Apostille - Tấm 'hộ chiếu' cho giấy tờ công: Bộ Ngoại giao lấy ý kiến dự thảo Nghị định hướng dẫn thực thi Công ước Apostille

Bước ngoặt trong xác thực giấy tờ quốc tế

Theo cơ chế hiện hành, để giấy tờ công của Việt Nam sử dụng được ở nước ngoài, cá nhân, tổ chức phải thực hiện thủ tục xác thực giấy tờ "dạng chuỗi" với ít nhất là hai bước bắt buộc: (i) nộp bản chính tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh để được cấp Chứng nhận lãnh sự; (ii) tiếp tục nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của nước tiếp nhận đặt tại Việt Nam để được xác nhận tiếp.

Giấy tờ công nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cũng phải trải qua quy trình tương tự theo chiều ngược lại.

Tổng chi phí và thời gian cho cả chuỗi thủ tục đó lên đến hàng triệu đồng (phát sinh phần lớn tại cơ quan có thẩm quyền của phía nước ngoài) và nhiều tuần chờ đợi cho mỗi bộ hồ sơ.

Công ước Apostille đơn giản hóa thực chất chuỗi xác thực nêu trên, theo đó, giấy tờ công chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất xứ cấp một chứng nhận duy nhất - chứng nhận Apostille - xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh người ký trên giấy tờ công.

Giấy tờ công sau khi được cấp chứng nhận Apostille sẽ được công nhận và sử dụng tại tất cả quốc gia thành viên Công ước, không cần thêm bất kỳ thủ tục xác thực nào khác.

Các nội dung chính của dự thảo nghị định

Dự thảo Nghị định gồm 5 chương, 41 điều, quy định: (i) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille, với thời hạn giải quyết từ 1-4 ngày làm việc; (ii) xây dựng Sổ đăng ký điện tử (e-Register) với cơ chế kết nối, xác thực phù hợp theo khuyến nghị của của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HCCH), cho phép xác minh trực tuyến hoặc qua mã QR đối với các chứng nhận Apostille đã cấp; (iii) khoảng 90% người đề nghị là công dân Việt Nam có số định danh cá nhân khi nộp hồ sơ sẽ không cần nộp thêm bản sao giấy tờ tùy thân; (iv) Cơ chế Apostille và chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (CNLS/HPHLS) song hành, bổ trợ nhau: Apostille áp dụng trong quan hệ giữa Việt Nam với các quốc gia thành viên Công ước, CNLS/HPHLS tiếp tục áp dụng với các quốc gia chưa phải thành viên.

Dự thảo cũng thiết lập cơ chế bảo vệ lợi ích quốc gia hai tầng: từ chối cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ thuộc diện hạn chế đưa ra nước ngoài; đồng thời quy định quy trình xác minh, xử lý đối với các trường hợp nghi vấn giả mạo.

Lợi ích và thông điệp chính sách

Theo ước tính sơ bộ của cơ quan soạn thảo, với khoảng hơn 600.000 hồ sơ giấy tờ công lưu thông hằng năm giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên Công ước, cơ chế Apostille dự kiến sẽ tiết kiệm cho người dân và doanh nghiệp từ 969 tỷ đến 1.938 tỷ đồng mỗi năm - nhờ việc cắt giảm hoàn toàn khoản phí chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của phía nước ngoài.

Ngày 11/9 là mốc Công ước chính thức có hiệu lực, đặt ra yêu cầu Nghị định hướng dẫn phải được ban hành kịp thời, dự kiến trình Chính phủ trước ngày 15/6.

Toàn bộ hồ sơ dự thảo đã được đăng tải công khai tại https://mofa.gov.vn/du-thao-van-ban.

Bộ Ngoại giao trân trọng mời các chuyên gia pháp lý và mọi cá nhân, tổ chức quan tâm tham gia góp ý để hoàn thiện dự thảo văn bản.

Thông tin nhanh:

• Cơ quan chủ trì soạn thảo: Bộ Ngoại giao

• Thời hạn lấy ý kiến: đến hết ngày 25/4

• Công ước có hiệu lực với Việt Nam: ngày 11/9

• Số quốc gia thành viên Công ước (đến tháng 3/2026): 129 quốc gia

• Lợi ích kinh tế ước tính: 969 - 1.938 tỷ đồng/năm

• Góp ý đối với hồ sơ dự thảo Nghị định: https://mofa.gov.vn/du-thao-van-ban

Giấy tờ công là giấy tờ do cơ quan nhà nước, tổ chức được Nhà nước ủy quyền hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật. Theo Công ước Apostille, chứng nhận Apostille chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh người ký - không xác nhận nội dung của giấy tờ.