Quy định chụp ảnh với công chứng viên nhằm hạn chế giả mạo, rủi ro:Kỳ 2: Bước tiến hợp lý, phù hợp với thực tế

Theo bà Phan Thị Mỹ Dung, quy định trên là một bước tiến hợp lý và phù hợp với thực tế hiện nay. Quy định này nhằm nâng cao tính an toàn, minh bạch trong hoạt động công chứng; đồng thời bảo vệ người dân khỏi các giao dịch rủi ro, góp phần củng cố niềm tin vào tính nghiêm minh của hoạt động công chứng.

Bởi, việc chụp ảnh khi công chứng sẽ trực tiếp giúp xác nhận đúng người, thời gian, địa điểm góp phần giảm nguy cơ giả mạo chữ ký hoặc hồ sơ không chính chủ. Quy định này sẽ giúp bảo vệ quyền và lợi ích của cả người yêu cầu công chứng lẫn công chứng viên. Hình ảnh lưu trữ giúp phòng ngừa các cáo buộc sai trái, gian lận trong trường hợp một trong các bên tham gia giao dịch sau đó lại nói rằng họ không ký vào văn bản đó, không có mặt tại thời điểm công chứng hoặc có người giả mạo họ để ký vào văn bản…

Thêm vào đó, quy định chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng cũng sẽ giúp chấn chỉnh được tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong ngành công chứng, khắc phục tình trạng tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định.

Quy định này còn tạo ra bằng chứng pháp lý rõ ràng, hỗ trợ tốt hơn trong giải quyết tranh chấp và phòng chống gian lận. Những hiệu quả mang lại cũng giúp nâng cao niềm tin của người dân khi tham gia giao dịch.

- Qua nắm bắt trên địa bàn, việc thực hiện quy định có thuận lợi không, có được các đối tượng chịu tác động như người dân, công chứng viên đồng tình, ủng hộ cao không, thưa bà?

Bà Phan Thị Mỹ Dung: Qua quá trình triển khai thực hiện tại địa phương, hầu hết người dân đều tỏ ra đồng tình, ủng hộ và cho rằng quy định này giúp tăng tính minh bạch, tránh bị giả mạo hoặc bị lợi dụng giấy tờ. Một số người còn chia sẻ họ cảm thấy an tâm hơn khi biết rằng hồ sơ công chứng có lưu ảnh trực tiếp của họ ký tên trên văn bản.

Tuy nhiên, cũng vẫn còn một số trường hợp không đồng ý bị chụp ảnh với nhiều lý do như họ không muốn bị lưu lại hình ảnh, sợ lộ thông tin cá nhân; một số người theo đạo họ không muốn lộ mặt. Cũng có trường hợp do ngoại hình có khiếm khuyết nên không muốn bị ghi hình ảnh của bản thân lại, bị tâm lý sợ hãi khi bị chụp hình…. Ngoài ra, chúng tôi cũng ghi nhận có trường hợp cho rằng họ đã ký và lăn tay vào văn bản rồi thì việc chụp hình là không cần thiết.

Trong những trường hợp này, công chứng viên giải thích rõ lý do và ý nghĩa của việc chụp ảnh cho người yêu cầu công chứng hiểu rằng chụp ảnh khi công chứng là một biện pháp xác minh nhân thân hỗ trợ pháp lý theo quy định của pháp luật, không phải yêu cầu tùy tiện. Sau khi được nghe giải thích kỹ về các lợi ích mà việc chụp hình khi công chứng mang lại, người dân đều đồng tình thực hiện.

Riêng đối với công chứng viên, các công chứng viên trên địa bàn tỉnh đều đánh giá cao quy định này vì hình ảnh là bằng chứng quan trọng nếu có khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp phát sinh. Nhiều công chứng viên nói việc này giúp họ yên tâm khi ký văn bản, giảm rủi ro bị tố cáo sai hoặc bị lừa bởi giấy tờ giả.

