Bí quyết quản lý thời gian thông minh

Ảnh minh họa

Bắt đầu ngày mới với kế hoạch rõ ràng

Những người thành công không để một ngày của mình trôi qua một cách vô định. Họ thường dành 10-15 phút buổi sáng để lập kế hoạch, xác định các công việc quan trọng và ưu tiên những nhiệm vụ cần hoàn thành trước.

Cách làm: Sử dụng sổ tay hoặc ứng dụng quản lý công việc như Notion, Trello, hoặc Google Calendar để ghi chú các nhiệm vụ trong ngày. Chia công việc theo mức độ quan trọng: Việc gấp và quan trọng - Làm ngay; Việc quan trọng nhưng không gấp - Lên lịch; Việc không quan trọng nhưng gấp - Ủy thác; Việc không gấp và không quan trọng - Bỏ qua.

Tập trung vào điều thực sự quan trọng

Theo nguyên tắc Pareto, 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Những người thành công hiểu rõ điều này và luôn ưu tiên công việc mang lại giá trị cao nhất thay vì dàn trải quá nhiều nhiệm vụ trong một ngày.

Cách làm: Hãy tự hỏi: Việc nào nếu hoàn thành sẽ tạo ra ảnh hưởng lớn nhất? và tập trung vào nó trước tiên; loại bỏ những công việc tốn thời gian nhưng không đem lại giá trị thực sự.

Tận dụng "thời gian chết"

Thời gian chờ đợi ở phòng họp, khi di chuyển hoặc lúc chờ con tan học có thể được tận dụng để đọc sách, nghe podcast hay cập nhật tin tức. Người thành công không để những khoảng thời gian này trôi qua vô ích.

Biết cách nói "không" với những điều không cần thiết

Một trong những thói quen quan trọng của những người thành đạt là họ biết từ chối những lời mời hoặc công việc không cần thiết. Điều này giúp họ có thêm thời gian để tập trung vào những điều quan trọng hơn.

Cách làm: Hãy học cách từ chối lịch sự nhưng dứt khoát: "Cảm ơn bạn đã mời nhưng tôi có một số kế hoạch khác cần ưu tiên"; chỉ nhận những lời mời hoặc công việc thật sự mang lại giá trị hoặc phù hợp với mục tiêu của bạn.

Áp dụng phương pháp làm việc tập trung hơn

Kỹ thuật Pomodoro giúp tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc bằng cách chia thời gian thành các khoảng ngắn (thường là 25 phút làm việc - 5 phút nghỉ). Điều này giúp giảm căng thẳng và duy trì hiệu suất cao suốt cả ngày.

Kết hợp giữa công việc và chăm sóc bản thân

Những người thành công không chỉ biết làm việc mà còn biết cách chăm sóc bản thân. Họ luôn dành thời gian để tập thể dục, thiền định hoặc thư giãn để tái tạo năng lượng.

Cách làm: Dành ít nhất 30 phút mỗi ngày để vận động, có thể là đi bộ, tập yoga hoặc tập thể dục nhẹ nhàng; đặt thời gian nghỉ ngơi hợp lý trong ngày, không làm việc liên tục quá lâu để tránh kiệt sức.

Không ôm đồm mọi việc

Người thành công hiểu rằng họ không thể làm mọi thứ một mình. Họ biết cách ủy thác công việc cho người khác khi cần thiết, dù đó là trong công việc hay trong gia đình. Nếu bạn là một người lãnh đạo, hãy giao nhiệm vụ cho nhân viên thay vì cố gắng làm tất cả.

Nếu là một người mẹ, hãy chia sẻ việc nhà với chồng hoặc con cái để có thêm thời gian cho bản thân.

Kết thúc một ngày bằng sự đánh giá và điều chỉnh

Cuối ngày, những người thành công thường dành vài phút để đánh giá những gì họ đã hoàn thành và rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau.

Cách làm: Ghi lại 3 điều bạn đã làm tốt và 3 điều có thể cải thiện vào cuối ngày; chuẩn bị trước danh sách công việc cho ngày hôm sau để sáng hôm sau không mất thời gian suy nghĩ.

Hiếu An