'Cấu trúc tổ chức' bị giới nhà nghề nhắc đến nhiều nhất khi đề cập các lực cản chuyển đổi số

Theo khảo sát của công ty tư vấn Everest Group với 328 người đứng đầu hay phụ trách chuyển đổi số (CXO) ở các tổ chức lớn, 78% doanh nghiệp thất bại trong việc thực hiện chuyển đổi số so với kỳ vọng của họ. Có tới 54% số doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết cấu trúc tổ chức (Organizational Structure) chưa tối ưu là rào cản đối với chuyển đổi số ở doanh nghiệp mình, bên cạnh đó 47% số doanh nghiệp than phiền về rào cản văn hóa, 42% về công nghệ, và 33% về các kênh truyền thông.

Có thực sự là một bất ngờ khi cấu trúc tổ chức là một rào cản lớn cho chuyển đổi số thành công?

Đó sẽ là điều bất ngờ nếu ta nhìn Chuyển đổi số như nó đang được xây dựng hình ảnh trên truyền thông hôm nay, ở đó Công nghệ chiếm vai trò chủ đạo. Số (Digital) là ngôn từ hàng đầu để nhấn mạnh cho công cuộc này và được chủ đạo bằng cách áp đặt tiền tố Số (Digital-) cho mọi hoạt động thông qua áp dụng Công nghệ, chẳng hạn kinh tế số (Digital Economics), và theo nhiều người thế là Chuyển đổi số đã diễn ra.

Có một câu ''thần chú'': “Mọi việc đều do cái cách ta tư duy mà ra”. Tư duy thế nào thì thể hiện văn hóa ấy, tư duy ra sao thì hành động vậy. Chuyển đổi số gắn với sự thay đổi Tư duy trước tiên bởi Tư duy là hình thức thể hiện của Văn hóa – thứ chỉ có thể thay đổi về hình thức mà khó thay đổi về bản chất. Một văn hóa khuyến khích cao hoạt động cộng đồng, sự gắn kết, các sinh hoạt tập thể và tinh thần tập thể trong hoạt động hàng ngày sẽ rất khó để xoay chuyển Tư duy khi cả thế giới dồn vào trong một cái smartphone và cô đơn giữa đám đông. Nhưng một văn hóa khuyến khích tính cá nhân cao, sự độc lập trong hành động và tinh thần cá nhân chủ nghĩa lại dễ dàng xoay chuyển Tư duy cho việc cả thế giới dồn vào trong một cái smartphone và cô đơn giữa đám đông.

Chuyển đổi số là gì? Chuyển đổi số cần được hiểu trước hết là sự thay đổi về tư duy

Chúng ta khó hay có thể không thay đổi được văn hóa nhưng chúng ta có thể xoay chuyển được Tư duy bằng bước đi đầu tiên là sử dụng smartphone theo một cách khác. Smartphone phải trở thành phương tiện giúp chúng ta kết nối cộng đồng tốt hơn, gắn kết hơn do việc cập nhật thông tin được liên tục vượt qua mọi không-thời gian, tinh thần làm việc đội nhóm (team-work) nhờ kết nối ảo và các hoạt động tập thể trên mạng thông qua công cụ này.

Đâu là điểm bắt đầu?

Sẽ không là bất ngờ, nếu chúng ta thực sự hiểu được bản chất của Chuyển đổi số. Chuyển đổi số cần được hiểu trước hết là sự thay đổi về Tư duy. Chúng ta giờ đây cũng hay được nghe nói rằng rào cản lớn nhất của Chuyển đổi số là nhận thức, nhưng nhận thức cản trở gì và thế nào là nhận thức đúng (mang tính thúc đẩy) và thế nào nhận thức sai (mang tính cản trở) thì lại rất mơ hồ. Vậy phải hiểu Tư duy hay Nhận thức gắn liền với Chuyển đổi số như thế nào?

