77 nhân sự và cú chuyển thần tốc 7 ngày để phục vụ 80% thủ tục hành chính

Màn lột xác của “dữ liệu gốc”

Đúng 10 năm trước, Bộ Tư pháp đã phối hợp với Viettel đưa vào triển khai điểm phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch từ cấp Trung ương tới cấp xã. Đến năm 2024, nền tảng được nâng cấp thành cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về hộ tịch, không chỉ được triển khai từ Trung ương tới địa phương, mà còn mở rộng phạm vi phục vụ tới hơn 90 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xem là mắt xích trọng yếu, giữ vai trò “dữ liệu gốc” của mỗi công dân.

Trên thực tế, Bộ Tư pháp là một trong những đơn vị tiên phong, sớm triển khai nhiều CSDL chuyên ngành, trong đó CSDL hộ tịch điện tử được xem là mắt xích trọng yếu, giữ vai trò “dữ liệu gốc” của mỗi công dân. Yêu cầu xây dựng hệ thống hộ tịch điện tử hiện đại, đồng bộ cũng là bước đi quan trọng nhằm nâng cao minh bạch, giảm gian lận, cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa quản lý dân cư.

Để hiện thực hóa mục tiêu đó, Bộ Tư pháp phối hợp với Viettel Solutions triển khai hệ thống trên nền tảng cần hợp nhất lượng dữ liệu lớn, được hình thành qua nhiều năm nhưng chưa được đồng bộ hoàn toàn.

Ngoài ra, khối lượng dữ liệu cần chuẩn hóa và đối chiếu với CSDL quốc gia về dân cư cũng rất lớn, yêu cầu xử lý nhanh nhưng phải đảm bảo tuyệt đối chính xác. Nhiều bản ghi cần kiểm tra thủ công hoặc xác minh lại với địa phương, gây áp lực lớn về thời gian. Đây là một trong những thách thức lớn trong quá trình xây dựng hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử tập trung, thống nhất.

Trong quá trình triển khai, Bộ Tư pháp liên tục tổ chức các cuộc họp chỉ đạo, điều hành, tháo gỡ khó khăn thể hiện rõ quyết tâm xây dựng một hệ thống tập trung, thống nhất.

Và kết quả bước đầu đặc biệt ấn tượng. Hệ thống đã ghi nhận hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch điện tử, quản lý thông tin số hóa của 84 triệu công dân và cấp mã số định danh cá nhân ngay từ khi sinh ra cho gần 17,9 triệu trẻ em. Trong đó, 78,8 triệu dữ liệu đã được đối soát, đồng bộ thành công với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Chỉ tính tới tháng 12/2025, hệ thống đã tiếp nhận, xử lý gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch điện tử, với khoảng 70% hồ sơ đăng ký trực tuyến. Đáng chú ý, hơn 66.000 hồ sơ cấp bản sao trích lục theo phương thức phi địa giới hành chính đã được xử lý, giúp người dân không còn phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ tịch ban đầu. Bên cạnh đó, hơn 700.000 hồ sơ xác minh tình trạng hôn nhân điện tử đã được giải quyết.

Những con số ấn tượng từ Hệ thống cơ sở dữ liệu Hộ tịch điện tử.

Phạm vi triển khai hiện bao phủ 34/34 tỉnh, thành phố, 3.321 xã, phường, thị trấn và 90 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, với 24.425 tài khoản cán bộ tư pháp thường xuyên sử dụng hệ thống.

Những con số này trở thành nền tảng vững chắc để phát triển một hạ tầng dữ liệu khổng lồ, không chỉ phục vụ công tác quản lý nhà nước, mà còn tác động trực tiếp đến cách người dân tiếp cận các dịch vụ hộ tịch.

Giải loạt nan đề nhờ làm chủ công nghệ

Để tạo nên thành công của Hệ thống CSDL quốc gia về Hộ tịch, 77 cán bộ, kỹ sư của Viettel Solutions đã vượt qua hàng loạt thách thức theo cách của riêng mình.

