Trợ lý ảo thủ tục hành chính - đòn bẩy chuyển đổi số tại xã Di Linh

Nhờ có trợ lý ảo TTHC, người dân khi đến nộp hồ sơ đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ hơn về mặt giấy tờ

Tạo thuận lợi cho người dân

Một trong những bước đi nổi bật gần đây là việc triển khai Trợ lý ảo thủ tục hành chính (TTHC) trên trang web chính thức của xã, tại địa chỉ xadilinh.com. Trước khi trợ lý ảo ra đời, quá trình tiếp cận thông tin TTHC của người dân Di Linh còn gặp nhiều hạn chế. Nếu một người dân cần hỏi về các thủ tục cơ bản như: đăng ký khai sinh, chứng thực bản sao từ bản chính hoặc xin cấp giấy xác nhận, họ thường phải sắp xếp thời gian đến trực tiếp trụ sở Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, hoặc gọi điện thoại cho cán bộ phụ trách. Điều này không chỉ gây tốn kém về thời gian, chi phí đi lại mà còn phụ thuộc vào giờ làm việc hành chính, đặc biệt khó khăn cho những người dân bận rộn với công việc đồng áng hay mưu sinh.

Giờ đây, nhờ có Trợ lý ảo TTHC, người dân chỉ cần 1 chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối internet, truy cập vào website của xã, tìm đến mục “niêm yết”, và chọn biểu tượng trò chuyện. Ngay lập tức, trợ lý ảo sẽ tự động xuất hiện để hỗ trợ.

Điểm mạnh cốt lõi của trợ lý ảo nằm ở khả năng cung cấp thông tin TTHC một cách tức thời, chi tiết và có hệ thống. Người dân có thể chọn vào từng lĩnh vực cụ thể, từng loại thủ tục. Chỉ trong vài giây, trợ lý ảo sẽ đưa ra hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về thành phần hồ sơ cần thiết, nơi tiếp nhận hồ sơ, mức lệ phí phải nộp, thời hạn giải quyết theo quy định và thậm chí là đường dẫn tra cứu chi tiết trên cổng dịch vụ công. Toàn bộ quá trình này không yêu cầu người dùng phải đăng nhập, không giới hạn số lần hỏi và luôn sẵn sàng phục vụ 24 giờ một ngày, 7 ngày trong tuần.

Đặc biệt, để bảo đảm tính phổ quát và thân thiện với mọi đối tượng người dân trong xã, Trợ lý ảo TTHC tại Di Linh đã được thiết kế với giao diện vô cùng đơn giản, trực quan và sử dụng hoàn toàn bằng tiếng Việt. “Khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã làm thủ tục, tôi đã được hướng dẫn nộp trực tuyến một cách dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây”, bà Ka Miên, người dân trong xã cho biết.

Giảm áp lực cho người dân lẫn cán bộ

Sau một thời gian ngắn vận hành thử nghiệm, trợ lý ảo đã nhanh chóng chứng minh được hiệu quả thiết thực của mình. Công cụ đã tiếp nhận thành công hàng trăm lượt hỏi - đáp, với các câu hỏi tập trung chủ yếu vào lĩnh vực quan trọng và thường xuyên như: hộ tịch, chứng thực, đất đai và đăng ký kinh doanh.

Theo bà Trần Thị Tâm - Phó Chủ tịch UBND xã, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Di Linh, nhờ có công cụ hỗ trợ thông tin này, người dân khi đến nộp hồ sơ đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ hơn về mặt giấy tờ. Điều này đã giúp giảm đáng kể tình trạng hồ sơ bị thiếu, sai sót hoặc không hợp lệ, từ đó giảm tải áp lực công việc cho cán bộ chuyên môn và đặc biệt là giảm số lần người dân phải đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ. Qua đó giúp nâng cao chất lượng phục vụ và tăng tốc độ giải quyết TTHC chung của xã. Thời gian qua, tỷ lệ công dân nộp hồ sơ trực tuyến của xã đã tăng đáng kể, người dân đã dần quen với việc nộp các thủ tục hoàn toàn trực tuyến; không còn cảnh xếp hàng dài chờ đợi như lúc bắt đầu thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin, trợ lý ảo còn được tích hợp sâu hơn khi liên kết trực tiếp với Cổng dịch vụ công quốc gia. Điều này tạo điều kiện cho người dân có thể chuyển từ việc tra cứu thông tin sang nộp hồ sơ trực tuyến ngay lập tức.

Nhận thấy lợi ích to lớn mà trợ lý ảo mang lại, UBND xã Di Linh đang phối hợp với đơn vị kỹ thuật tiếp tục nâng cấp và mở rộng các tính năng của trợ lý ảo trong thời gian tới. “Hiện, chúng tôi đang chạy thử tính năng tra cứu hồ sơ giấy. Cụ thể, tính năng này sẽ hỗ trợ người dân có yêu cầu nhận kết quả bản giấy, vì Cổng dịch vụ công quốc gia chỉ tra cứu tiến độ xử lý. Khi cán bộ trả kết quả tại trung tâm cập nhật đã bỏ kết quả giấy vào kệ, người dân sẽ tra và biết bản giấy đang ở kệ nào”, anh Đỗ Ngọc Thân - “cha đẻ” của trợ lý ảo TTHC, cũng là tình nguyện viên tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Di Linh từ những ngày đầu cho biết.

Thy Vũ .