Nâng cao năng lực nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại PVEP

Trong bối cảnh Tập đoàn Công nghiệp - Năng lượng Quốc gia Việt Nam (Petrovietnam) đang chuyển mình mạnh mẽ với ba trụ cột chiến lược là năng lượng, công nghiệp và dịch vụ, việc nâng cao năng lực quản trị dữ liệu và văn thư, đặc biệt là tại đơn vị chủ chốt như Tổng công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP) có ý nghĩa quan trọng. Tại Hội thảo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ được PVEP tổ chức ngày 24/7/2025, Phó Tổng Giám đốc PVEP Hoàng Ngọc Trung nhấn mạnh: 'Công tác văn thư, lưu trữ tại PVEP cần tiên phong đi đầu, tích hợp ứng dụng công nghệ hiện đại cùng quá trình chuyển đổi số'.

Toàn cảnh Hội thảo

Toàn cảnh Hội thảo

Báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ của PVEP tại Hội thảo, đồng chí Nguyễn Hùng Sơn, Phó Chánh Văn phòng kiêm Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ PVEP cho biết, trên cơ sở nhận thức sớm về vai trò bảo đảm thông tin thông suốt, tăng hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu pháp lý trong điều hành doanh nghiệp, giai đoạn 2023-2024, công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận.

Đồng chí Nguyễn Hùng Sơn, Phó Chánh Văn phòng kiêm Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ PVEP trình bày báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ tại PVEP trong thời gian qua

Đồng chí Nguyễn Hùng Sơn, Phó Chánh Văn phòng kiêm Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ PVEP trình bày báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ tại PVEP trong thời gian qua

Trong đó, PVEP đã xây dựng và ban hành hệ thống các quy chế, quy trình bài bản như Quy chế quản lý tài liệu, Quy trình lưu trữ hồ sơ, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và Quy định đóng dấu văn bản mật. Hiện tại, toàn bộ các nội dung quản lý được hợp nhất trong Quy chế Văn thư Lưu trữ và Quản lý Tài liệu PVEP.

Nhờ đó, hoạt động văn thư tại Tổng công ty đã đảm bảo xử lý tập trung, kịp thời thông qua hệ thống 1Office; các văn bản đi đến đều được kiểm soát chặt chẽ, trong đó năm 2024 đã tiếp nhận 6.244 văn bản đi và 7.094 văn bản đến. Đối với công tác lưu trữ, PVEP đã vận hành hệ thống kho tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, đồng thời số hóa, chỉnh lý gần 3.000 hồ sơ hành chính, kiểm kê và cập nhật hơn 8.000 tài liệu lên hệ thống E-file, từng bước hình thành nền tảng lưu trữ số.

Các đại biểu tham dự Hội nghị

Các đại biểu tham dự Hội nghị

Kế hoạch đến năm 2026, PVEP đặt mục tiêu hoàn tất việc chỉnh lý và số hóa toàn bộ khối tài liệu hành chính kỹ thuật, xây dựng kho lưu trữ số chuyên dụng và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong quản lý tài liệu.

Dự kiến trong giai đoạn 1, PVEP sẽ số hóa khoảng 1,6 triệu trang tài liệu, cải tạo kho lưu trữ TP Hồ Chí Minh và triển khai phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp với đề án chuyển đổi số. Các công tác hướng dẫn nghiệp vụ tại ban/đơn vị, quản lý văn bản trên hệ thống điện tử và đào tạo nhân lực cũng được tăng cường, đặc biệt trong quá trình chuyển đổi số và nâng cao công tác quản trị E&P hiện nay.

Đồng chí Đỗ Cao Lợi, Phó Giám đốc Chi nhánh PVEP TP Hồ Chí Minh cho biết, nhờ được tiếp cận nhiều dự án quốc tế từ sớm, đơn vị đã rút ra nhiều kinh nghiệm quý báu trong công tác văn thư, lưu trữ.

