Thủ tục hộ tịch - Từ cơ sở đến kết nối dữ liệu

Chủ động từ cơ sở, nâng chất lượng phục vụ

Tại xã Hạ Lang, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được triển khai trong điều kiện địa bàn miền núi, dân cư phân bố không đều, một số khu vực cách xa trung tâm. Khả năng tiếp cận công nghệ thông tin và sử dụng dịch vụ công trực tuyến của một bộ phận người dân còn hạn chế; cơ sở vật chất, trang thiết bị và hạ tầng phục vụ số hóa chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhiệm vụ. 

Thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, UBND xã phân công công chức chuyên trách và công chức kiêm nhiệm tham mưu, thực hiện công tác hành chính - tư pháp. Cùng với việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền, xã chú trọng rà soát các trường hợp vướng mắc trong đăng ký hộ tịch, hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ và đẩy mạnh khai thác dữ liệu điện tử.

Công tác tuyên truyền, hướng dẫn được thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, lồng ghép trong các cuộc họp, hội nghị và hệ thống thông tin cơ sở. Xã tổ chức  hướng dẫn, hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến tại nhà văn hóa các xóm. Những hoạt động này thu hút 421 lượt người tham dự, hướng dẫn nộp 178 hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến; hỗ trợ đăng ký, kích hoạt định danh điện tử VNeID mức 2, tài khoản Cổng dịch vụ công cho 46 người.

Từ ngày 1/7/2025 - 15/9/2026, xã tiếp nhận 1.476 hồ sơ hộ tịch, 100% trực tuyến. Trong đó, có 106 hồ sơ đăng ký khai sinh, 98 hồ sơ đăng ký khai tử, 54 hồ sơ đăng ký kết hôn, 56 hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; 25 hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; 1.137 hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch. Việc tổ chức tiếp nhận hồ sơ trực tuyến góp phần đổi mới cách thức thực hiện, song yêu cầu đặt ra là phải bảo đảm quy trình xử lý ổn định, dữ liệu được cập nhật chính xác, người dân nhận được kết quả theo quy định.

Phó Chủ tịch UBND xã Hạ Lang Lê Phương Quỳnh cho biết: Trong quá trình thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, xã chú trọng rà soát, phân công nhiệm vụ, nâng cao trách nhiệm của công chức trực tiếp giải quyết thủ tục hộ tịch. Tăng cường hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền tại cơ sở, hỗ trợ người dân thực hiện thao tác trên môi trường điện tử, hướng tới giải quyết hồ sơ đúng quy định, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần.

Sau khi tiếp nhận dữ liệu từ các đơn vị trước khi sáp nhập, xã rà soát, số hóa 10.662 dữ liệu hộ tịch; hiện còn 400 dữ liệu chưa được chuyển vào phần mềm hộ tịch để khai thác; số dữ liệu thực tế đưa vào sử dụng là 10.262, đạt 96,3%. 

Những vướng mắc này cho thấy số hóa hồ sơ chỉ là một khâu trong quá trình chuyển đổi số. Để dữ liệu thực sự phát huy giá trị, thông tin cần được chuẩn hóa, đối chiếu, đồng bộ và có khả năng khai thác trong quá trình giải quyết thủ tục. Nếu hệ thống chưa vận hành thông suốt, công chức vẫn phải xử lý thủ công ở một số trường hợp, người dân có thể phải thực hiện thêm bước khác tại các cơ quan liên quan.

Công chức tư pháp - hộ tịch xã Vinh Quý hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục hộ tịch theo quy định.

Khai thác hiệu quả dữ liệu hộ tịch

Từ thực tiễn tại Hạ Lang, yêu cầu nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hộ tịch được đặt ra đối với các xã, phường trên toàn tỉnh. Khi cấp xã trực tiếp đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện, việc phân định rõ thẩm quyền, chuẩn hóa quy trình và bảo đảm sự phối hợp giữa các cơ quan có ý nghĩa quan trọng nhằm duy trì tính liên tục trong giải quyết công việc cho người dân.

Từ ngày 1/7/2025 - 30/9/2026, các xã, phường trên địa bàn tỉnh tiếp nhận và giải quyết 35.723 trường hợp hộ tịch. Trong đó có 15.093 trường hợp đăng ký khai sinh; 4.713 trường hợp đăng ký kết hôn; 7.654 trường hợp đăng ký khai tử; 8.263 trường hợp thuộc các sự kiện hộ tịch khác.

