Quy trình điện tử giải quyết thủ tục Thu, nộp đảng phí

QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC THU, NỘP ĐẢNG PHÍ

(Kèm theo Quyết định số 762-QĐ/VPTW, ngày 31/10/2026

của Văn phòng Trung ương Đảng)

-----

I- Thông tin chung

1. Phạm vi triển khai của Quy trình

Quy trình này hướng dẫn đảng viên và tổ chức đảng trong nước thực hiện việc tra cứu nghĩa vụ, nộp đảng phí trên môi trường điện tử và xử lý các tình huống thường gặp trong quá trình thực hiện.

2. Căn cứ: Quy định số 338-QĐ/TW, ngày 09/7/2025 của Ban Bí thư về thủ tục hành chính của Đảng trên môi trường điện tử; Quy định số 01-QĐ/TW, ngày 03/02/2026 của Bộ Chính trị về chế độ đảng phí và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

3. Nguyên tắc thực hiện

Công khai, minh bạch thông tin về nghĩa vụ và trạng thái nộp đảng phí; không yêu cầu kê khai lại dữ liệu đã có; bảo đảm quyền phản ánh, tra soát, điều chỉnh của đảng viên; theo dõi, thông báo rõ kết quả giao dịch, không yêu cầu nộp lại khi giao dịch trước chưa được xác định kết quả. Việc nộp, miễn, giảm, đóng trước hoặc chậm đóng thực hiện theo quy định.

4. Thời hạn thực hiện

Hệ thống mở đợt thu chính hằng tháng từ 00h00 ngày 06 hằng tháng, theo giờ Việt Nam. Việc ghi nhận nộp tiền, phân bổ cho chi bộ và phân bổ cho tổ chức đảng cấp trên thực hiện theo các mốc tại Mục II và Mục III; không áp dụng một thời hạn giải quyết chung cho toàn bộ quy trình.

II- Quy trình thực hiện

* Diễn giải:

Bước 1. Đăng nhập hệ thống

Đảng viên đăng nhập vào Hệ thống giải quyết Thu, nộp đảng phí của Đảng (sau đây gọi tắt là Hệ thống) hoặc qua ứng dụng di động VNeID, sổ tay đảng viên, ứng dụng di động của Hệ thống.

Bước 2. Hệ thống xác định và thông báo số đảng phí phải nộp

- Hệ thống đối chiếu thông tin đảng viên, nhóm đối tượng, tổ chức đang sinh hoạt, thời điểm có hiệu lực và dữ liệu liên quan từ CSDL đảng viên, BHXH Việt Nam và các nguồn chính thức được kết nối. Đảng viên chỉ cập nhật trạng thái khi có thay đổi hoặc đề nghị sửa thông tin chưa đúng; việc thay đổi phải có căn cứ và lưu vết.

- Hệ thống xác định số phải nộp trên cơ sở dữ liệu áp dụng cho từng nhóm:

+ Đảng viên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc: Sử dụng tiền lương đóng BHXH của tháng trước liền kề do BHXH Việt Nam cung cấp làm căn cứ tính.

+ Đảng viên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đang hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản: Sử dụng mức hưởng trợ cấp ốm đau thai sản do BHXH Việt Nam cung cấp làm căn cứ tính.

+ Đảng viên hưởng lương hưu: sử dụng mức lương hưu được hưởng của đảng viên do BHXH Việt Nam cung cấp làm căn cứ tính.

+ Đảng viên là học sinh, sinh viên: xác minh thông tin do BHXH Việt Nam cung cấp làm căn cứ tính.

+ Các nhóm còn lại trong phạm vi áp dụng: Hệ thống căn cứ nhóm đối tượng, tuổi, địa bàn, điều kiện hưởng chính sách và các tiêu chí đã được xác minh để áp dụng mức tương ứng. Nếu sau khi khai thác dữ liệu BHXH và áp dụng các mức trong Quy định số 01-QĐ/TW vẫn chưa xác định được số phải nộp, hoặc hiển thị bằng 0 do thiếu căn cứ, Hệ thống chuyển trường hợp cần xác minh sang Bước 3. Đảng viên có ý kiến khác với thông báo cũng thực hiện Bước 3, kèm số tiền Hệ thống tính, số đề nghị (nếu có), ý kiến và tài liệu minh chứng.

