lý phù hợp hơn. Sự khác biệt giữa hai nhóm phải được xác định bằng hồ sơ và kết quả kiểm tra, không thể chỉ dựa vào lời trình bày của người đứng tên.

Thành lập doanh nghiệp đồng nghĩa với việc người đứng tên phải chịu những trách nhiệm pháp lý đi kèm. Khi kinh doanh không thành, doanh nghiệp vẫn phải được chấm dứt đúng luật. Một quy trình rõ ràng, ít tầng nấc sẽ giúp người chủ khép lại hồ sơ, thay vì khóa cửa công ty nhiều năm mà nghĩa vụ vẫn còn đó.