Cần sớm gỡ khó cho Văn phòng Đăng ký đất đai

Do diện tích kho lưu trữ quá nhỏ, hồ sơ đất đai tại chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Triệu Phong phải để ngay trên phòng làm việc. Ảnh: LA

Có mặt tại chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Triệu Phong, đập vào mắt chúng tôi là la liệt các loại hồ sơ đất đai, tràn ra cả phòng làm việc và khu vực tiếp nhận hồ sơ của chi nhánh. Phó Giám đốc chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ huyện Triệu Phong Phan Tuấn Vũ cho biết, chi nhánh hiện đang phải quản lý, lưu trữ hơn 42.000 hồ sơ đất đai của dự án Cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất huyện Triệu Phong và khoảng 20.000 hồ sơ thường xuyên của Văn phòng chi nhánh. Để đảm bảo lưu trữ số lượng hồ sơ này cần phải có diện tích kho từ 50 - 60 m2 . Tuy nhiên, do trụ sở làm việc quá chật chội; kho lưu trữ có diện tích quá nhỏ, chỉ chưa đầy 12 m2 ; lại bị thấm dột, mối mọt, thiếu hệ thống phòng cháy chữa cháy nên hiện nay việc lưu trữ hồ sơ đất đai đang gặp rất nhiều khó khăn; tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ, hư hỏng, mất mát.

Theo ông Vũ, với số lượng hồ sơ tăng thêm một năm hơn 2.000 hồ sơ thì ít nhất mỗi năm cần phải có thêm 4 dãy kệ. Ngoài ra, do trụ sở đã đưa vào sử dụng lâu ngày nên đã xuống cấp; thường xuyên xảy ra thấm dột, ẩm ướt vào mùa mưa. Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động chưa được lắp đặt mà chủ yếu chỉ là một số bình bọt chữa cháy cầm tay trong khi số lượng hồ sơ nhiều, vật liệu dễ cháy. “Việc không có đủ diện tích kho lưu trữ hồ sơ dẫn đến việc hồ sơ đất đai phải để trong phòng làm việc và khu vực tiếp nhận hồ sơ của chi nhánh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc tiếp nhận, tư vấn, giải quyết, cung cấp thông tin về đất đai cho người dân mà còn tiềm ẩn nguy cơ thất thoát hồ sơ”, ông Vũ lo lắng nói.

Giám đốc Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Võ Văn Nam cho biết, nhằm hướng tới đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân thực hiện các thủ tục đất đai nhanh chóng và đúng với chuyên ngành, năm 2016, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh và Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất các huyện, thị xã, thành phố được hợp nhất thành hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh và chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ các huyện, thị xã, thành phố. Chuyển từ mô hình “hai cấp” (cấp tỉnh và cấp huyện) sang trở thành mô hình “một cấp” trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Chức năng, nhiệm vụ chính của Văn phòng là thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Theo ông Nam, với mô hình Văn phòng ĐKĐĐ “một cấp” này, việc quản lý hoạt động chuyên môn chuyên nghiệp hơn, giải quyết thủ tục ĐKĐĐ, tài sản gắn liền với đất đơn giản theo cơ chế “một cửa”; hạn chế sự chồng chéo nhiều cơ quan phải tham gia giải quyết khi thực thi nhiệm vụ, tận dụng được hồ sơ dữ liệu địa chính để xử lý thông tin giải quyết hồ sơ, hạn chế được các giấy tờ không cần thiết. Xử lý đúng và thống nhất việc áp dụng pháp luật trong việc đăng ký, cấp giấy chứng nhận, đăng ký giao dịch bảo đảm; gắn việc đăng ký đất đai với cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính thường xuyên; chất lượng thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận được nâng cao và thời gian thực hiện nhanh gọn, tránh những sai sót, chồng chéo; hạn chế tranh chấp khiếu kiện về đất đai sau này. “Hằng năm, bên cạnh thực hiện tốt công tác thống kê đất đai đảm bảo kịp thời, chính xác, hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ còn tiếp nhận và xử lý trên 100.000 lượt hồ sơ của các tổ chức, cá nhân như: Cấp mới, cấp đổi giấy chứng nhận; đăng ký chỉnh lý biến động; đăng ký giao dịch đảm bảo; cung cấp thông tin đất đai. Chuyển thông tin cho cơ quan Thuế xác định nghĩa vụ tài chính; cập nhật biến động đất đai trên 32.000 trường hợp; lưu trữ hồ sơ đất đai, tài nguyên môi trường hơn 27.000 hồ sơ; vận hành cơ sở dữ liệu tại một số địa phương đã xây dựng xong. Giảm tỉ lệ hồ sơ chậm giải quyết từ 7,44% từ trước khi thành lập xuống còn 0,59% hiện nay”, ông Nam thông tin.

