Bước chuyển 4.0 ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Nhằm tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời giảm thiểu sự xuống cấp của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, những năm qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) tỉnh đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số đối với tài liệu lưu trữ tại kho LTLS tỉnh.
Nhằm tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời giảm thiểu sự xuống cấp của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, những năm qua, Trung tâm Lưu trữ lịch sử (LTLS) tỉnh đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số đối với tài liệu lưu trữ tại kho LTLS tỉnh.
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh scan tài liệu nhằm số hóa trong công tác lưu trữ.
Trong những năm gần đây, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm LTLS tỉnh của tổ chức, công dân ngày càng tăng. Việc khai thác, sử dụng tài liệu còn thực hiện theo công cụ truyền thống, tiếp xúc trực tiếp bản gốc, bản chính nên mất nhiều thời gian tra tìm, ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu. Trước thực trạng đó, UBND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư dự án Ứng dụng khoa học công nghệ xây dựng giải pháp lưu trữ tài liệu lịch sử của tỉnh Hòa Bình.
Đồng chí Phạm Bá Kiên, Giám đốc Trung tâm LTLS tỉnh cho biết: Ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa nguồn tài liệu lưu trữ tại kho LTLS tỉnh nhằm chuyển từ phương thức lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo chất lượng. Theo đó, thực hiện quét và nhập liệu các tài liệu lưu trữ có giá trị sử dụng lâu dài, vĩnh viễn và có tần suất khai thác cao. Thực hiện nhận dạng phi cấu trúc (chuyển đổi dạng pdf sang dạng pdf searchable) các trang tài liệu phục vụ tra cứu, tìm kiếm toàn văn một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Việc số hóa tài liệu từ các văn bản giấy truyền thống sang lưu trữ điện tử là xu thế tất yếu, phù hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài, bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Tài liệu LTLS vốn có số lượng lớn, việc số hóa sẽ càng thể hiện được vai trò quan trọng trong công tác bảo quản và khai thác tài liệu. Các yêu cầu về chuẩn đầu vào và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
Nhằm thực hiện đề án, UBND tỉnh đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ của Trung tâm LTLS tỉnh (Chi cục Văn thư lưu trữ - Sở Nội vụ) để phục vụ quản lý dữ liệu số hóa một cách tập trung, đảm bảo đủ dung lượng lưu trữ dữ liệu sau số hóa, gồm: Nâng cấp 2 ổ cứng máy chủ lưu trữ; nâng cấp ổ cứng lưu trữ cho thiết bị lưu trữ NAS; gia hạn bản quyền phần mềm cho thiết bị tường lửa; mua sắm thiết bị công nghệ thông tin (máy tính, máy quét); đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ các đơn vị tham gia khai thác tài liệu điện tử; đào tạo, tập huấn nâng cao kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin cho cán bộ các đơn vị, đảm bảo sử dụng hệ thống có hiệu quả.
Sau 5 năm thực hiện đề án số hóa tài liệu (2019 - 2023), Trung tâm LTLS tỉnh đã số hóa được trên 3 triệu trang văn bản, tương ứng với 2/3 kho tài liệu của trung tâm. Đề án được thực hiện đã giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc. Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đã số hóa được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, đảm bảo tra tìm chính xác, nhanh chóng, kịp thời và có hệ thống, đáp ứng yêu cầu đa dạng của độc giả. Các đầu mục tài liệu được đăng tải trên trang web của Sở Nội vụ nhằm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm của người khai thác. Trung bình mỗi năm có trên 300 lượt cá nhân, tổ chức khai thác tài liệu tại trung tâm.
Theo đồng chí Phạm Bá Kiên, Trung tâm LTLS tỉnh đã, đang lưu trữ tài liệu 283 cơ quan, đơn vị trong tỉnh. Từ thực tế công tác quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ, thứ tự ưu tiên số hóa là các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, tần suất khai thác cao để tránh khai thác từ bản gốc, tiết kiệm kinh phí, đồng thời đảm bảo phù hợp cơ sở vật chất, điều kiện về con người tại trung tâm. Việc số hóa tài liệu giúp cán bộ, viên chức phụ trách công việc khai thác có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng trên hệ thống, hạn chế tác động bản gốc.
Không chỉ nhằm mục tiêu kéo dài tuổi thọ, giảm sự xuống cấp của bản gốc tài liệu lưu trữ, việc số hóa tài liệu còn góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu theo tiêu chuẩn, trách nhiệm của từng đơn vị trong bảo quản, lưu trữ tài liệu, từng bước kết nối dữ liệu với phông lưu trữ quốc gia, đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, góp phần từng bước cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ đắc lực công cuộc phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương.