Thách thức đầu tiên và lớn nhất chính là chuẩn hoá dữ liệu. Qua nhiều năm, thông tin hộ tịch tại các địa phương được lưu trữ theo những phương thức khác nhau, từ hồ sơ giấy đến các tệp dữ liệu thô, tạo áp lực khổng lồ cho việc hợp nhất.

Với những trường hợp phức tạp, công nghệ không thể thay thế hoàn toàn nghiệp vụ xác minh. Các kỹ sư Viettel Solutions phải kiểm tra thủ công và phối hợp với cán bộ tư pháp tại cơ sở để kiểm tra thủ công, làm rõ sai lệch và hoàn thiện dữ liệu. Tiến độ gấp khiến bài toán càng khó: xử lý nhanh nhưng không được đánh đổi độ chính xác.

Trong quãng thời gian đó, 77 nhân sự Viettel triển khai đồng thời nhiều nhóm công việc. Đội ngũ khảo sát, làm việc với các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và địa phương để chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ; nhóm kỹ thuật phát triển 8 phần mềm hộ tịch điện tử độc lập, sau đó tích hợp thống nhất trên một nền tảng chung.

Nhờ khả năng liên thông với CSDL quốc gia về dân cư và các hệ thống của Bảo hiểm xã hội, hệ thống Cơ sở dữ liệu Hộ tịch điện tử đang giúp giảm bớt các thủ tục hành chính mà người dân phải thực hiện.

Song song với phát triển phần mềm là đào tạo và hỗ trợ vận hành. Cán bộ tại Bộ Tư pháp, cục lãnh sự, các cơ quan đại diện và 34 tỉnh, thành phố được tập huấn trực tiếp hoặc trực tuyến. Các tổ phản ứng nhanh hoạt động 24/7 để hướng dẫn, xử lý vướng mắc trong quá trình sử dụng.

Thử thách lớn tiếp theo xuất hiện khi Việt Nam chuyển từ mô hình chính quyền địa phương 3 cấp sang 2 cấp trong năm 2025. Khi cơ cấu tổ chức và đầu mối xử lý thủ tục thay đổi, hạ tầng dữ liệu hộ tịch cũng phải được chuyển đổi tương ứng, trong khi hoạt động phục vụ người dân cần duy trì thông suốt.

Trước yêu cầu đó, Viettel Solutions hoàn thành chuyển đổi hạ tầng dữ liệu hộ tịch trong 7 ngày - một kỳ tích đảm bảo sự thông suốt với thông tin cần thiết để phục vụ giải quyết tới 80% thủ tục hành chính.

Do hoàn toàn làm chủ công nghệ, Hệ thống hộ tịch điện tử được Viettel Solutions xây dựng trên kiến trúc mở, tích hợp các nghiệp vụ từ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con đến cải chính, bổ sung thông tin, cấp bản sao và trích lục hộ tịch.

Hệ thống còn được trang bị tính năng xác thực giấy tờ hộ tịch điện tử PM4 hỗ trợ xác thực từ xa, góp phần giảm áp lực cho bộ phận tư pháp cấp xã. Dashboard điều hành cung cấp số liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo theo dõi tình hình và đưa ra quyết định kịp thời.

Khả năng liên thông với CSDL quốc gia về dân cư và các hệ thống của Bảo hiểm Xã hội cũng giúp giảm bớt các thủ tục hành chính mà người dân phải thực hiện. Chẳng hạn, quy trình đăng ký khai sinh có thể kết nối với việc cấp mã số định danh cá nhân và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em, giảm yêu cầu người dân phải thực hiện riêng lẻ nhiều thủ tục.

Do Viettel Solutions phát triển, Hệ thống CSDL quốc gia về Hộ tịch còn được trang bị cơ chế bảo mật nhiều lớp, xác thực đa yếu tố, phân quyền chi tiết và mã hóa dữ liệu toàn trình nhằm hạn chế nguy cơ truy cập trái phép, bảo vệ thông tin cá nhân. Mọi dữ liệu của công dân Việt Nam cũng hoàn toàn nằm trên lãnh thổ Việt Nam.

Hệ thống hộ tịch điện tử trở thành bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa quản lý dân cư, tạo nền tảng xây dựng Chính phủ số, nâng cao minh bạch và niềm tin của người dân vào dịch vụ công trực tuyến.