Công tác ghi hình khi công chứng để lưu hồ sơ. (Ảnh: H.Quý)

Bên cạnh đó, qua nắm bắt, việc thực hiện quy định chụp ảnh khi công chứng cũng đang gặp phải một số khó khăn trong quá trình triển khai như thiếu thiết bị phù hợp (máy ảnh rõ nét, hệ thống lưu trữ…), cần phải đầu tư làm phát sinh thêm chi phí không nhỏ cho Văn phòng công chứng. Trong một số trường hợp, không gian văn phòng không đảm bảo, không đủ ánh sáng, chỗ chụp không riêng tư… cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện quy định.

Đồng thời, cũng có ý kiến công chứng viên băn khoăn việc phải tuân thủ quy định đảm bảo nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định tại Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể tiềm ẩn rủi ro trong tương lai.

- Có ý kiến phản ánh một số vướng mắc, như những trường hợp không thể chụp ảnh với những người đang bị tạm giam, tạm giữ, chấp hành thi hành án phạt tù hay những người đang làm nhiệm vụ tại các cơ quan như công an, quân đội. Bởi lẽ, có nơi cấm mang các trang thiết bị ghi âm, ghi hình vào. Tại tỉnh Tây Ninh có ghi nhận trường hợp này hay không, thưa bà? Theo bà, đâu là giải pháp để tháo gỡ những vướng mắc này?

Bà Phan Thị Mỹ Dung: Từ ngày 1/7/2025 đến nay, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh chưa phát sinh hồ sơ công chứng tại các cơ quan không cho chụp hình ảnh như trại tam giam, tạm giữ, bệnh viện (đối với bệnh nhân đang nguy cấp)…

Tuy nhiên, qua trao đổi với một số cán bộ trại tạm giam, tạm giữ, người trực khoa cấp cứu thì công chứng viên được thông tin rằng muốn chụp ảnh phải có kế hoạch làm việc theo vụ việc hoặc theo năm; nêu rõ quy định pháp luật về việc chụp hình, cam kết về việc sử dụng hình ảnh,để họ đối chiếu với quy định pháp luật của ngành họ, từ đó họ có cơ sở để trình lãnh đạo xem xét quyết định. Nhìn chung, việc chụp ảnh tại các cơ quan này là rất khó khăn.

Để đảm bảo quyền lợi của người yêu cầu công chứng tại các cơ quan, đơn vị, khu vực không được chụp hình ảnh, chúng tôi kiến nghị 2 phương án.

Phương án 1, các bộ, ngành liên quan cần thiết ban hành hướng dẫn liên ngành về việc chụp ảnh khi công chứng, trong đó nêu rõ người chụp ảnh (người của tổ chức hành nghề công chứng, hay người của nơi người yêu cầu công chứng đang bị giam giữ, hoặc người của tổ chức nơi người yêu cầu công chứng khám chữa bệnh, chi phí của việc chụp ảnh, số lương ảnh in ra, cơ quan có thẩm quyền lưu file hình ảnh…).

Phương án 2, không phải chụp ảnh người yêu cầu công chứng trong những trường hợp này. Bởi, theo quy định của Luật công chứng 2024, tại Điều 42 Công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn và Điều 43 Công chứng giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì trong trình tự thực hiện đều không có quy định về việc chụp ảnh công chứng mà việc chụp ảnh công chứng chỉ được quy định tại đoạn 2 khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng.

Bên cạnh đó, tại Điều 67 Luật công chứng quy định: “1. Hồ sơ công chứng bao gồm: bản gốc văn bản công chứng; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này; giấy tờ liên quan khác”.

Như vậy, không phải trường hợp nào cũng phải có ảnh người yêu cầu công chứng ký trước mặt công chứng viên. Đó là lý do chúng ta kiến nghị nên có quy định để các công chứng viên, người yêu cầu công chứng được lựa chọn Phương án 2 đối với trường hợp người yêu cầu công chứng ở những nơi không chụp ảnh được.

- Trân trọng cảm ơn bà!

Minh Ngọc