Số hóa công chứng, nâng cao an toàn pháp lý

Trong kỷ nguyên số và quá trình hội nhập quốc tế, hoạt động công chứng Việt Nam đang đứng trước yêu cầu đổi mới mạnh mẽ. Theo Trưởng Văn phòng công chứng Lê Vinh Hoa – Lê Thị Vinh Hoa, hướng đi phù hợp là chuyên nghiệp hóa, số hóa và liên thông dữ liệu, nhưng phải lấy an toàn pháp lý làm nguyên tắc xuyên suốt.

Luật Công chứng năm 2024 đã xác định công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch. Luật đồng thời bổ sung những quy định mới về công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng.

Đáng chú ý, các Điều 62-65 của Luật Công chứng năm 2024 dành riêng cho công chứng điện tử. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định về văn bản công chứng điện tử, điều kiện cung cấp và sử dụng dịch vụ, nền tảng công chứng điện tử, quy trình công chứng trực tiếp, trực tuyến và cơ sở dữ liệu.

Ảnh minh họa: Nguồn Internet.

Từ ngày 1-1-2027, Luật số 04/2026/QH16 tiếp tục tăng vai trò khai thác dữ liệu, giảm yêu cầu người dân phải nộp lại giấy tờ khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được công bố, đồng thời hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất.

Số hóa để phục vụ tốt hơn

Theo bà Lê Vinh Hoa, quá trình đổi mới hoạt động công chứng trước hết cần tập trung vào số hóa quy trình. Những khâu có thể thực hiện trên môi trường điện tử cần được số hóa để giảm thời gian đi lại, giảm giấy tờ và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Cùng với đó là khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu. Công chứng viên cần có điều kiện tiếp cận những thông tin cần thiết để kiểm tra nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch, thông tin cảnh báo rủi ro và các dữ liệu liên quan.

Tuy nhiên, công nghệ không thể thay thế hoàn toàn vai trò của công chứng viên. Theo bà Hoa, công nghệ có thể giúp kiểm tra thông tin nhanh hơn, nhưng việc đánh giá tính hợp pháp của giao dịch, xác định ý chí tự nguyện của các bên và nhận diện rủi ro pháp lý cụ thể vẫn cần đến kiến thức, kinh nghiệm và trách nhiệm nghề nghiệp.

Do đó, mục tiêu của chuyển đổi số trong công chứng không phải là làm cho việc công chứng “càng nhanh càng tốt”. Điều quan trọng là công chứng phải thuận tiện hơn, minh bạch hơn và an toàn hơn.

Thực tế này cũng cho thấy chuyển đổi số không làm giảm vai trò của công chứng viên trong phòng ngừa tranh chấp. Ngược lại, công nghệ có thể giúp thay đổi cách thức công chứng viên thực hiện nhiệm vụ.

Trước đây, công chứng viên phải dành nhiều thời gian kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin và tìm kiếm dữ liệu. Khi các cơ sở dữ liệu được xây dựng, kết nối tốt hơn, công nghệ có thể hỗ trợ đáng kể các công việc này. Công chứng viên từ đó có thêm thời gian tập trung vào những nội dung mang tính chuyên môn.

Đó là đánh giá năng lực của chủ thể; xác định ý chí tự nguyện; kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch; nhận diện dấu hiệu bất thường; giải thích quyền và nghĩa vụ cho các bên; đồng thời cảnh báo những rủi ro có thể dẫn đến tranh chấp.

Luật Công chứng năm 2024 cũng đặt vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng gồm cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp và cơ sở dữ liệu của địa phương. Trong đó, cơ sở dữ liệu công chứng địa phương có các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch, biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro và các giao dịch đã được công chứng.

Như vậy, công nghệ giúp công chứng viên “nhìn thấy nhiều thông tin hơn”, nhưng quyết định công chứng vẫn đòi hỏi kiến thức pháp luật, kinh nghiệm nghề nghiệp và trách nhiệm của công chứng viên.

Để công chứng điện tử và liên thông dữ liệu thực sự tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà vẫn hạn chế rủi ro, theo bà Hoa, cần đồng thời bảo đảm ba yếu tố: dữ liệu chính xác, hệ thống an toàn và trách nhiệm pháp lý rõ ràng.

Đối với công chứng điện tử trực tuyến, pháp luật xác định đây là trường hợp các bên không có mặt tại cùng một địa điểm nhưng giao kết thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Tuy nhiên, không thể hiểu đơn giản rằng đưa hồ sơ lên môi trường điện tử đồng nghĩa với việc có thể cắt giảm tất cả các bước kiểm tra. Nếu dữ liệu về tài sản chưa được cập nhật hoặc thông tin giữa các hệ thống chưa thống nhất, công chứng viên vẫn phải thận trọng xác minh trước khi quyết định công chứng.