Đồng chí Đỗ Cao Lợi, Phó Giám đốc Chi nhánh PVEP TP Hồ Chí Minh cho biết, nhờ được tiếp cận nhiều dự án quốc tế từ sớm, đơn vị đã rút ra nhiều kinh nghiệm quý báu trong công tác văn thư, lưu trữ.

Tại Hội thảo, các đại biểu đã trao đổi, thảo luận, chia sẻ thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị và đóng góp, đề xuất các giải pháp, kiến nghị giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty. Đại diện Chi nhánh PVEP TP Hồ Chí Minh, đồng chí Đỗ Cao Lợi, Phó Giám đốc Chi nhánh cho biết, nhờ được tiếp cận nhiều dự án quốc tế từ sớm, đơn vị đã rút ra nhiều kinh nghiệm quý báu trong công tác văn thư, lưu trữ. Đồng chí Đỗ Cao Lợi kiến nghị cần đồng bộ hóa văn bản, tài liệu các cấp; tạo văn bản đẹp; đầu tư công tác đào tạo mở rộng về lĩnh vực quản lý dự án, kinh tế, luật... cho cán bộ văn thư, lưu trữ để nâng cao năng lực nghiệp vụ.

Đồng chí Nguyễn Văn Minh, Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính Nhân sự và Đào tạo PVEP-POC đề xuất ban hành quy chế lưu trữ số thống nhất toàn Tổng công ty, cùng hướng dẫn chi tiết về phân loại hồ sơ, metadata, chu kỳ lưu trữ và tiêu chuẩn phần mềm hỗ trợ

Đồng chí Nguyễn Văn Minh, Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính Nhân sự và Đào tạo PVEP-POC đề xuất ban hành quy chế lưu trữ số thống nhất toàn Tổng công ty, cùng hướng dẫn chi tiết về phân loại hồ sơ, metadata, chu kỳ lưu trữ và tiêu chuẩn phần mềm hỗ trợ

Đại diện PVEP-POC, đồng chí Nguyễn Văn Minh, Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính Nhân sự và Đào tạo cũng đưa ra những kiến nghị cụ thể nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ. Trong đó, nổi bật là đề xuất ban hành quy chế lưu trữ số thống nhất toàn Tổng công ty, cùng hướng dẫn chi tiết về phân loại hồ sơ, metadata, chu kỳ lưu trữ và tiêu chuẩn phần mềm hỗ trợ. Bên cạnh đó, cần xây dựng kho lưu trữ số cấp Tổng công ty có phân quyền truy cập, ban hành bộ mẫu văn bản điện tử tích hợp sẵn trên 1Office. Đồng thời, tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về số hóa, bảo mật, pháp lý tài liệu số cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Đồng chí Nguyễn Như Tuấn, Phó Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ Petrovietnam nhấn mạnh ba yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả công tác văn thư là con người, quy trình, ứng dụng công nghệ

Đồng chí Nguyễn Như Tuấn, Phó Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ Petrovietnam nhấn mạnh ba yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả công tác văn thư là con người, quy trình, ứng dụng công nghệ

Phát biểu tại Hội nghị, đồng chí Nguyễn Như Tuấn, Phó Trưởng Phòng Văn thư Lưu trữ Petrovietnam nhấn mạnh, ba yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả công tác văn thư là con người, quy trình, ứng dụng công nghệ. Trong đó, đội ngũ cán bộ văn thư phải phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo và chuyên viên ban chuyên môn, đảm bảo mỗi văn bản phát hành được đúng, chuẩn, đầy đủ thông tin và chịu trách nhiệm khi văn bản phát hành. Đặc biệt, trong môi trường số, những văn bản có tính nhạy cảm, bảo mật cao hay gửi đến các cơ quan cấp cao như Chính phủ, Thủ tướng thì cần được kiểm soát chặt chẽ về nội dung, quy trình phân loại và phê duyệt trước khi phát hành, tránh rủi ro khi đã tích hợp vào hệ thống số hóa và lưu hành ra bên ngoài.

