Cách xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp mất khả năng đóng

Mới đây, BHXH Việt Nam ban hành văn bản hướng dẫn việc xác nhận thời gian đóng BHXH đối với người lao động (NLĐ) trong trường hợp người sử dụng lao động (NSDLĐ) không còn khả năng tiếp tục đóng.

Cụ thể, quy định này nhằm tháo gỡ vướng mắc, bảo đảm quyền lợi về hưu trí, tử tuất và các chế độ liên quan cho NLĐ. Theo hướng dẫn, việc xác nhận áp dụng đối với các trường hợp NSDLĐ không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 1-7-2024 theo Nghị định 158/2025.

Người lao động vẫn được xác nhận thời gian đóng, bảo toàn quyền lợi hưu trí và tử tuất. Ảnh: THUẬN VĂN

NLĐ thuộc diện này có thể là người đang bảo lưu thời gian đóng, đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện, người đã nghỉ hưu, thân nhân NLĐ đã mất, hoặc người đã nhận BHXH một lần.

Theo đó, BHXH Việt Nam hướng dẫn việc thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của NLĐ trong trường hợp NSDLĐ không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất như sau:

Đối với NSDLĐ: Áp dụng đối với các đơn vị không còn khả năng đóng BHXH cho NLĐ trước ngày 1-7-2024, theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025.

Đối với NLĐ: Các nhóm NLĐ liên quan gồm:

- Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH;

- Đang tham gia BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện;

- Đang hưởng chế độ hưu trí;

- Thân nhân NLĐ đã hưởng chế độ tử tuất;

- NLĐ đã hưởng BHXH một lần.

Căn cứ xác nhận thời gian đóng BHXH

Việc xác định NSDLĐ không còn khả năng đóng được thực hiện theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025.

Việc xác định thời gian NLĐ làm việc tại đơn vị thì được BHXH căn cứ vào: Tiền lương, tiền công NLĐ đã đăng ký tham gia BHXH; Thời gian chậm đóng hoặc trốn đóng chưa được xác nhận; Tỉ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ; Thời gian nghỉ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc.

Tiếp nhận hồ sơ và nơi nộp hồ sơ xác nhận BHXH

Nơi tiếp nhận hồ sơ: NLĐ hoặc thân nhân có thể nộp tại: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của BHXH tỉnh; Trung tâm Phục vụ hành chính công;Cổng dịch vụ công (nộp trực tuyến); Dịch vụ bưu chính công ích.

Thành phần hồ sơ: Tờ khai TK1-TS (Theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023).

Thời hạn xác nhận đóng BHXH

- Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của NLĐ.

- Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng BHXH: thời hạn không quá 45 ngày.

- Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì cơ quan BHXH trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.

- Trường hợp NLĐ không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.

TRẦN MINH