Rà soát, hoàn thiện vị trí việc làm: Hướng dẫn thực hành đối chiếu dữ liệu tại địa phương

I. LƯU Ý KHI PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN

1. Mục đích và nguyên tắc phân nhóm. Phân nhóm địa bàn theo 04 nhóm để nhận diện, so sánh sự khác biệt về nhiệm vụ, quy mô phục vụ và điều kiện thực hiện ở cấp tỉnh, cấp xã, làm căn cứ rà soát vị trí việc làm và giải trình nhu cầu nhân lực. Việc phân nhóm không thay thế đo lường khối lượng công việc, không phải mức định biên hoặc hệ số tự động tăng, giảm biên chế. Danh sách địa phương và tiêu chí chi tiết dưới đây là phương án nghiên cứu từ hồ sơ sơ kết, cần được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận trước khi sử dụng chính thức.

2. Khung phân nhóm để nghiên cứu, đối chiếu. Việc phân tích đặc điểm địa bàn có thể tham khảo các nhóm sau; cấp tỉnh và cấp xã được xác định theo phạm vi, điều kiện thực tế tương ứng, không mặc nhiên áp một nhóm cấp tỉnh cho mọi xã, phường trên địa bàn:

(1) Đối với cấp tỉnh, nghiên cứu, đối chiếu đặc điểm địa bàn theo 04 nhóm: (i) Đô thị đặc biệt, (ii) Đô thị, (iii) Đồng bằng, (IV) Miền núi. Việc xác định nhóm phải căn cứ phạm vi, đặc điểm và dữ liệu đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận; không sử dụng danh sách địa phương chưa kiểm chứng như phân loại chính thức.

(2) Đối với cấp xã, nhận diện đặc điểm địa bàn theo 04 nhóm: (i) Nhóm Đô thị đặc biệt (Đặc trưng nhận diện: Phường/xã lõi hoặc phụ cận đô thị đặc biệt; mật độ dân cư cao; dân số tạm trú, vãng lai lớn; nhiều cơ quan, doanh nghiệp, bệnh viện, trường học, di sản, du lịch, tài chính, thương mại, dịch vụ), (ii) Nhóm Đô thị (Đặc trưng nhận diện: Phường/xã đô thị, đô thị vệ tinh, khu công nghiệp, khu dịch vụ, địa bàn đô thị hóa nhanh; áp lực đất đai, xây dựng, hạ tầng, giao thông, môi trường), (iii) Nhóm đồng bằng (Đặc trưng nhận diện: Xã sản xuất nông nghiệp, làng nghề, dịch vụ nông thôn, hợp tác xã, cụm công nghiệp nhỏ, du lịch cộng đồng, nông thôn mới), (iv) Nhóm miền núi (Đặc trưng nhận diện: Địa bàn rộng, dân cư thưa, giao thông khó, yếu tố dân tộc, tôn giáo, biên giới, biển đảo, thiên tai, an ninh, an sinh; chi phí phục vụ cao).

3. Cách vận dụng trong 08 bước. Ở Bước 1, xác định nhóm địa bàn và ghi nhận đặc điểm có tác động đến nhiệm vụ, công việc, sản phẩm, điều kiện thực hiện; ở Bước 5, đối chiếu yêu cầu về sản phẩm, trách nhiệm và năng lực của vị trí việc làm, không hình thành vị trí riêng chỉ vì khác nhóm địa bàn; ở Bước 6, lượng hóa hoặc giải trình những tác động có minh chứng đối với sản lượng, thời gian di chuyển, mức độ phức tạp, chế độ trực và yêu cầu hiện diện; ở Bước 7, đối chiếu nhân lực hiện có, khả năng cơ cấu lại, điều chuyển và dùng chung trước khi đề xuất biên chế. Số liệu phải có kỳ, phạm vi, nguồn và cơ quan xác nhận.