Bên cạnh đó, bảo mật dữ liệu cá nhân, xác thực danh tính và kiểm soát quyền truy cập thông tin là những yêu cầu đặc biệt quan trọng. Cơ sở dữ liệu tốt sẽ giúp giảm rủi ro, nhưng không thể trở thành lý do để công chứng viên bỏ qua trách nhiệm thẩm định.

Thích ứng với yêu cầu hội nhập

Cùng với chuyển đổi số, quá trình hội nhập quốc tế cũng đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động công chứng. Khi Việt Nam hội nhập sâu rộng, số lượng giao dịch có yếu tố nước ngoài được dự báo ngày càng tăng. Điều này đòi hỏi các tổ chức hành nghề công chứng phải nâng cao năng lực chuyên môn và chất lượng phục vụ.

Trưởng Văn phòng công chứng Lê Vinh Hoa – Lê Thị Vinh Hoa đang làm việc với khách hàng đến làm thủ tục công chứng. Ảnh: PV

Theo Trưởng Văn phòng công chứng Lê Vinh Hoa – Lê Thị Vinh Hoa, một văn phòng muốn phục vụ tốt nhóm khách hàng này phải có khả năng xử lý nhiều vấn đề pháp lý. Trong đó có việc xác định tư cách pháp lý của cá nhân, tổ chức nước ngoài; kiểm tra người đại diện và phạm vi đại diện; kiểm tra giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp.

Ngoài ra, công chứng viên phải xử lý các vấn đề về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự trong những trường hợp pháp luật yêu cầu; xử lý tài liệu bằng tiếng nước ngoài; đồng thời xác định và áp dụng đúng pháp luật Việt Nam đối với giao dịch thuộc thẩm quyền công chứng tại Việt Nam.

Từ góc độ hoạt động nghề nghiệp, bà Hoa cho rằng cần thay đổi tư duy từ việc “khách hàng đến yêu cầu công chứng một văn bản” sang cung cấp một quy trình dịch vụ chuyên nghiệp. Trong đó, khách hàng được hướng dẫn đầy đủ về các yêu cầu pháp lý của giao dịch.

Đây cũng là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với nhà đầu tư nước ngoài. Nhóm khách hàng này quan tâm đến tính minh bạch, khả năng dự đoán quy trình và kiểm soát rủi ro. Vì vậy, sự chuyên nghiệp của hoạt động công chứng không chỉ giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho từng giao dịch mà còn góp phần tạo dựng môi trường đầu tư an toàn.

Trong quá trình cải cách, vấn đề đặt ra là xác định đúng điểm cân bằng giữa đơn giản hóa thủ tục, ứng dụng công nghệ và duy trì chức năng phòng ngừa tranh chấp của công chứng.

Theo bà Hoa, nguyên tắc rất rõ: Có thể đơn giản hóa thủ tục, nhưng không được đơn giản hóa việc thẩm định pháp lý.

Những công việc mang tính hành chính, tra cứu, đối chiếu thông tin nếu có thể thực hiện nhanh hơn nhờ công nghệ thì cần đẩy mạnh ứng dụng. Ngược lại, với những vấn đề liên quan đến tính hợp pháp của giao dịch, năng lực và ý chí của các bên, quyền đối với tài sản hoặc những dấu hiệu bất thường, công chứng viên vẫn phải kiểm tra đầy đủ.

Thực tế hành nghề cho thấy có những hồ sơ nhìn bề ngoài hoàn toàn đầy đủ, nhưng khi trao đổi trực tiếp với người yêu cầu công chứng, công chứng viên mới phát hiện vấn đề. Chẳng hạn, một bên chưa hiểu rõ hậu quả của việc ủy quyền; người tham gia giao dịch chưa nhận thức đầy đủ về quyền và nghĩa vụ của mình; hoặc có dấu hiệu cho thấy giao dịch chưa phản ánh đúng ý chí của các bên. Đây là những vấn đề công nghệ không thể giải quyết thay con người.

Vì vậy, đổi mới hoạt động công chứng cần được hiểu là đổi mới phương thức, chứ không phải loại bỏ chức năng cốt lõi của công chứng. Dữ liệu được liên thông để giảm thủ tục; quy trình được số hóa để tăng tốc độ; còn việc đánh giá tính hợp pháp và trách nhiệm nghề nghiệp vẫn phải gắn với công chứng viên.

Mục tiêu cuối cùng là xây dựng hoạt động công chứng thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp; minh bạch hơn trong quá trình thực hiện giao dịch, đồng thời tiếp tục giữ vững vai trò phòng ngừa tranh chấp và bảo đảm an toàn pháp lý.