Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức bằng mã định danh cá nhân từ 1/7/2026

Theo quy định mới, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn mã định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử để phục vụ công tác quản lý, tra cứu và khai thác dữ liệu. Hồ sơ điện tử gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được hình thành từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình quản lý.

Hồ sơ điện tử được lưu trữ theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập thông tin. Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử và sử dụng thống nhất mã định danh của hồ sơ này.

Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định hiện hành về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; nguồn dữ liệu tạo lập được lấy từ các cơ sở dữ liệu chính thức liên quan đến cá nhân. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thay đổi về thông tin cá nhân vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã cập nhật.

Ảnh minh họa

Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật các thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi có thông tin mới. Với dữ liệu phát sinh từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật và đồng bộ phải hoàn thành chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc.

Đối với dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia phối hợp định kỳ hằng tuần để đồng bộ, đối chiếu và cập nhật. Trường hợp hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, việc cập nhật có thể thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử.

Nghị định quy định thành phần hồ sơ điện tử được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Khi cần sử dụng hồ sơ giấy vì yêu cầu nghiệp vụ, cơ quan quản lý được phép trích xuất hồ sơ điện tử và chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; cá nhân không phải chuẩn bị lại các giấy tờ đã có trong hồ sơ điện tử.

Các cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cá nhân cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp. Khi phát hiện sai lệch, các bên có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh dữ liệu theo thẩm quyền.

Việc truy cập, khai thác hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện theo quy định của pháp luật và khi có sự đồng ý của cá nhân bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp phục vụ công tác cán bộ theo thẩm quyền. Các cơ quan, đơn vị có nghĩa vụ bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với hồ sơ, dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia và hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức phải triển khai các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụ để bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng, theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.

Văn Sang