Bảo vệ 'nỏ thần' của doanh nghiệp

Tục truyền rằng xưa An Dương Vương nhờ vào chiếc nỏ làm từ móng của thần Kim Quy mà giữ được giang sơn. Triệu Đà sau nhiều lần đánh chiếm thất bại, đã dùng kế “hòa thân”, cho con trai là Trọng Thủy sang lấy con gái của An Dương Vương là Mỵ Châu làm vợ.

Sau khi kết hôn, Trọng Thủy bèn thông qua vợ để dò hỏi sự việc, cũng như đánh tráo lẫy giả rồi về báo tin cho cha biết. Cũng chính nhờ lấy được “bí mật quốc gia” ấy mà Triệu Đà mới có thể đánh chiếm được Âu Lạc và lập nên nước Nam Việt.

Mặc dù tính chân thật của câu chuyện vẫn còn là điều chưa rõ, song không thể phủ nhận rằng câu chuyện trên cho thấy việc bảo vệ các thông tin bí mật vẫn là một thách thức có từ bao đời.

Nhu cầu bảo mật thông tin trong doanh nghiệp

Bí mật kinh doanh trước hết phải là những thông tin được giữ bí mật, tức chưa được bộc lộ công khai. Với bản chất là thông tin, bí mật kinh doanh sẽ không bao gồm các sản phẩm hữu hình, mặc dù chúng có thể là những phương tiện lưu trữ thông tin mật.

Nghĩa là bản thân “chiếc nỏ thần” sẽ không phải là bí mật kinh doanh, mà đó phải là những thông tin xung quanh chiếc nỏ – như bí quyết, kỹ thuật chế tạo hay thông tin về nguyên phụ liệu bí mật là “móng rùa thần” chẳng hạn. Trong bối cảnh ngày nay, bí mật kinh doanh phổ biến là công thức sản phẩm, bí quyết chế biến một món ăn… cho đến chiến lược hay kế hoạch kinh doanh.

Nhưng, không phải mọi thông tin được bảo mật đều được xem là bí mật kinh doanh. Theo luật, thông tin này phải là kết quả từ một quá trình đầu tư tài chính hoặc trí tuệ và có khả năng được sử dụng trong kinh doanh(1) (đây là lý do tại sao lại có có tên gọi bí mật kinh doanh). Bởi điều kiện này mà bí mật kinh doanh sẽ không bao gồm những thông tin không liên quan đến kinh doanh như bí mật về nhân thân, về quản lý nhà nước,…

Để sở hữu bí mật kinh doanh, doanh nghiệp có thể tự thân vận động hoặc mượn sức bên ngoài, thông qua việc hợp tác nghiên cứu hoặc nhận chuyển quyền sử dụng, chuyển giao công nghệ. Bất kể là hình thức nào, không thể phủ nhận doanh nghiệp cũng phải tiêu tốn tiền bạc, thời gian và trí tuệ. Do đó, nếu không quản trị phù hợp, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần bị thất thoát, lãng phí nguồn lực mà đôi khi còn phải nhận lãnh hậu quả.

Thật vậy, là một nguồn lực quan trọng, bí mật kinh doanh có thể đóng góp nhiều giá trị, mang lại nhiều lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp, nếu chúng được quản lý và khai thác một cách hợp lý. Dĩ nhiên, doanh nghiệp không muốn bí mật kinh doanh bị tiết lộ ra bên ngoài, nhất là phải rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. Hãy thử tưởng tượng, một công thức sản phẩm lại rơi vào tay một doanh nghiệp khác thì hậu quả tệ đến mức nào.

Vì vậy, việc thiết lập các biện pháp bảo mật đối với bí mật kinh doanh đến từ nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Nói một cách khác, việc quản trị bí mật kinh doanh nên được doanh nghiệp xem xét là một nhiệm vụ quan trọng, song hành cùng với sự phát triển.

Khó khăn trên thực tế

Nắm giữ thông tin mật thôi là chưa đủ. Ở khía cạnh pháp lý, để được bảo hộ và duy trì quyền của mình đối với bí mật kinh doanh thì một trong những điều kiện quan trọng là doanh nghiệp còn phải thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết để thông tin này không bị bộc lộ và không dễ dàng tiếp cận được(2). Đây cũng gần như là điều kiện khó nhất mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng.

