Số hóa quản trị tài chính: Giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền, tối ưu nguồn vốn

Tăng hiệu quả quản lý dòng tiền

Quản trị tài chính hiện không chỉ dừng lại ở việc nắm được doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền, mà còn phải nhận diện sớm những biến động có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và kế hoạch sử dụng vốn. Theo TS Nguyễn Trung Kiên - Viện trưởng Viện Chiến lược Công nghệ và Đổi mới sáng tạo, công nghệ và dữ liệu đang giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý tài chính dựa trên số liệu đã phát sinh sang chủ động theo dõi và dự báo.

Ông Kiên cho rằng, trước đây bộ phận tài chính thường tổng hợp số liệu theo tháng hoặc quý, nên nhiều vấn đề chỉ được nhìn thấy sau khi phát sinh. Khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền vào, dòng tiền ra, tốc độ thu hồi công nợ, vòng quay các khoản phải thu và nhu cầu vốn lưu động. Nhờ đó, nguy cơ thiếu hụt dòng tiền được nhận diện sớm, tạo thời gian để doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch thanh toán hoặc chuẩn bị nguồn vốn.

Sự thay đổi không chỉ nằm ở tốc độ cập nhật số liệu, mà còn ở khả năng gắn dòng tiền với hoạt động kinh doanh. Khi doanh thu, hàng tồn kho, công nợ và chi phí được theo dõi đồng thời, nhà quản trị sẽ xác định được yếu tố nào đang tạo áp lực lên dòng tiền. Từ đó, các quyết định về thu hồi công nợ, thanh toán, duy trì vốn lưu động hay chuẩn bị nguồn vốn được đưa ra sát hơn với tình hình thực tế.

TS Nguyễn Trung Kiên - Viện trưởng Viện Chiến lược Công nghệ và Đổi mới sáng tạo.(Ảnh: NVCC).

Cũng theo ông Kiên, dữ liệu được bóc tách theo từng hoạt động giúp nhà quản trị phân biệt những khoản chi đang tạo ra giá trị cho hoạt động kinh doanh với những khoản có thể tối ưu. Kiểm soát chi phí vì thế không chỉ là cắt giảm tổng mức chi, mà chuyển sang đánh giá hiệu quả của từng khoản chi trong mối quan hệ với hoạt động và kết quả kinh doanh.

Về nguồn vốn, dữ liệu và các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp dự tính nhu cầu vốn cho từng giai đoạn, thay vì chỉ tìm nguồn tiền khi phát sinh dự án hoặc nhu cầu đầu tư. Theo ông Kiên, “bài toán” vốn không đơn thuần là huy động đủ nguồn lực mà còn phải phân bổ phù hợp với từng nhu cầu và thời điểm sử dụng. Khi nhu cầu vốn được xác định sớm, doanh nghiệp chủ động hơn trong lựa chọn nguồn vốn, cân đối giữa kế hoạch đầu tư, dòng tiền và khả năng thanh toán.

Cùng quan điểm, PGS.TS Đặng Ngọc Đức - Viện trưởng Viện Công nghệ tài chính cho rằng, số hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công trong nhập liệu, đối chiếu và lập báo cáo tài chính. Khi những khâu này được tự động hóa, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian tổng hợp số liệu, hạn chế sai sót và giảm chi phí xử lý. Việc cập nhật thông tin tài chính kịp thời cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.

Nâng năng lực phân tích, dự báo

Theo PGS.TS Đặng Ngọc Đức, việc kết hợp dữ liệu lịch sử với các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng dự báo và xây dựng các kịch bản tài chính. Từ dữ liệu về hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể mô phỏng các phương án đầu tư, đánh giá khả năng cân đối dòng tiền và nhận diện sớm nguy cơ thiếu hụt thanh khoản. Trên cơ sở đó, kế hoạch vốn, thanh toán và đầu tư được điều chỉnh sát hơn với năng lực tài chính thực tế.

PGS.TS Đặng Ngọc Đức - Viện trưởng Viện Công nghệ tài chính. (Ảnh: NVCC)

Không chỉ phục vụ dự báo, việc phân tích dữ liệu còn giúp doanh nghiệp so sánh hiệu quả giữa các phương án kinh doanh và đầu tư. Khi doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho và nhu cầu vốn được đưa vào cùng một mô hình, nhà quản trị có thể đánh giá tác động của từng phương án đối với dòng tiền, mức độ rủi ro và triển vọng tăng trưởng, thay vì chỉ dựa trên kết quả của những kỳ kinh doanh trước.

Tuy nhiên, công nghệ chỉ hỗ trợ phân tích và mô phỏng, không thể thay thế vai trò của nhà quản trị. TS Nguyễn Trung Kiên lưu ý, số hóa quản trị tài chính không chỉ là đầu tư một hệ thống phần mềm hay giao quyết định cho AI, mà phải đi cùng với thay đổi trong cách ra quyết định và phân bổ nguồn lực. AI hỗ trợ xử lý dữ liệu, nhận diện xu hướng và đưa ra cảnh báo, nhưng việc lựa chọn phương án, đánh giá rủi ro và phân bổ vốn vẫn thuộc về nhà quản trị.

Để khai thác hiệu quả dữ liệu, theo ông Đức, doanh nghiệp cần bảo đảm chất lượng dữ liệu, năng lực phân tích và khả năng kết nối dữ liệu tài chính với hoạt động kinh doanh. Nếu không xác định rõ mục tiêu quản trị và phương thức khai thác, việc sở hữu nhiều dữ liệu cũng chưa chắc mang lại hiệu quả.

Bên cạnh đó, số hóa quản trị tài chính còn phụ thuộc vào nhận thức và cam kết của lãnh đạo, chất lượng nhân lực, an toàn dữ liệu và cách tổ chức thông tin. Nếu chỉ đưa các quy trình cũ lên hệ thống số mà không thay đổi cách vận hành và ra quyết định, công nghệ khó tạo ra sự chuyển biến thực chất.

Như vậy, hiệu quả số hóa quản trị tài chính không chỉ được đo bằng mức độ ứng dụng công nghệ, mà quan trọng hơn là khả năng chuyển dữ liệu thành thông tin phục vụ điều hành. Khi dòng tiền, nhu cầu vốn và rủi ro được nhận diện, phân tích từ sớm, doanh nghiệp có thêm cơ sở để chủ động ứng phó với biến động, sử dụng nguồn lực hiệu quả và nâng cao chất lượng các quyết định tài chính.