Các doanh nghiệp bưu điện cần gì ở AI và an ninh bảo mật?

Thị trường chuyển phát cạnh tranh quyết liệt

Tháng 3 năm nay, một công ty bưu điện nhà nước của một quốc gia đã công bố ngừng mọi dịch vụ chuyển thư vào cuối năm 2025, với lý do từ đầu thế kỷ đến nay sản lượng thư tín đã giảm 90%. Theo báo cáo của một quốc gia khác, sản lượng thư giai đoạn 2022/23 chỉ bằng một nửa giai đoạn 2011/12, giảm từ 14 tỷ đơn vị xuống còn bảy tỷ. Nhiều quốc gia khác đang chứng kiến tình trạng đóng cửa các bưu cục, giá tem tăng, cùng với số lượng dịch vụ bưu chính mỗi ngày, mỗi tuần đều giảm.

Việc phổ biến của thư điện tử, tin nhắn, ứng dụng nhắn tin, hóa đơn và biên lai điện tử đã dẫn đến hiện tượng mà nhiều chuyên gia gọi là “suy giảm mang tính cấu trúc” trong số lượng thư giấy được chuyển phát.

Tình trạng này diễn ra trên toàn khu vực nhưng lại trái ngược hoàn toàn với xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ của dịch vụ chuyển phát bưu kiện nội địa và quốc tế - một xu hướng được thúc đẩy bởi đại dịch và sự bùng nổ của thương mại điện tử. Thị trường ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp chuyển phát cạnh tranh, cung cấp dịch vụ linh hoạt cho hộ gia đình, cửa hàng và tủ giao nhận, với nhiều lựa chọn về thời gian giao nhận.

Các doanh nghiệp liên tục chịu "sức ép" mở rộng tuyến giao nhận, gia tăng điểm giao hàng.

Sự phát triển mạnh mẽ của các dịch vụ chuyển phát bưu kiện và bưu phẩm đòi hỏi nguồn nhân lực logistics liên tục được bổ sung - từ nhân viên kho bãi đến tài xế giao hàng - nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng tuyến giao nhận, gia tăng điểm giao hàng mới cũng như kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng về tốc độ phục vụ.

Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào thị trường chuyển phát, cuộc cạnh tranh để thu hút lực lượng lao động tuyến đầu trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về các chương trình đào tạo có chất lượng cao, triển khai nhanh chóng và thân thiện với người học, giúp nhân viên nhanh chóng đạt được năng suất lao động cần thiết.

Chuẩn bị sẵn sàng cho AI

Đây chính là lĩnh vực mà trí tuệ nhân tạo (AI) có thể đóng vai trò hỗ trợ đắc lực. Khi đảm nhiệm vai trò trợ lý trong công việc hàng ngày của lực lượng lao động ngành bưu điện và logistics, AI có thể nhanh chóng cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên mới, chẳng hạn như quy trình vận hành tiêu chuẩn, chính sách nhân sự, lộ trình giao hàng tối ưu hoặc cập nhật điểm giao nhận. Đồng thời, AI còn hỗ trợ nhân viên tuyến đầu theo dõi danh mục công việc, giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quá trình vận hành.

Tại Việt Nam, ngành kho bãi và logistics cũng đang nhanh chóng đón nhận công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu suất vận hành và giảm chi phí trong bối cảnh gia tăng nhu cầu từ thương mại điện tử và thương mại toàn cầu.

Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, quá trình toàn cầu hóa các chuỗi cung ứng và kỳ vọng tốc độ chuyển phát nhanh hơn của khách hàng, các doanh nghiệp đang ứng dụng nhiều giải pháp kho bãi thông minh để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm chi phí vận hành và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Các công nghệ Công nghiệp 4.0 như IoT, AI, machine vision (giám sát bằng hình ảnh) và dữ liệu lớn cũng đang được áp dụng phổ biến, giúp dự báo chính xác hơn nhu cầu, giám sát tài sản theo thời gian thực và tối ưu hóa bố trí mặt bằng.

Tích hợp AI vào nghiệp vụ chuyển phát bưu phẩm trên tuyến đầu có thể trở thành một phần quan trọng trong chiến lược tăng trưởng của doanh nghiệp. AI giúp rút ngắn thời gian và giảm chi phí đào tạo, đồng thời nâng cao giá trị vận hành bằng cách hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp công việc với hiệu suất cao hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, trong khi người lao động có thêm thời gian để phục vụ khách hàng và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn. AI cũng góp phần đơn giản hóa các tác vụ thủ công, mang lại trải nghiệm làm việc tích cực hơn cho lực lượng tuyến đầu. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành mà còn nâng cao khả năng giữ chân nhân sự, đồng thời giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo mới.

Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là AI nên được tích hợp vào đâu để dễ truy cập, vừa không làm gián đoạn công việc hàng ngày? Câu trả lời nằm ngay trong những công cụ mà nhân viên kho bãi và logistics đã sử dụng thường xuyên - chính là các thiết bị cầm tay và thiết bị đeo. Việc tích hợp các mô hình AI trực tiếp trên thiết bị giúp loại bỏ nhu cầu truyền dữ liệu lên đám mây, từ đó tăng cường bảo mật và giảm độ trễ nhờ xử lý được thực hiện hoàn toàn tại chỗ.

Những thiết bị này cần được trang bị chipset có khả năng xử lý AI, do đó cần thận trọng khi mua các loại thiết bị rẻ tiền, hoặc áp dụng các chính sách “dùng thiết bị cá nhân để làm việc” (BYOD), đặc biệt đối với nhà thầu và người lao động thời vụ.

Bà Trần Thị Bảo Trân - Giám đốc quốc gia Việt Nam, Zebra Technologies.

Các thiết bị sẵn sàng cho AI cần được trang bị chipset loại mới nhất và có kiến trúc phần mềm phù hợp. Đây là những thiết bị được thiết kế cho các môi trường chuyển phát và xử lý bưu phẩm, không phải là các điện thoại di động thông thường. Những thiết bị này phải có khả năng quản lý, bảo mật, bảo dưỡng sửa chữa và nâng cấp tập thể bởi các đội nhóm IT hoặc công nghệ vận hành, đồng thời cung cấp cho nhân viên tuyến đầu các ứng dụng thị giác máy tính, hỗ trợ AI thoại và agentic AI.

Vấn đề bảo mật

Đối với giải pháp này, chỉ tính toán chi phí trên một thiết bị hay một đội thiết bị là chưa đủ. Cách tiếp cận chiến lược, dài hạn đòi hỏi các tổ chức kiềm chế xu thế mua giải pháp rẻ tiền nhất hoặc yêu cầu nhân viên sử dụng điện thoại cá nhân.

Các nhà lãnh đạo vận hành hoặc IT cần tập trung vào giá trị dài hạn. Chi phí do tổn thất giờ công, quá trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên chậm, các tuyến chuyển phát chậm, lựa chọn tuyến không tối ưu và các rủi ro về dữ liệu và an ninh bảo mật cần được xem xét như động lực thúc đẩy đầu tư và các công cụ thỏa đáng.

Bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư là một ưu tiên xuyên suốt của các tổ chức trong ngành logistics và bưu điện. Cần có các biện pháp và chính sách an ninh bảo mật để bảo vệ dữ liệu được lưu trữ trong các hệ thống ERP và CRM tập trung, tại các chi nhánh địa phương và trong thiết bị của nhân viên chuyển phát tuyến đầu đang trên đường tới nhà hay tủ nhận hàng của khách hàng.

Và chính những nhân viên lái xe và bưu tá là những người đang gặp rủi ro vì vẫn còn những công ty có chính sách cho phép họ sử dụng điện thoại cá nhân, vốn không đáp ứng được mức độ an toàn phù hợp đối với dữ liệu và phần mềm cho công việc. Các biện pháp cần thiết để bảo vệ an toàn cho thiết bị bao gồm thường xuyên cập nhật phần mềm, sử dụng các ứng dụng được phê duyệt, bảo mật Wi-Fi và quản lý các thiết bị IT. Bảo vệ dữ liệu khách hàng là tối quan trọng. Tin tặc, mã độc tống tiền và rò rỉ dữ liệu trên dark web có thể làm tổn hại lòng tin của khách hàng và gây thiệt hại doanh thu kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí bằng cách mua thiết bị rẻ tiền nhất trên thị trường có thể gây ra tổn hại lớn hơn về phần cứng và uy tín khi ngay trong các thiết bị này tồn tại các điểm yếu an ninh bảo mật và không có chipset có năng lực AI. Với lao động thời vụ và hợp đồng, khi họ rời công ty, họ cũng mang theo điện thoại cá nhân, và tiềm ẩn lượng lớn dữ liệu khách hàng, làm gia tăng nguy cơ.

Các công ty logistics và bưu phẩm mong muốn nhân viên tuyến đầu được kết nối tốt hơn, bao gồm khả năng giám sát kiểm soát tốt hơn đối với các cơ sở, bưu kiện, tuyến và các điểm và tủ nhận hàng. Các công việc này cần được thực hiện một cách an toàn, vì nhân viên tuyến đầu là những người trực tiếp tạo, đọc và nắm giữ dữ liệu của công ty, họ chính là bộ mặt của công ty. Để giúp các tổ chức sẵn sàng cho tương lai, các đội nhóm IT và công nghệ vận hành cần đầu tư vào AI với các tính năng an ninh bảo mật.

Trần Thị Bảo Trân - Giám đốc quốc gia Việt Nam, Zebra Technologies