Hệ thống gửi thông báo hằng tháng về kỳ nộp, số phải nộp, nhóm đối tượng, căn cứ tính và trạng thái nghĩa vụ. Nếu đã xác định được số phải nộp hợp lệ và đảng viên đồng ý thì chuyển thẳng từ Bước 2 sang Bước 4.

Nguyên tắc cập nhật và tạo nghĩa vụ hằng tháng:

- Hệ thống tự động tạo một nghĩa vụ duy nhất cho mỗi đảng viên trong mỗi kỳ, gắn mã định danh đảng viên, kỳ thanh toán, phiên bản căn cứ tính và tổ chức đảng quản lý. Nghĩa vụ được cập nhật khi dữ liệu nguồn hoặc trạng thái có hiệu lực thay đổi, kể cả khi số phải nộp khác tháng trước.

- Theo lịch liên thông dữ liệu được thống nhất với BHXH Việt Nam, Hệ thống tiếp nhận dữ liệu phục vụ kỳ thu vào ngày 05 hằng tháng, kiểm tra và tính nghĩa vụ trước khi mở thu lúc 00h00 ngày 06.

- Với các hồ sơ nếu sau khi khai thác dữ liệu BHXH và áp dụng các mức trong Quy định vẫn chưa xác định được số phải nộp sẽ căn cứ vào mức đóng của tháng trước liền kề để gợi ý thực hiện.

Bước 3.Cán bộ phụ trách đảng phí của chi bộxem xét trường hợp chưa xác định được hoặc có đề nghị điều chỉnh số phải nộp

Cán bộ phụ trách đảng phí của chi bộ tiếp nhận hồ sơ gửi yêu cầu điều chỉnh của đảng viên. Trong thời gian xử lý, nghĩa vụ ở trạng thái "Chờ xem xét" đảng viên không thực hiện được nghĩa vụ thanh toán đảng phí.

Cán bộ kiểm tra căn cứ, đối chiếu dữ liệu; xác nhận số đã tính hoặc điều chỉnh số phải nộp. Mọi thay đổi ghi rõ lý do, căn cứ, người thực hiện, thời điểm và giá trị trước/sau.

Bước 4. Chấp thuận số phải nộp và lựa chọn phương thức thanh toán

Trước khi thanh toán, Hệ thống hiển thị số phải nộp cuối cùng, kỳ nộp, căn cứ tính, đối tượng được nộp và phương thức thanh toán. Nếu Đảng viên chấp thuận số tiền thì nhấn "Nộp đảng phí"; nếu chưa đồng ý thì nhấn nút "Đề nghị xem xét" kèm theo ý kiến, tài liệu minh chứng về Bước 3.

- Chủ động nộp cho bản thân: Đảng viên lựa chọn nghĩa vụ đến hạn và thanh toán toàn bộ số phải nộp từ tài khoản ngân hàng của mình theo hướng dẫn của Hệ thống.

- Đảng viên nộp hộ người khác: Người nộp lựa chọn tra cứu thông tin của đảng viên qua 3 giá trị (số CCCD, họ tên, ngày sinh), kiểm tra danh tính, kỳ nộp và số phải nộp đã được xác nhận và thanh toán toàn bộ số phải nộp từ tài khoản ngân hàng của mình theo hướng dẫn của Hệ thống.

- Uỷ quyền ngân hàng tự động trích nợ: Chủ tài khoản thực hiện xác lập uỷ quyền hợp lệ với ngân hàng liên kết để tự động trích nợ tài khoản thanh toán tiền đóng đảng phí. Định kỳ từ ngày 10 hằng tháng, trong thời gian uỷ quyền còn hiệu lực, hệ thống thực hiện trích nợ theo số tiền đảng phí phải nộp của đảng viên. Sau khi thực hiện giao dịch, hệ thống thông báo kết quả cho đảng viên; trường hợp giao dịch thành công, thông báo xác nhận đã trích nợ và nộp đảng phí thành công; trường hợp giao dịch không thành công, thông báo rõ lý do để đảng viên biết và thực hiện các bước tiếp theo theo quy định.