Cùng với giải quyết các thủ tục riêng lẻ, việc triển khai 2 nhóm thủ tục hành chính liên thông theo Đề án 06 là một nội dung quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Nhóm thứ nhất gồm: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; nhóm thứ hai gồm: đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết chế độ mai táng phí, tử tuất theo quy định. Toàn tỉnh tiếp nhận và giải quyết 12.934 hồ sơ thuộc 2 nhóm thủ tục hành chính liên thông, trong đó có 9.139 hồ sơ khai sinh liên thông, 3.795 hồ sơ khai tử liên thông.

Thông qua cơ chế liên thông, thông tin được kết nối giữa các cơ quan có thẩm quyền, góp phần giảm việc người dân phải trực tiếp liên hệ từng đơn vị để thực hiện các thủ tục có liên quan. Với những gia đình có trẻ mới sinh hoặc người thân qua đời, việc giải quyết các thủ tục đồng bộ, đúng thời hạn giúp giảm bớt các bước thực hiện.

Số liệu tổng hợp của tỉnh ghi nhận 488.109 dữ liệu hộ tịch được số hóa, đủ điều kiện đưa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Việc tiếp tục rà soát, chuẩn hóa và đối chiếu dữ liệu sẽ góp phần nâng cao khả năng tra cứu, khai thác thông tin phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên, số liệu số hóa cần được phân biệt với mức độ đồng bộ thực tế giữa các hệ thống; hiệu quả khai thác còn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và khả năng kết nối, chia sẻ thông tin trong từng quy trình.

Cải cách thủ tục hộ tịch cần được triển khai theo hướng kết hợp giữa đơn giản hóa thành phần hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ trực tiếp và mở rộng khả năng thực hiện trên môi trường điện tử. Việc thực hiện thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính phải căn cứ danh mục và phạm vi được cấp có thẩm quyền công bố, bảo đảm đúng quy định đối với từng thủ tục cụ thể.

Lấy hiệu quả giải quyết hồ sơ làm thước đo

Sau hơn 1 năm triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, thực tiễn lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn tỉnh đặt ra yêu cầu tiếp tục hoàn thiện cả quy trình nghiệp vụ lẫn điều kiện bảo đảm thực hiện. Khối lượng công việc được chuyển về cấp xã lớn hơn, trong khi nhân lực, trang thiết bị và khả năng xử lý các hồ sơ phức tạp tại một số địa bàn còn hạn chế. Những vấn đề về kết nối, đồng bộ dữ liệu cần được giải quyết để việc ứng dụng công nghệ thực sự hỗ trợ công chức và người dân.

Thời gian tới, ngành Tư pháp tiếp tục hướng dẫn, đôn đốc các xã, phường rà soát, chuẩn hóa dữ liệu hộ tịch; hỗ trợ công chức tư pháp - hộ tịch xử lý các tình huống nghiệp vụ phát sinh; phối hợp với cơ quan liên quan khắc phục lỗi phần mềm, nâng cao khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu. Công tác tập huấn cần gắn với những vấn đề thực tế tại cơ sở, nhất là các thủ tục có liên thông, hồ sơ cần xác minh và trường hợp thông tin nhân thân chưa thống nhất.

Phó Giám đốc Sở Tư pháp Vi Thị Thúy Huê cho biết: Sở tiếp tục phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hộ tịch tại cấp xã; tập trung rà soát, chuẩn hóa dữ liệu, tháo gỡ khó khăn trong quá trình vận hành hệ thống thông tin và giải quyết các thủ tục hành chính liên thông. Chú trọng hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, bảo đảm công khai, minh bạch về quy trình, thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết. Mục tiêu là nâng cao chất lượng phục vụ, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, khai thác hiệu quả dữ liệu hộ tịch trong hoạt động quản lý Nhà nước.

Việc thực hiện thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch trong mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không chỉ là sự thay đổi về phân định thẩm quyền hay phương thức tiếp nhận hồ sơ mà phải bảo đảm mỗi sự kiện hộ tịch được đăng ký đầy đủ, chính xác; mỗi hồ sơ được giải quyết đúng quy định; dữ liệu được quản lý và khai thác hiệu quả. Khi quy trình thông suốt, hệ thống vận hành ổn định, người dân được hỗ trợ phù hợp, cải cách thủ tục hộ tịch mới thực sự góp phần giảm thời gian, chi phí đi lại và nâng cao chất lượng phục vụ ngay từ cơ sở.