Bắc Ninh: Chuẩn hóa dữ liệu cán bộ, nâng hiệu quả quản trị

Từ hồ sơ phân tán đến dữ liệu thống nhất

Phường Việt Yên hiện có 115 biên chế khối chính quyền, trong đó có 58 công chức, còn lại viên chức. Trước đây, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức chủ yếu được quản lý bằng giấy, kết hợp với các bảng biểu, tệp dữ liệu điện tử lưu trữ riêng lẻ tại các cơ quan, đơn vị. Để quản lý thống nhất, một trong những nhiệm vụ được phường tập trung ngay sau vận hành chính quyền địa phương 2 cấp là rà soát, chuẩn hóa và số hóa dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.

Cán bộ Ban Xây dựng Đảng xã Vân Sơn cập nhật hồ sơ cán bộ trong “Chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ về chuyển đổi số của ngành Tổ chức xây dựng Đảng”.

Theo đó, UBND phường triển khai số hóa theo từng bước, gắn cập nhật dữ liệu với rà soát, kiểm tra và chuẩn hóa. Các cơ quan, đơn vị hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin cá nhân trên phần mềm, đồng thời đính kèm các văn bản liên quan như quyết định về lương, điều động, bổ nhiệm... Đến nay, hồ sơ của 100% cán bộ, công chức, viên chức đã được tập hợp có hệ thống, thuận lợi hơn trong tra cứu, tổng hợp và phục vụ báo cáo.

Đồng chí Thân Văn Thuần, Chủ tịch UBND phường Việt Yên, chia sẻ: “Việc chuẩn hóa dữ liệu đang tạo chuyển biến rõ nét trong phương thức quản lý, giúp cán bộ phụ trách giảm thời gian tìm kiếm, tổng hợp hồ sơ, đồng thời có thêm điều kiện tập trung cho công tác tham mưu, phục vụ chỉ đạo, điều hành”.

Theo Sở Nội vụ, hiện phần mềm cán bộ, công chức, viên chức được triển khai sử dụng thống nhất trên địa bàn tỉnh, tạo cơ sở đồng bộ về thông tin và phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định. Phần mềm hiện quản lý gần 200 trường thông tin, cùng các công cụ tìm kiếm, báo cáo và mẫu báo cáo theo quy định của Bộ Nội vụ.

Xã Vân Sơn hiện có 218 cán bộ, công chức, viên chức, trong đó khối Đảng 14 người, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội 7 người, khối hành chính sự nghiệp nhà nước 197 người. Trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, hồ sơ cán bộ được quản lý tại nhiều đầu mối gồm: Văn phòng UBND các xã cũ; cơ quan tham mưu về công tác cán bộ của huyện trước sắp xếp và cơ quan ngành dọc các đơn vị sự nghiệp.

Để rà soát, chỉnh lý hồ sơ, Ban Thường vụ Đảng ủy xã yêu cầu cán bộ, công chức khối Đảng, MTTQ, các tổ chức chính trị - xã hội thuộc Ban Thường vụ Đảng ủy xã quản lý nộp hồ sơ gốc để rà soát, cập nhật, chỉnh lý và quản lý thống nhất. Đến nay, 45/45 hồ sơ thuộc phạm vi quản lý đã được rà soát, cập nhật, chỉnh lý và scan thành phần hồ sơ gốc.

“Qua rà soát, những thông tin sai lệch, thiếu hoặc chưa thống nhất được phát hiện, xử lý, bổ sung, từng bước đáp ứng yêu cầu đúng, đủ, sạch, sống. Đây cũng là cơ sở để dữ liệu cán bộ của xã sẵn sàng tích hợp, khai thác trên hệ thống số theo lộ trình chung của tỉnh”, đồng chí Nguyễn Văn Hồng, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã Vân Sơn cho biết.

Đồng bộ kịp thời, tăng tính bảo mật

Số hóa hồ sơ không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử mà ở khả năng khai thác dữ liệu để phục vụ trực tiếp công tác tổ chức cán bộ, quản lý và điều hành. Tại xã Vân Sơn, dữ liệu sau khi được rà soát, chỉnh lý giúp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt thông tin về quá trình công tác, trình độ, năng lực, sở trường và vị trí việc làm của cán bộ, công chức. Đây là nguồn thông tin phục vụ đánh giá, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, điều động, bổ nhiệm và sử dụng cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ.

Phần mềm cán bộ, công chức, viên chức được triển khai sử dụng thống nhất trên địa bàn tỉnh, tạo cơ sở đồng bộ về thông tin và phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định. Phần mềm hiện quản lý gần 200 trường thông tin, cùng các công cụ tìm kiếm, báo cáo và mẫu báo cáo theo quy định của Bộ Nội vụ.

Hay như tại phường Vũ Ninh, từ thông tin trên phần mềm, cơ quan chuyên môn của phường dễ dàng tra cứu quá trình công tác, trình độ đào tạo, quá trình giữ chức vụ hoặc những thông tin liên quan của cán bộ, công chức để tham mưu công tác cán bộ. Qua thống kê, sau hơn một năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, phường đã thực hiện điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử đối với 21 cán bộ...

Thực tế, để dữ liệu thực sự có giá trị, yêu cầu đặt ra không chỉ là có dữ liệu mà phải bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”. Theo lãnh đạo một số địa phương, khó khăn lớn nhất hiện nay không phải là đưa dữ liệu lên hệ thống mà là duy trì chất lượng dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng. Thông tin cán bộ liên tục phát sinh biến động về vị trí việc làm, chức vụ, đơn vị công tác, trình độ đào tạo, bồi dưỡng... trong khi nhiều hồ sơ được hình thành qua các giai đoạn, tại những cơ quan khác nhau nên còn thiếu, sai lệch hoặc chưa thống nhất. Cùng đó, do có nhiều trường thông tin cá nhân quan trọng, nguy cơ lộ lọt thông tin hiện hữu...

Để khắc phục, tại nhiều địa phương đã phân công nhiệm vụ cụ thể, xác định rõ người, rõ việc, tiến độ và sản phẩm, việc khai thác dữ liệu được thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ; cán bộ được giao nhiệm vụ phải quản lý tài khoản, không tự ý chia sẻ, sao chép hoặc chuyển dữ liệu ra ngoài khi chưa được phép.

Theo đồng chí Nguyễn Văn Cường, Trưởng Phòng Công chức, viên chức (Sở Nội vụ): “Để bảo mật thông tin, phần mềm cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh đã được phê duyệt cấp độ an toàn thông tin cấp độ 3; các cơ quan, địa phương, đơn vị thực hiện sao lưu dự phòng định kỳ, yêu cầu đổi mật khẩu định kỳ 3 tháng và nhập mã xác thực khi đăng nhập. Cùng đó, mỗi cơ quan, đơn vị được cấp một tài khoản để quản lý hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình; mỗi cá nhân được cấp một tài khoản để cập nhật thông tin”.