Bước 5. Nhận kết quả đóng đảng phí và biên lai đóng đảng phí

Khi nhận thông báo xác thực của ngân hàng/đơn vị cung ứng dịch vụ xác nhận tiền đã ghi "Có" hợp lệ vào tài khoản tiếp nhận của trung gian thanh toán, Hệ thống cập nhật trạng thái "Đã nộp", khoá thanh toán nghĩa vụ đó, phát hành biên lai/chứng từ điện tử và gửi thông báo về tài khoản đảng viên trên phần mềm. Khi nộp hộ, thông báo kết quả cho cả người nộp và đảng viên được nộp.

III- Quy trình phân bổ và trích nộp đảng phí trên hệ thống

1. Điều kiện để hệ thống phân bổ được đảng phí

Để hệ thống phân bổ được đảng phí theo đúng quy định, với mỗi tổ chức đảng trên hệ thống cần thực hiện cấu hình 2 nội dung sau trên hệ thống:

- Phải khai báo, xác thực tài khoản ngân hàng (yêu cầu phải là tài khoản ngân hàng của tổ chức và mỗi đơn vị có 1 tài khoản ngân hàng).

- Phải xác nhận tỉ lệ phân bổ đảng phí cho mỗi tổ chức đảng.

2. Quy trình thực hiện

2.1. Quy trình phân bổ cho các chi bộ

* Diễn giải:

Bước 1. Nộp đảng phí

Đảng viên thực hiện đóng đảng phí thành công, ngày đảng viên nộp đảng phí được tính là ngày T, số tiền đảng phí sẽ được chuyển vào tài khoản của trung gian thanh toán nhằm phục vụ công tác kiểm tra, đối soát và xác nhận giao dịch trước khi thực hiện phân bổ/trích nộp.

Bước 2. Phân bổ/trích nộp đảng phí cho chi bộ

- Hệ thống kiểm tra đơn vị đã đủ điều kiện để thực hiện phân bổ hay chưa; nếu đủ điều kiện hệ thống sẽ gom toàn bộ số tiền của hồ sơ đã đóng đảng phí trong 03 ngày: T; T+1; T+2 thành số tổng để tự động tính toán số tiền phải phân bổ/trích nộp tương ứng về cho các chi bộ theo tỉ lệ chi bộ đã xác nhận.

Bước 3. Chuyển tiền phân bổ/trích nộp về chi bộ

- Hệ thống sẽ thực hiện gửi thông tin phân bổ/trích nộp sang hệ thống trung gian thanh toán. Sau khi nhận được thông tin phân bổ từ Hệ thống, trung gian thanh toán sẽ thực hiện chuyển số tiền tương ứng về các tài khoản của chi bộ theo số tài khoản ngân hàng đã khai báo trên hệ thống.

Trường hợp thực hiện phân bổ nếu việc chuyển không thành công, hệ thống sẽ thực hiện tra soát và thông báo nguyên nhân không thành công, sau đó sẽ thực hiện lại lệnh đi tiền cho chi bộ bị lỗi.

Bước 4.Cập nhật trạng thái

Sau khi lệnh chuyển tiền của ngân hàng thành công, trung gian thanh toán sẽ ghi nhận lại trạng thái phân bổ thành công cập nhật lại trên Hệ thống để cập nhật thông tin phân bổ thành công cho chi bộ.

2.2. Quy trình phân bổ cho các tổ chức đảng cấp trên

* Diễn giải:

Bước 1. Tính toán số tiền đảng phí phân bổ cho các tổ chức đảng cấp trên chi bộ

Hệ thống kiểm tra đơn vị đã đủ điều kiện để thực hiện phân bổ hay chưa; nếu đủ điều kiện, trong thời gian T+10, hệ thống sẽ tổng hợp toàn bộ số tiền đảng phí còn lại (sau khi đã phân bổ cho các chi bộ) để thực hiện tính toán số tiền phân bổ về từng tổ chức đảng cấp trên theo tỉ lệ phân bổ đã được xác nhận.

