Quy định mới: Trả lương từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được tính chi phí hợp lý

Theo quy định tại Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ, quy định về xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đã có sự thay đổi quan trọng.

Theo đó, ngoài việc khoản chi phải thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, điều kiện về hình thức thanh toán đã được siết chặt hơn. Cụ thể, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác (bao gồm tiền lương, tiền công) có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp phải chuyển khoản khi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên mới được trừ chi phí khi tính thuế TNDN.

Điều này đồng nghĩa với việc, dù doanh nghiệp trả lương đúng và đủ, người lao động đã ký nhận, nhưng nếu chi trả bằng tiền mặt cho các khoản từ 5 triệu đồng trở lên thì toàn bộ chi phí này sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ khi quyết toán, dẫn đến số thuế TNDN phải nộp tăng cao.

Trên các diễn đàn kế toán, quy định này đang gây xôn xao, đặc biệt với các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động thời vụ. Nhiều ý kiến lo ngại rủi ro bị truy thu thuế do thói quen trả lương tiền mặt vẫn còn phổ biến.

Trước băn khoăn của nhiều đơn vị như Công ty TNHH Kiểm toán ES, Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành... về việc áp dụng quy định này, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) vừa có văn bản trả lời chính thức.

Cơ quan quản lý cho biết ngoài các khoản chi bị loại theo quy định, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ chi phí nếu khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; đồng thời, đối với các khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, Bộ Tài chính dẫn quy định tại Nghị định số 181/2025, theo đó đây là các chứng từ chứng minh việc thanh toán qua các phương thức không dùng tiền mặt theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán, đồng thời có hướng dẫn cụ thể đối với một số trường hợp đặc thù.

Đáng chú ý, các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Thời điểm áp dụng từ ngày 15/12/2025, và áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2025.

Trên cơ sở các quy định nêu trên, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí khẳng định, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định và không thuộc các khoản chi bị loại, thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp cần lưu ý đặc biệt về khái niệm "thanh toán không dùng tiền mặt". Theo các chuyên gia thuế và quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế GTGT): Chứng từ hợp lệ thường là Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng.

Ngoài ra, các chuyên gia lưu ý: Việc bên chi trả mang tiền mặt nộp trực tiếp vào tài khoản của người nhận không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.

Do đó, các doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát quy trình thanh toán lương, chuyển đổi sang hình thức chuyển khoản ngân hàng đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lý của chi phí khi quyết toán thuế.

Thanh Hoa