4. Ví dụ minh họa (không phải định mức). Hai xã có cùng danh mục nhiệm vụ và số dân nhưng một xã có địa bàn rộng, dân cư phân tán, nhiều điểm phục vụ xa trung tâm thì có thể phát sinh thêm thời gian di chuyển, yêu cầu hiện diện và phối hợp; chỉ tính phần đã được khảo sát, xác nhận, không cộng một tỷ lệ biên chế cố định. Ngược lại, một phường có diện tích nhỏ nhưng dân cư đông, nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh và khối lượng hồ sơ lớn thì phải căn cứ sản lượng, độ phức tạp và thời gian xử lý thực tế. Đặc điểm địa bàn không làm thay đổi thẩm quyền giao biên chế và không thay thế ba phương pháp xác định nhu cầu nhân lực.

5. Thông tin cần ghi và kiểm chứng. Hồ sơ phân tích địa bàn tối thiểu thể hiện nhóm địa bàn dùng để tham chiếu; quy mô dân số, diện tích, phân bố dân cư và điều kiện giao thông (nếu có tác động); nhiệm vụ, công việc, sản phẩm chịu tác động; số lượng, thời gian hoặc yêu cầu bố trí nhân lực phát sinh; nguồn dữ liệu, người xác nhận. Trường hợp chỉ có nhận định định tính thì ghi riêng để tiếp tục xác minh, không chuyển thành hệ số tăng hoặc giảm biên chế.

II. HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH ĐỐI CHIẾU DỮ LIỆU TẠI ĐỊA PHƯƠNG

Phần này hướng dẫn cách kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các biểu đã kê khai của địa phương, làm rõ phạm vi, kỳ thống kê và nguồn trước khi xác định nhu cầu nhân lực.

Số liệu được sử dụng theo phạm vi, kỳ thống kê và cách xác định của từng biểu mẫu. Trường hợp có sự khác nhau giữa các biểu, phải kiểm tra, làm rõ nguyên nhân và xác nhận với cơ quan cung cấp trước khi tổng hợp; không tự điều chỉnh số liệu để bảo đảm thống nhất về mặt hình thức.

Những chênh lệch giữa biểu tổng hợp và danh mục chi tiết phải được cơ quan cung cấp xác nhận; số liệu chưa xác nhận lưu trong hồ sơ kiểm chứng hoặc tài liệu làm điểm, không sử dụng để tính nhu cầu nhân lực.

1. Xác định nguồn và phạm vi số liệu

Khi sử dụng số liệu đã kê khai, cơ quan, đơn vị cần xác định rõ tên biểu, đơn vị báo cáo, cấp hành chính, phạm vi nhiệm vụ, kỳ thống kê và nội dung của từng chỉ tiêu. Số liệu ở các biểu khác nhau chỉ được tổng hợp, so sánh khi có cùng phạm vi và cách tính.

Ví dụ cách xử lý: đối với hai bảng có tổng số nhiệm vụ khác nhau, trước hết so sánh mã nhiệm vụ, cấp hành chính, đơn vị báo cáo, kỳ và cách xác định nhiệm vụ; chỉ kết luận chênh lệch khi cùng phạm vi thống kê.

2. Đối chiếu số liệu giữa các biểu

Đối với những số liệu có sự khác nhau giữa biểu tổng hợp và biểu chi tiết, trước hết phải kiểm tra phạm vi thống kê, cách xác định nhiệm vụ, đơn vị báo cáo và kỳ thống kê.

Trường hợp hai bảng có tổng số nhiệm vụ khác nhau, phải xác định rõ có cùng phạm vi, kỳ và đơn vị thống kê hay không. Khác phạm vi thì ghi riêng, không cộng gộp; cùng phạm vi mà số liệu khác nhau thì yêu cầu đầu mối cung cấp đối chiếu từng mã và xác nhận kết quả.

Kết quả đối chiếu phải ghi rõ nguồn số liệu, nguyên nhân khác nhau, số liệu được xác nhận và nội dung cần tiếp tục xử lý. Không tự cộng, trừ hoặc điều chỉnh số liệu để làm cho các biểu thống nhất về hình thức.