Trên thực tế, biện pháp bảo mật mà doanh nghiệp thực hiện đa dạng, từ việc số hóa và dùng biện pháp công nghệ cho đến việc chia nhỏ thông tin và giao cho các chủ thể khác nhau quản lý. Với cách làm này, người chủ sở hữu hoặc người nắm vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thông thường sẽ nắm giữ các phần thông tin quan trọng nhất.

Một doanh nhân đã từng chia sẻ cách làm trên. Bằng cách nắm giữ công thức quan trọng nhất, chia nhỏ các thông tin còn lại cho nhiều bộ phận, sản phẩm rượu của doanh nhân này có sự khác biệt so với phần còn lại của thị trường.

Song song với biện pháp này, chủ sở hữu còn sử dụng kết hợp các giải pháp khác, như hạn chế người ra vào khu vực chứa thông tin mật, xây dựng quy trình bảo mật, ký thỏa thuận bảo mật với người lao động và đối tác có liên quan. Nhìn chung, doanh nghiệp kết hợp tổng thể nhiều giải pháp để hạn chế thông tin mật bị rò rỉ ra bên ngoài.

Với cách làm trên, doanh nghiệp có thể phần nào đạt được mục đích bảo vệ thông tin mật. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi quy mô kinh doanh mở rộng. Lúc này, thông tin mật không thể chỉ giới hạn ở một hoặc một vài người trong doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, việc bảo hộ thông tin mật trong doanh nghiệp gặp các trở ngại lớn trong việc hài hòa với tốc độ, quy mô phát triển của mình. Tuy nhiên, thách thức đối với doanh nghiệp vẫn chưa dừng lại ở đó.

Vẫn chưa hết âu lo

Theo lẽ thường, bất kỳ ai cũng có quyền sử dụng và khai thác tất cả kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức mà mình có – bao gồm cả những kinh nghiệm, kiến thức và thông tin thu được trong quá trình làm việc trong những nơi làm việc trước đây – cho các mục đích kiếm sống của mình.

Điều này lại làm dấy lên mối lo ngại của các doanh nghiệp trong việc bảo vệ các bí mật kinh doanh của mình. Liệu người lao động có thể sử dụng các bí mật này? Theo pháp luật hiện hành, câu trả lời sẽ là không nếu các bên đã có thỏa thuận về việc bảo mật.

Tuy nhiên, ngay cả khi có thỏa thuận này, thì vẫn có một khó khăn khác mà doanh nghiệp gặp phải, đó là việc chứng minh hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh. Do đặc điểm của bí mật kinh doanh là các thông tin nên những người đã tiếp cận có thể ghi nhớ và sử dụng lại một cách có chủ đích hay thuần túy theo thói quen tác nghiệp.

Làm cách nào để phân định và chứng minh việc một người sử dụng những thông tin, kinh nghiệm do họ tự tích lũy và các thông tin bí mật kinh doanh của người khác? Có thể thấy, để chứng minh một chủ thể nhất định có hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh là không dễ dàng, nhất là khi họ phủ nhận.

Bên cạnh đó, trong quá trình giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp cũng có thể gặp các rủi ro, thiệt thòi kép, vì có thể vừa bị tiết lộ bí mật kinh doanh, vừa có thể thua trong việc chứng minh chủ thể xâm phạm quyền. Trong trường hợp này, bên cạnh việc mất khả năng khai thác thương mại nhằm thu hồi chi phí và sinh lợi, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về tồn tại, khi mà lợi thế cạnh tranh về bí mật kinh doanh không còn nữa.

Nếu ví bí mật kinh doanh là đòn bẩy thì việc xây dựng các biện pháp bảo mật là điểm tựa quan trọng, từ đó giúp doanh nghiệp bay cao, bay xa. Bằng việc quản trị thích hợp nguồn lực này, cùng với kết hợp các biện pháp khác nhau, bí mật kinh doanh không chỉ dừng lại là một tài sản trí tuệ mà còn là công cụ song hành với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

(*) Chuyên viên pháp lý tại Văn phòng Luật sư PHAN LAW VIETNAM

(**) Luật sư cộng tác tại Văn phòng Luật sư NGUYỄN & TRẦN

(1) Điều 4.23 Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành.

(2) Điều 84.3 Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành.

Nguyễn Ngô Thành Danh(*) - Nguyễn Thái Hải Lâm(**)