Bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Lưu trữ viên sắp xếp các tài liệu chỉnh lý.

Hòa mình trong dòng chảy 80 năm lịch sử, trải qua nhiều giai đoạn hình thành và phát triển, tổ chức lưu trữ tỉnh Sơn La từng bước được kiện toàn, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong từng thời kỳ. Trước năm 1998, công tác lưu trữ được tổ chức là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức, Văn phòng UBND tỉnh. Từ năm 1998 - 2018, trước yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước về lưu trữ, tỉnh Sơn La từng bước hoàn thiện mô hình tổ chức. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được thành lập, nhiều lần điều chỉnh, sáp nhập và tái lập, phù hợp với các quy định của Trung ương và thực tiễn địa phương.

Đặc biệt, năm 2010 đánh dấu bước phát triển quan trọng khi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La được thành lập trực thuộc Sở Nội vụ, thống nhất chức năng tham mưu quản lý nhà nước và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử. Đến năm 2015, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành lập với tư cách là đơn vị sự nghiệp công lập, từng bước chuyên nghiệp hóa hoạt động bảo quản, khai thác và phục vụ tài liệu. Từ năm 2018 đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục được kiện toàn về tổ chức và chức năng, nhiệm vụ theo các quyết định của UBND tỉnh.

Tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố cũ được chuyển về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để lưu trữ.

Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, bảo quản 59 phông lưu trữ, trên 2.200 mét giá tài liệu, gần 80.000 hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức từ năm 1962 đến nay. Trong từng mét giá tài liệu đang được lưu giữ tại Trung tâm là dấu ấn của các thời kỳ cách mạng, xây dựng và đổi mới; là những quyết định quan trọng về tổ chức bộ máy, quản lý đất đai, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh; là những hồ sơ gắn với quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân. Với khối lượng tài liệu lớn, đa dạng về nội dung và hình thức đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với đội ngũ cán bộ lưu trữ trong việc bảo quản an toàn, tổ chức khoa học và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu quý giá này.

Không gian trưng bày “Sơn La – Dấu ấn lịch sử qua tài liệu lưu trữ”.

Bà Khổng Thị Hữu, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, cho biết: Trước đây, công tác lưu trữ tập trung vào thu thập, bảo quản an toàn tài liệu, thì hiện nay, hoạt động lưu trữ từng bước chuyển mạnh sang hướng quản lý hiện đại, lấy người sử dụng làm trung tâm, lấy hiệu quả khai thác và phát huy giá trị tài liệu làm thước đo. Trung tâm đẩy mạnh chỉnh lý khoa học khối tài liệu tồn đọng, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo hướng ngày càng thuận tiện, kịp thời. Tài liệu lưu trữ đang phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền và là nguồn sử liệu tin cậy cho nghiên cứu lịch sử, giáo dục truyền thống, giải quyết chế độ, chính sách và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang đẩy mạnh số hóa tài liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra cứu và khai thác tài liệu trực tuyến; ứng dụng đồng bộ các phần mềm nghiệp vụ lưu trữ. Đồng thời, chú trọng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu làm việc trong môi trường hiện đại. Song song với đó, hệ thống kho lưu trữ được kiểm tra, giám sát định kỳ, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm và an toàn phòng cháy, chữa cháy. Các hồ sơ, tài liệu có dấu hiệu hư hỏng kịp thời xử lý, phục chế, hạn chế tối đa nguy cơ mất mát, xuống cấp. Toàn bộ kệ giá, cặp hồ sơ đều được đánh tên, lập số hiệu khoa học, tạo thuận lợi cho việc tra tìm nhanh chóng, chính xác.

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa tài liệu.

Đặc biệt, năm 2025 đánh dấu giai đoạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với công tác lưu trữ trong bối cảnh cả hệ thống chính trị đẩy mạnh sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy hành chính, thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La là một trong những đơn vị tham mưu, hoàn thành sớm việc xây dựng, ban hành Đề án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu tồn đọng sau khi kết thúc hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 3 cấp. Trung tâm còn tham mưu Sở Nội vụ ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; trực tiếp hướng dẫn UBND cấp huyện thống kê, đóng gói, niêm phong, bàn giao tài liệu đúng quy định, góp phần bảo đảm quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra an toàn, đồng bộ. Trung tâm đã tiếp nhận, bảo quản hơn 13.500 mét giá tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc 12 huyện, thị xã, thành phố (trước sắp xếp); tiếp nhận nộp lưu 25 phông lưu trữ với tổng khối lượng 586 mét giá tài liệu, 14.658 hồ sơ, bảo đảm kịp thời, đúng quy định.

Không dừng lại ở nhiệm vụ lưu giữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La còn phát huy giá trị tài liệu qua việc tiếp đón, phục vụ các tổ chức, cá nhân đến tra cứu, khai thác; tổ chức nhiều hoạt động trưng bày, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Nổi bật, việc tổ chức thành công Không gian trưng bày “Sơn La - Dấu ấn lịch sử qua tài liệu lưu trữ” với gần 200 tư liệu, hình ảnh, bản đồ quý được tuyển chọn, giới thiệu. Không gian trưng bày là sự kiện chính trị - văn hóa - xã hội có ý nghĩa sâu sắc, giúp cán bộ, đảng viên và nhân dân nhìn lại chặng đường 130 năm xây dựng, phát triển của tỉnh, bồi đắp niềm tự hào, khơi dậy khát vọng vươn lên. Đồng thời, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cộng đồng trong việc gìn giữ, khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Từ việc gìn giữ, bảo quản an toàn tài liệu lịch sử đến xây dựng cơ sở dữ liệu hiện đại, công tác lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội, hướng tới mục tiêu “bảo tồn di sản - phát huy giá trị - phục vụ hiệu quả”. Phát huy truyền thống, ngành Lưu trữ Sơn La tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động, góp phần phục vụ hiệu quả sự nghiệp xây dựng, phát triển bền vững của tỉnh trong giai đoạn mới.

Thanh Huyền