Đồng chí Nguyễn Như Tuấn cho biết, Petrovietnam đã sớm triển khai Nghị định 30 và ban hành hệ thống quy chế văn thư, lưu trữ ngay từ năm 2021, đồng thời đưa công tác số hóa vào vận hành văn thư, lưu trữ cùng công tác quản trị. Đồng chí đề nghị cần tiếp tục tổ chức các chương trình tập huấn chuyên sâu, tạo diễn đàn chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ văn thư, hành chính và công nghệ thông tin, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong lưu trữ số.

Đồng chí Hoàng Ngọc Trung, Phó Tổng Giám đốc PVEP đề nghị cần tiếp tục đẩy mạnh quá trình số hóa tài liệu, đặc biệt là các công văn liên quan đến dự án, đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện sớm, đồng bộ, hiệu quả, chất lượng

Đồng chí Hoàng Ngọc Trung, Phó Tổng Giám đốc PVEP đề nghị cần tiếp tục đẩy mạnh quá trình số hóa tài liệu, đặc biệt là các công văn liên quan đến dự án, đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện sớm, đồng bộ, hiệu quả, chất lượng

Thay mặt Ban lãnh đạo PVEP, đồng chí Hoàng Ngọc Trung, Phó Tổng Giám đốc PVEP nhấn mạnh vai trò thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản trị và điều hành doanh nghiệp. Theo đồng chí, việc thực hiện đầy đủ, đúng quy trình và kịp thời công tác xử lý, lưu trữ văn bản đã góp phần quan trọng giúp Tổng công ty vận hành thông suốt, hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cấp thiết.

Phó Tổng Giám đốc PVEP đề nghị cần tiếp tục đẩy mạnh quá trình số hóa tài liệu, đặc biệt là các công văn liên quan đến dự án, đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện sớm, đồng bộ, hiệu quả, chất lượng. Các ban/Văn phòng PVEP cần tăng cường kết nối với các dự án trong và ngoài nước, phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý dự án để lưu trữ đúng quy định và bảo vệ tính pháp lý của hồ sơ dự án. Bên cạnh đó, cần khai thác hiệu quả các kho tài liệu hiện có, đảm bảo an ninh thông tin và quản lý vòng đời tài liệu một cách chặt chẽ. Đồng chí Hoàng Ngọc Trung yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong toàn PVEP cần tiếp tục được nâng cao cả về nhận thức và hành động, nhằm góp phần bảo vệ lợi ích Tổng công ty và là cơ sở bảo vệ chính mỗi cán bộ, đơn vị trong tình huống liên quan đến pháp lý.

Các đại biểu được nghe TS Nguyễn Thị Lan Anh trình bày, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác, góp phần số hóa lưu trữ văn thư tại Tổng công ty, đơn vị

Các đại biểu được nghe TS Nguyễn Thị Lan Anh trình bày, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác, góp phần số hóa lưu trữ văn thư tại Tổng công ty, đơn vị

Nhân dịp này, các đại biểu được nghe TS Nguyễn Thị Lan Anh - nguyên Trưởng Phòng Nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, nguyên giảng viên chính Học viện Hành chính Quốc gia, Bộ Nội vụ (nay là Học viện Hành chính và Quản trị công) - giảng dạy, giao lưu chia sẻ về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ chuyển đổi số. Hội thảo đã thu được nhiều ý kiến đóng góp, kiến nghị và chia sẻ về cách làm hay tại đơn vị, phòng, ban nơi cán bộ đang công tác.

Các đại biểu tặng hoa cảm ơn TS Nguyễn Thị Lan Anh vì những bài học, chia sẻ kinh nghiệm bổ ích

Các đại biểu tặng hoa cảm ơn TS Nguyễn Thị Lan Anh vì những bài học, chia sẻ kinh nghiệm bổ ích

Hằng Nga

Nguồn PetroTimes: https://petrovietnam.petrotimes.vn/nang-cao-nang-luc-nghiep-vu-cho-can-bo-lam-cong-tac-van-thu-luu-tru-tai-pvep-730436.html