Biểu sử dụng: Biểu A1 để đối chiếu nhiệm vụ, nguồn số liệu, phạm vi, kỳ thống kê và trạng thái xác nhận; sử dụng Phụ lục V và VI.

3. Sử dụng số liệu đã kê khai để xác định nhu cầu nhân lực

Trên cơ sở số liệu đã được rà soát, đối chiếu, cơ quan cấp tỉnh lựa chọn một cơ quan, đơn vị hoặc xã, phường có đủ thông tin về nhiệm vụ, sản phẩm, khối lượng công việc và nhân lực hiện có để thực hiện tính toán, kiểm tra phương pháp trước khi tổng hợp. Ưu tiên sử dụng dữ liệu từ phần mềm nghiệp vụ, hồ sơ công tác và các biểu đã kê khai; không lấy tổng số nhiệm vụ hoặc hồ sơ của toàn thành phố chia bình quân cho các đơn vị.

Đối với từng nhiệm vụ, xác định công việc, sản phẩm và vị trí việc làm tương ứng; thống kê số lượng sản phẩm theo kỳ, thời gian thực hiện và các yếu tố tác động đến khối lượng công việc. Đối với nhiệm vụ mới được phân cấp, phải xác định rõ phần việc cơ quan tiếp nhận thực hiện và phần việc cơ quan cấp trên tiếp tục đảm nhiệm, tránh tính trùng.

Thời gian thực hiện được xác định theo định mức chuyên ngành hoặc số liệu thực tế đã kiểm chứng, có phân biệt mức độ phức tạp của công việc. Chỉ tính giảm thời gian do chuyển đổi số, cải tiến quy trình, thuê dịch vụ hoặc xã hội hóa đối với phần công việc thực tế đã thay đổi; đồng thời tính thời gian của những công việc mới phát sinh và trách nhiệm còn phải thực hiện.

Căn cứ tính chất từng vị trí việc làm, áp dụng phương pháp xác định nhu cầu nhân lực tại Phụ lục III; đối chiếu kết quả với số người hiện có, biên chế được giao, khả năng bố trí lại, điều chuyển và kiêm nhiệm để xây dựng phương án. Phân biệt rõ nhu cầu nhân lực tính toán với số biên chế đề xuất giao theo thẩm quyền. Số người, biên chế hiện có chỉ dùng ở bước đối chiếu sau khi xác định nhu cầu; không được dùng làm đầu vào để xác lập vị trí việc làm hay lựa chọn hệ số quy đổi.

Biểu sử dụng: Kế thừa công việc, sản phẩm tại Biểu A1, A2; bổ sung sản lượng, thời gian và tác động tại Biểu B1, B2; xác định nhu cầu nhân lực tại Biểu C3; đối chiếu nguồn nhân lực, xây dựng phương án tại Biểu D1, D2. Các số liệu phải được kiểm tra, xác nhận trước khi tổng hợp.

Ví dụ thao tác trên bộ Excel (số liệu nguồn và số liệu giả định phải tách riêng)

Bước 1: Tra cứu dữ liệu nguồn nhiệm vụ và kết quả đối chiếu đã tiếp nhận, kiểm tra mã nhiệm vụ, đơn vị, căn cứ, kỳ và trạng thái; cập nhật Biểu A1. 

Bước 2: Tại Biểu A2, ghi từng công việc, sản phẩm, đơn vị tính, vị trí việc làm và trách nhiệm liên quan; không lấy số hồ sơ thay số nhiệm vụ.

Bước 3: Tại Biểu B1, bổ sung sản lượng, thời gian trực tiếp cho một sản phẩm, giờ công việc bổ sung và nguồn xác nhận. 

Bước 4: Tại phần chi tiết của Biểu B2, ghi công đoạn thay đổi, sản lượng thực áp dụng, thời gian trước/sau, giờ việc mới, căn cứ và trạng thái; đọc kết quả tổng hợp tự động và đối chiếu để tránh tính trùng.

Bước 5: Đối chiếu danh mục vị trí việc làm và hồ sơ đã phê duyệt, cập nhật Biểu C1, C2 theo thẩm quyền. 