Tuy nhiên, do mới được thành lập chưa lâu nên khó khăn lớn nhất hiện nay là trụ sở làm việc và kho lưu trữ của Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh và các chi nhánh quá chật hẹp, một số nơi thấm dột, không đảm bảo điều kiện làm việc và lưu trữ hồ sơ. Đơn cử như các chi nhánh TP. Đông Hà, TX. Quảng Trị, Triệu Phong, Gio Linh, Cam Lộ do không có kho lưu trữ đảm bảo nên hồ sơ còn để ngổn ngang giữa nền nhà, lối đi; không có kệ, giá, phông hộp nên rất dễ xảy ra mất mát, thất thoát, ẩm mốc, cháy nổ ảnh hưởng đển tuổi thọ của hồ sơ. Hồ sơ tài liệu ngày một tăng, hiện nay tổng hồ sơ tài liệu lưu trữ của toàn bộ hệ thống Văn phòng ĐKĐĐ là khoảng 3.000m giá, tăng khoảng 400m so với năm 2017 trong khi diện tích kho không được mở rộng. Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ không được đầu tư mua sắm nên công tác chỉnh lý, sắp xếp, quét bảo quản tài liệu hầu như không thực hiện được, gây nguy hại đến tuổi thọ và độ an toàn lâu dài của tài liệu. Chưa được cấp kinh phí thực hiện công tác bảo quản và tiêu hủy hồ sơ tài liệu đã hết hạn lưu trữ… Ông Nam cho biết, năm 2018, HĐND tỉnh đã thông qua Nghị quyết số 04/2018/NQ-HĐND về Đề án Tăng cường quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ địa chính trên địa bàn tỉnh Quảng Trị với tổng kinh phí hơn 47,116 tỉ đồng; thời gian thực hiện từ năm 2018 - 2021. Tuy nhiên đến nay chỉ mới được cấp kinh phí hơn 5,3 tỉ đồng, gây khó khăn cho việc triển khai thực hiện đề án.

Theo ông Nam, trước mắt đề nghị UBND tỉnh cần ưu tiên bố trí nguồn vốn đã phê duyệt kế hoạch thực hiện giai đoạn 2018 - 2019. Tạo điều kiện xây dựng mới trụ sở làm việc và kho lưu trữ đảm bảo quy mô, kiên cố, đáp ứng công năng sử dụng lâu dài nhằm đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ. Đồng thời chỉ đạo các địa phương bố trí đủ diện tích làm việc và kho lưu trữ cho các chi nhánh để đáp ứng thực hiện nhiệm vụ của địa phương.“Do chưa được cấp kinh phí nên một số hạng mục công việc như mua sắm máy móc, trang thiết bị phần mềm; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, nhập vào quản lý trên phần mềm đã tổ chức đấu thầu xong hiện nay có nguy cơ không triển khai được”, ông Nam cho hay.

Phải khẳng định, việc thành lập Văn phòng ĐKĐĐ “một cấp” là xu hướng tất yếu và phù hợp với các quy định hiện hành.Thông qua đó sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý nhà nước, khắc phục cơ bản tình trạng chồng chéo như trước đây. Tuy nhiên trước những khó khăn hiện nay thì tỉnh và các ngành cần sớm có những giải pháp tháo gỡ, quan tâm đầu tư thích đáng để Văn phòng hoạt động hiệu quả, đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, thúc đẩy kinh tế- xã hội phát triển.

Lê An - Nguyễn Sơn