Bước 2. Chuyển tiền phân bổ/trích nộp về các tổ chức đảng cấp trên chi bộ

Hệ thống sẽ thực hiện gửi thông tin phân bổ/trích nộp sang hệ thống trung gian thanh toán. Sau khi nhận được thông tin phân bổ từ Hệ thống, trung gian thanh toán sẽ thực hiện chuyển số tiền tương ứng về các tài khoản của tổ chức đảng cấp trên của chi bộ theo số tài khoản ngân hàng đã khai báo trên hệ thống (gồm: đảng uỷ bộ phận; đảng uỷ trực thuộc cơ sở; đảng uỷ cơ sở; tỉnh uỷ/thành uỷ/đảng uỷ trực thuộc Trung ương).

Trường hợp phát sinh một số lỗi như tài khoản nhận tiền không hợp lệ, hệ thống ngân hàng gián đoạn, lệnh chuyển tiền chưa thành công hoặc có sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống, trung gian thanh toán sẽ tạm dừng trạng thái phân bổ đối với giao dịch liên quan, đồng thời ghi nhận nhật ký xử lý. Trong thời gian chưa hoàn tất việc xử lý, số tiền giao dịch tiếp tục được quản lý tại tài khoản trung gian thanh toán nhằm bảo đảm an toàn dòng tiền và tránh phát sinh thất thoát.

Bước 3. Cập nhật trạng thái

Sau khi lệnh chuyển tiền của ngân hàng thành công, trung gian thanh toán sẽ ghi nhận lại trạng thái phân bổ thành công cập nhật lại trên Hệ thống để cập nhật thông tin phân bổ thành công cho từng đảng bộ.

IV- Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thu, nộp đảng phí

1. Nguyên tắc kiểm soát và đối soát giao dịch

- Mỗi giao dịch thu, nộp đảng phí được xác định bằng mã hồ sơ duy nhất và được ghi nhận, cập nhật trạng thái xuyên suốt quá trình từ khi đảng viên thực hiện thanh toán đến khi giao dịch được xác nhận, đối soát và phân bổ cho tổ chức đảng.

- Hệ thống không thực hiện ghi nhận hoặc xử lý thanh toán trùng đối với cùng một nghĩa vụ đảng phí. Trường hợp phát sinh giao dịch có dấu hiệu thanh toán trùng, giao dịch được chuyển sang trạng thái chờ kiểm tra, đối soát trước khi tiếp tục xử lý.

- Việc tra soát, đối soát giao dịch được thực hiện trên cơ sở thông tin, dữ liệu giao dịch tương ứng giữa hệ thống, ngân hàng/trung gian thanh toán và tổ chức đảng; bảo đảm xác định được trạng thái và kết quả xử lý của từng giao dịch.

2. Xử lý các tình huống phát sinh

a) Trường hợp 1: Đảng viên đóng thừa đảng phí so với số phải nộp

- Trường hợp đảng viên đóng thừa đảng phí so với số phải nộp, đảng viên gửi yêu cầu hoàn tiền; trung gian thanh toán thực hiện hoàn trả số tiền đóng thừa theo quy trình. Điều kiện để đảng viên gửi yêu cầu hoàn tiền gồm:

+ Các hồ sơ đảng phí phải chưa thực hiện phân bổ đảng phí (tiền đảng phí nộp vẫn đang nằm ở tài khoản trung gian thanh toán).

+ Các hồ sơ đảng viên tự đóng đảng phí hoặc đảng viên đóng hộ đảng phí cho một đảng viên khác.

- Quy trình thực hiện:

* Diễn giải:

Bước 1. Đảng viên gửi yêu cầu hoàn tiền

Khi phát hiện nộp thừa đảng phí so với số phải nộp, đảng viên thực hiện tạo yêu cầu hoàn tiền trên Hệ thống và kê khai đầy đủ thông tin liên quan gồm mã giao dịch, số tiền đề nghị hoàn, lý do hoàn tiền, tài khoản nhận hoàn tiền và các tài liệu liên quan (nếu có) để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và xử lý hoàn tiền theo quy định.