Bước 6: Sử dụng Biểu C3, chọn PP1, PP2 hoặc PP3; áp dụng 1.904 giờ/người/năm với chế độ làm việc phổ biến hoặc mức giờ đặc thù đã được xác nhận. 

Bước 7: Dùng Biểu D1 và D2 để đối chiếu nguồn nhân lực, xây dựng phương án từng năm. 

Bước 8: Cơ quan, đơn vị tự kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả; cơ quan đầu mối kiểm tra, theo dõi tiến độ, lưu vết cập nhật, không yêu cầu kê khai riêng các biểu quản lý này.

Ví dụ xuyên suốt (giả định): 6.000 sản phẩm × 30 phút ÷ 60 = 3.000 giờ; giảm 500 giờ do số hóa và 100 giờ do thuê dịch vụ thực tế, phát sinh 200 giờ quản trị dữ liệu, còn 2.600 giờ. Theo mức chuẩn 1.904 giờ/người/năm, nhu cầu lao động quy đổi = 2.600 ÷ 1.904 ≈ 1,366 người. Không làm tròn thành 02 biên chế. Chỉ được sử dụng cách tính này khi số liệu đầu vào và phạm vi phần việc đều đã được xác nhận.

4. Ví dụ minh họa cách xác định nhu cầu nhân lực tại cấp xã

Ví dụ giả định đối với một vị trí việc làm tại UBND cấp xã có thể xác định số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện công việc.

Quỹ giờ quy đổi trong ví dụ là 1.904 giờ/người/năm, theo mức tham chiếu chung đã lựa chọn cho đợt rà soát; khối lượng, thời gian tăng, giảm và sản lượng đều là số giả định nhằm minh họa phép tính, không phải dữ liệu thực tế.

Kết quả khoảng 1,366 người là nhu cầu lao động quy đổi theo giờ, không tự động làm tròn thành 02 biên chế. Phải đối chiếu khả năng bố trí, kiêm nhiệm, điều chuyển, dùng chung và yêu cầu chuyên ngành trước khi lập phương án.

Số liệu về thời gian/sản phẩm trong ví dụ chỉ nhằm minh họa, không phải định mức ngành. Mức 1.904 giờ là tham chiếu chung PP2 cho nhóm làm việc 40 giờ/tuần, có ngoại lệ theo chế độ và thẩm quyền xác nhận.

Ví dụ đối chiếu nguồn lực: 02 người cùng đáp ứng năng lực, mỗi người có thể dành 50% quỹ giờ chuẩn 1.904 giờ cho vị trí, tạo nguồn lực 1,0 người quy đổi. So với nhu cầu khoảng 1,366 người quy đổi, chênh lệch khoảng 0,366; đây là phần giờ còn phải bố trí sau đối chiếu, không đồng nghĩa thiếu 01 biên chế.

5. Kiểm tra, xác nhận kết quả thực hành

Kết quả thực hành phải được kiểm tra, xác nhận về phạm vi và nguồn số liệu; danh mục nhiệm vụ, công việc, sản phẩm; khối lượng và thời gian thực hiện; các yếu tố tăng, giảm khối lượng công việc; vị trí việc làm và nhu cầu nhân lực tương ứng.

Đồng thời, đối chiếu nhu cầu nhân lực với số người hiện có, biên chế được giao và khả năng bố trí, sử dụng nhân lực để xây dựng phương án theo thẩm quyền. Phân biệt rõ công chức, viên chức và các chế độ nhân sự khác; không tính trùng nhiệm vụ, thời gian thực hiện hoặc nhân lực kiêm nhiệm.

Trường hợp số liệu giữa các biểu chưa thống nhất hoặc chưa đủ căn cứ kiểm chứng, phải xác định rõ nguyên nhân, cơ quan chịu trách nhiệm và nội dung cần bổ sung, điều chỉnh; không tự sửa số liệu nguồn hoặc sử dụng số liệu chưa được xác nhận làm căn cứ đề xuất giao biên chế.