Cảng biển TP Hồ Chí Minh - Bài cuối: Giảm phí logistics nhờ dữ liệu số

Hệ thống cảng biển xanh, thông minh tạo thêm thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu.

Kết nối dữ liệu để giảm thao tác

Ngành logistics Việt Nam hiện có hơn 45.000 doanh nghiệp, duy trì tốc độ tăng trưởng tương đối cao nhưng chi phí dịch vụ vẫn là áp lực đối với hoạt động sản xuất, xuất khẩu. Chiến lược phát triển dịch vụ logistics Việt Nam thời kỳ 2025 - 2035 đặt mục tiêu giảm chi phí logistics xuống còn 12 - 15% GDP, đồng thời đưa tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng giải pháp chuyển đổi số lên 80%.

Để đạt mục tiêu này, doanh nghiệp không chỉ đầu tư thêm phần mềm, kho bãi hoặc phương tiện mà phải thay đổi cách tổ chức giao dịch. Chuyển đổi số chỉ tạo ra hiệu quả khi giúp giảm thao tác, rút ngắn thời gian chờ và hạn chế chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Theo đại diện Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP Hồ Chí Minh (ITPC), chuyển đổi số logistics không đơn thuần là thay chứng từ giấy bằng tập tin điện tử. Yêu cầu quan trọng hơn là tổ chức lại dòng dữ liệu giữa doanh nghiệp vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý.

Một lô hàng thường đi qua nhiều chủ thể, mỗi bên sử dụng một hệ thống và cách lưu trữ thông tin khác nhau. Nếu dữ liệu không được kết nối, doanh nghiệp phải nhập lại tên hàng, số lượng, phương tiện, lịch trình và thông tin giao nhận ở từng công đoạn. Mỗi lần nhập lại hoặc chờ xác nhận đều có thể kéo dài thời gian xử lý và làm tăng nguy cơ sai lệch.

Ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai cho biết, một số cảng, cảng cạn và doanh nghiệp kho vận đã sử dụng hệ thống quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động.

Tuy nhiên, nhiều giải pháp mới chỉ hoạt động trong phạm vi từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn. Hệ thống vận tải chưa kết nối đầy đủ với kho bãi; dữ liệu của chủ hàng chưa đồng bộ với hãng tàu; nền tảng của cảng cũng chưa liên thông xuyên suốt. Vì vậy, không ít giao dịch được thực hiện một phần trên môi trường số nhưng vẫn phải bổ sung giấy tờ hoặc nhập lại thông tin.

Doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóá.

Theo ông Nguyễn Duy Hưng, hiệu quả chuyển đổi số không thể đo bằng số lượng phần mềm đã mua. Giá trị thực phải được thể hiện ở việc thông tin có đi cùng hàng hóa hay không, thời gian xử lý giảm bao nhiêu và doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí nào.

Để khắc phục tình trạng này, cơ quan quản lý cần xây dựng bộ tiêu chuẩn dữ liệu dùng chung, quy định rõ phương thức chia sẻ và trách nhiệm bảo mật. Cảng biển, hãng tàu, doanh nghiệp vận tải, kho bãi và chủ hàng cần thống nhất những trường thông tin cơ bản, tránh tình trạng mỗi hệ thống sử dụng một định dạng khác nhau.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng cần được hỗ trợ tiếp cận nền tảng số với chi phí phù hợp. Nếu chỉ những đơn vị lớn có khả năng đầu tư và kết nối, dữ liệu của toàn chuỗi vẫn bị đứt đoạn tại những khâu có nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ tham gia.

Bên cạnh khả năng kết nối, doanh nghiệp phải bảo đảm dữ liệu được tạo lập, phê duyệt và lưu trữ theo một quy trình có thể kiểm tra. PGS. Tiến sĩ Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) cho biết, doanh nghiệp logistics hiện sử dụng đồng thời hợp đồng giấy, email, nền tảng điện tử và lệnh vận chuyển điện tử.

Khi thông tin giữa các tài liệu không thống nhất, tranh chấp có thể phát sinh về tính xác thực, giá trị pháp lý và thứ tự ưu tiên áp dụng. Doanh nghiệp vì vậy phải xác định được dữ liệu do ai tạo lập, được hình thành vào thời điểm nào, có bị thay đổi hay không và được lưu trữ theo phương thức nào.

Hợp đồng giữa các bên cũng cần quy định rõ tài liệu nào được ưu tiên khi xuất hiện khác biệt giữa bản giấy, email và thông tin trên nền tảng. Đây là cơ sở để dữ liệu điện tử không chỉ phục vụ vận hành mà còn có thể được sử dụng làm chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

Gỡ nút thắt “số trong, giấy ngoài”

Một trở ngại khác của chuyển đổi số logistics là doanh nghiệp vẫn phải vận hành song song quy trình điện tử và giấy. Dữ liệu được nhập, xử lý trên phần mềm nhưng nhiều chứng từ sau đó vẫn phải in, ký, đóng dấu hoặc chuyển giao trực tiếp.

Ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam gọi thực trạng này là “số trong, giấy ngoài”. Nguyên nhân đến từ quy định pháp luật, tập quán giao dịch, sự thiếu đồng bộ giữa các đối tác và tâm lý chưa yên tâm với chứng từ số.

Việc duy trì hai quy trình không chỉ làm tăng chi phí giấy tờ, vận chuyển và lưu trữ mà còn có thể tạo ra nhiều phiên bản của cùng một thông tin. Khi nội dung trên bản giấy khác với dữ liệu trên hệ thống, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian đối chiếu và xác định tài liệu có giá trị áp dụng.

Theo ông Ngô Khắc Lễ, doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi theo lộ trình từ trong ra ngoài. Trước hết, đơn vị cần chuẩn hóa quy trình nội bộ, phân định rõ người tạo lập, kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ dữ liệu. Khi hệ thống vận hành ổn định, doanh nghiệp mới mở rộng kết nối với đối tác thường xuyên và tiến tới giao dịch xuyên biên giới.

Trước khi đầu tư phần mềm, doanh nghiệp cần rà soát những công đoạn gây chậm, loại giấy tờ phải nhập lại nhiều lần và các điểm thường phát sinh sai sót. Nếu quy trình cũ chưa hợp lý, việc đưa nguyên trạng quy trình đó lên môi trường số khó tạo ra thay đổi đáng kể.

Hợp đồng giữa các bên cần quy định rõ nền tảng được sử dụng, thời điểm thông điệp được xem là đã gửi hoặc nhận, người có quyền phê duyệt, thời gian lưu trữ và cách xử lý khi hệ thống gặp sự cố. Dữ liệu được chuyển giao cũng phải gắn với quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng chủ thể.

Phát triển logistics xanh góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp và nền kinh tế Thành phố.

Trong chuỗi chứng từ logistics, vận đơn điện tử là một nội dung cần được ưu tiên. Vận đơn không chỉ xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa mà còn liên quan đến quyền kiểm soát và chuyển nhượng lô hàng. Do đó, hệ thống phải bảo đảm tại một thời điểm chỉ có một chủ thể hợp pháp nắm quyền kiểm soát chứng từ, đồng thời ngăn chặn việc sao chép hoặc sử dụng trùng lặp.

Luật sư Đặng Việt Anh, Giám đốc điều hành Công ty Luật TNHH ANHISA, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam cho rằng, công nghệ có thể nâng độ an toàn của giao dịch nếu được áp dụng trên nền tảng có khả năng xác thực và bảo vệ dữ liệu.

Blockchain có thể hỗ trợ ghi nhận lịch sử chuyển giao, tăng khả năng truy vết và hạn chế can thiệp trái phép. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ. Doanh nghiệp vẫn phải xây dựng quy trình kiểm soát, phân định trách nhiệm và chuẩn bị phương án xử lý khi dữ liệu sai lệch hoặc hệ thống gặp sự cố.

Theo Luật sư Đặng Việt Anh, hóa đơn điện tử và hải quan điện tử đã được triển khai, nhưng nếu vận đơn vẫn phải chuyển giao bằng bản giấy, chuỗi giao dịch chưa thể vận hành hoàn toàn trên môi trường số. Chứng từ đến chậm hơn hàng hóa có thể phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và kéo dài thời gian giao nhận.

Kết nối đồng bộ giữa cảng biển, kho bãi và vận tải giúp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thuận tiện hơn.

Việc công nhận, sử dụng vận đơn điện tử sẽ giúp rút ngắn thời gian chuyển giao, tăng khả năng kiểm chứng và giảm nguy cơ thất lạc. Để thực hiện, Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện quy định về giá trị pháp lý, quyền kiểm soát, chuyển nhượng và phương thức giải quyết tranh chấp liên quan đến loại chứng từ này.

Tháng 12/2025, Đại hội đồng Liên hợp quốc thông qua Công ước của Liên hợp quốc về chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng. Công ước thiết lập khuôn khổ cho việc phát hành và sử dụng chứng từ dưới dạng giấy hoặc điện tử, áp dụng đối với hàng hóa đang vận chuyển bằng nhiều phương thức. Đây là cơ sở để các quốc gia tham khảo khi hoàn thiện pháp luật, thúc đẩy thương mại số và vận tải đa phương thức.

Chuyển đổi số logistics chỉ có ý nghĩa khi kết quả được đo bằng thời gian, chi phí và số thao tác thực tế giảm xuống. Tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW cần được cụ thể hóa trong từng hợp đồng, lệnh giao hàng, vận đơn và lần chuyển dữ liệu. Khi các chủ thể cùng sử dụng một dòng thông tin có thể kiểm chứng, dữ liệu mới thực sự trở thành công cụ nâng sức cạnh tranh cho hàng hóa Việt Nam.