Hệ thống tiếp nhận và chuyển yêu cầu đến bí thư chi bộ hoặc đảng viên được phân công theo dõi đảng phí của chi bộ để xem xét xử lý.

Bước 2. Tổ chức đảng kiểm tra, phê duyệt yêu cầu hoàn tiền

Bí thư chi bộ hoặc cán bộ được phân công thực hiện kiểm tra thông tin đảng viên, trạng thái giao dịch, số tiền đã nộp, số tiền phải nộp theo quy định nhằm bảo đảm việc xem xét, phê duyệt yêu cầu hoàn tiền được thực hiện chính xác, đầy đủ và đúng quy định.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, người có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu hoàn tiền trên hệ thống; trường hợp không hợp lệ thì từ chối và nêu rõ lý do.

Bước 3. Trung gian thanh toán thực hiện hoàn tiền

Căn cứ lệnh hoàn tiền điện tử đã được phê duyệt, trung gian thanh toán thực hiện đối soát trạng thái giao dịch, kiểm tra số tiền đang được quản lý tại tài khoản trung gian hoặc tình trạng phân bổ của khoản tiền đã thu, đồng thời thực hiện hoàn tiền cho đảng viên theo thông tin tài khoản đã đăng ký, bảo đảm việc hoàn trả được thực hiện chính xác, an toàn và có đầy đủ dữ liệu phục vụ công tác theo dõi, đối chiếu.

Bước 4. Cập nhật tình trạng hoàn tiền

Sau khi hoàn tất, kết quả hoàn tiền được cập nhật về Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính để lưu vết, đối soát và phục vụ tra cứu, thông tin đảng phí được cập nhật tương ứng với số tiền sau khi đã hoàn tiền, thông báo hoàn tiền thành công sẽ được gửi lại cho Đảng viên.

b) Trường hợp 2: Trường hợp đảng viên đã chuyển tiền nhưng hệ thống chưa ghi nhận thành công

Trường hợp đảng viên đã hoàn thành giao dịch nộp đảng phí nhưng hệ thống chưa ghi nhận giao dịch thành công, trong vòng 01 ngày, hệ thống sẽ thực hiện đối soát giao dịch giữa ngân hàng và trung gian thanh toán. Trường hợp xác định khoản tiền nộp đảng phí đã được chuyển về tài khoản của trung gian thanh toán thì hệ thống cập nhật trạng thái giao dịch thành công cho hồ sơ; trường hợp xác định khoản tiền chưa được chuyển về tài khoản của trung gian thanh toán thì thực hiện yêu cầu ngân hàng hoàn lại khoản tiền đảng phí đã trừ cho đảng viên.

Quy trình thực hiện như sau:

* Diễn giải:

Bước 1. Đảng viên kiểm tra và gửi yêu cầu tra soát giao dịch

Trường hợp đảng viên đã thực hiện thanh toán thành công và tài khoản ngân hàng đã ghi nhận trừ tiền nhưng Hệ thống chưa cập nhật trạng thái "đã nộp đảng phí", đảng viên không thực hiện thanh toán lại để tránh phát sinh giao dịch trùng lặp.

Đảng viên thực hiện kiểm tra lại trạng thái giao dịch trên hệ thống sau thời gian đồng bộ dữ liệu; trường hợp giao dịch vẫn chưa được cập nhật, đảng viên gửi yêu cầu tra soát gồm mã giao dịch, thời gian thanh toán, số tiền đã thanh toán và ảnh chụp hoặc thông tin xác nhận giao dịch từ ngân hàng (nếu có).

Bước 2. Đốt soát giao dịch xác định giao dịch thành công hay lỗi

Sau khi ghi nhận thông tin giao dịch chưa cập nhật Hệ thống kiểm tra dữ liệu đồng bộ từ trung gian thanh toán nhằm xác định giao dịch đã được ngân hàng ghi nhận thành công hay chưa, trường hợp giao dịch đã được xác nhận hợp lệ nhưng lỗi phát sinh do chậm đồng bộ dữ liệu, cán bộ thực hiện cập nhật hoặc đồng bộ lại trạng thái giao dịch trên hệ thống.

Trường hợp không thể xử lý bằng nghiệp vụ kỹ thuật thông thường hoặc chưa xác định được trạng thái giao dịch, yêu cầu tra soát được chuyển sang trung gian thanh toán để thực hiện đối soát với ngân hàng hoặc cổng thanh toán liên quan.

Trung gian thanh toán thực hiện kiểm tra nhật ký giao dịch, đối chiếu mã giao dịch điện tử, xác nhận trạng thái dòng tiền thực tế và xác định giao dịch thuộc trường hợp thành công, thất bại hoặc đang trong trạng thái treo chờ xử lý.

Bước 3. Cập nhật trạng thái giao dịch

Trên cơ sở kết quả đối soát, trung gian thanh toán gửi dữ liệu xác nhận về Hệ thống để cập nhật trạng thái "đã hoàn thành" đối với các giao dịch hợp lệ, gửi yêu cầu hoàn tiền cho đảng viên đến ngân hàng trừ tiền đối với các giao dịch phát sinh lỗi hoặc tiếp tục theo dõi, xử lý đối với các giao dịch chưa hoàn tất nhằm bảo đảm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và hạn chế phát sinh thất thoát trong quá trình xử lý giao dịch điện tử.

c) Trường hợp 3: Đảng viên nộp thiếu đảng phí các tháng trước

Trường hợp đảng viên nộp đảng phí chưa đủ so với số phải nộp theo quy định, số tiền còn thiếu được xác định để thực hiện truy thu, nộp bổ sung vào kỳ nộp đảng phí tiếp theo, cụ thể như sau:

* Diễn giải:

Bước 1. Xác định thông tin đảng phí truy thu/giảm trừ tại tháng hiện tại

Đối với đảng viên có mức đóng đảng phí được xác định theo dữ liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp: Trường hợp trong kỳ nộp đảng phí phát sinh dữ liệu lịch sử liên quan đến việc điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội, hệ thống tự động tính toán, xác định số tiền đảng phí phải truy thu hoặc giảm trừ tương ứng với các tháng có liên quan. Số tiền truy thu hoặc giảm trừ được tổng hợp để đảng viên thực hiện nộp hoặc được giảm trừ trong kỳ nộp đảng phí đang thực hiện.

- Đối với đảng viên không thuộc đối tượng xác định mức đóng đảng phí theo dữ liệu của hệ thống bảo hiểm xã hội: Trường hợp đảng viên tự xác định số tiền đảng phí đã nộp còn thiếu so với quy định, đảng viên chủ động gửi yêu cầu đề nghị xem xét, điều chỉnh mức đóng đảng phí của kỳ đang thực hiện, trong đó nêu rõ số tiền đề nghị nộp bổ sung và lý do nộp bù đảng phí.

Sau khi được Bí thư hoặc đảng viên được phân công theo dõi đảng phí xem xét, phê duyệt, đảng viên thực hiện nộp bổ sung số tiền đảng phí còn thiếu trong kỳ phát sinh giao dịch truy thu, nộp bù.

Bước 2. Nộp đảng phí

Đảng viên thực hiện nộp đảng phí theo quy trình thông thường bao gồm khoản đảng phí của tháng thực hiện và khoản truy thu/ giảm trừ đã được xác định, phê duyệt.

Bước 3. Phân bổ đảng phí

Việc ghi nhận, phân bổ số tiền đảng phí truy thu, nộp bù được thực hiện vào tháng phát sinh giao dịch truy thu, nộp bù, không phân bổ ngược về các tháng trước đó đã hoàn thành việc khoá sổ, nhằm bảo đảm tính ổn định của dữ liệu và tránh phát sinh thêm giao dịch đối với các tháng đã khoá sổ.