Chuyển đổi số, do vậy, có thể nhìn thấy, phải bắt đầu, không phải là bằng smartphone, bằng công nghệ, bằng kết nối Internet, mà bằng cái cách chúng ta chuyển đổi Tư duy để biến smartphone, biến công nghệ, biến kết nối Internet thành những phương tiện hữu dụng để văn hóa phát triển và lan tỏa được sâu, rộng hơn. Việc áp đặt một cách cưỡng bức các công nghệ như một tiền đề của Chuyển đổi số, chẳng khác nào ép thế giới thực tiễn vào một cái khuôn để rồi tưởng tượng ra nó là hình hài thế này hay thế kia mà định nghĩa, áp đặt và đo lường.

Khi Tư duy thay đổi, hành vi sẽ thay đổi như sự chuyển đổi của thói quen, của sự thích nghi với những điều kiện mới. Chuyển đổi số, do vậy bắt đầu bằng Tư duy để diễn giải văn hóa theo một cách mới với những điều kiện mới và kết thúc bằng việc kiến tạo những hành vi xã hội. Đó là một tiến trình liên tục, bắt đầu cùng lúc từ mọi điểm xuất phát, ở mọi nơi, trong mọi lúc, theo một hình xoắn trôn ốc đi lên liên tục không ngừng.

Và hệ quả của sự thay đổi Tư duy này là gì? Đó chính là việc hướng đến một Hình thái tổ chức xã hội mới nhờ sự thay đổi của hình thức thể hiện văn hóa và những hành vi xã hội mới. Hình thái tổ chức, được hiểu là một hình thức tổ chức bao hàm: chức năng, cấu trúc, tiến trình và bối cảnh của tổ chức. Chúng ta tác động bằng công nghệ tạo nên một sự chuyển đổi về chức năng, chúng ta tác động đến văn hóa nhưng không bằng cách chuyển hóa tư duy, và áp đặt những hành vi xã hội mới trên một nền tảng cấu trúc tổ chức cũ thì sự chuyển đổi tất yếu thất bại là điều dễ hiểu.

Tầm quan trọng của việc có một bản thiết kế chiến lược

Cũng giống như việc xây một ngôi nhà, ý nghĩa của bản vẽ kiến trúc không phải mấy ai cũng đánh giá được đúng giá trị của nó. Đó là một thứ trừu tượng, vô hình và đôi khi còn được coi là một chi phí lãng phí, cần tiết kiệm tối đa. Cái chúng ta cần là ngôi nhà chứ không phải là bản vẽ kiến trúc, đó là một tư duy khá phổ biến hiện nay. Công nghệ trong Chuyển đổi số cho phép hình dung ra ngôi nhà một cách dễ dàng, thấy được những kết quả hữu hình, đo lường được các chi phí đầu tư và hiệu quả kỳ vọng, thuận lợi cho việc thiết lập các dự án, đệ trình và duyệt chi ngân sách, quản trị dự án và quan trọng nhất là “cho một kết quả cụ thể”.

Việc tiếp cận với các giải pháp công nghệ cũng sẽ dễ nghe, dễ tiếp nhận bởi nó dễ hình dung so với việc phải học, phải hiểu, phải tiếp nhận cả tá những mớ lý thuyết trừu tượng vô hình về Văn hóa, Tư duy, Chuyển đổi, Quản trị.... kia, những thứ “biết rồi khổ lắm nói mãi” và “không hoặc khó báo cáo” những thứ “đương nhiên là phải biết rồi và có rồi chứ?”. Nhưng chẳng ngôi nhà đẹp và tốt nào lại không bắt đầu từ một bản vẽ kiến trúc tuyệt vời cả.

Kiến trúc Chuyển đổi số bao gồm: xác lập các chức năng, cấu trúc tổ chức, các tiến trình cần thiết và bối cảnh hoạt động.

Cần phải bắt đầu bằng một Chiến lược được hoạch định để định hướng cho toàn bộ tiến trình Chuyển đổi số mà ta kỳ vọng. Đó là một bản vẽ quy hoạch tổng thể cho tương lai, mang tính dài hạn, không phải là cứ viết ra là phải thực hiện ngay tức thì mọi thứ. Có chiến lược rồi thì mới phải biết Tư duy như thế nào để chuyển đổi cái Văn hóa hiện tại đi theo định hướng Chiến lược kỳ vọng.

Tiếp đó là Kiến trúc Chuyển đổi số bao gồm: xác lập các chức năng, cấu trúc tổ chức, các tiến trình cần thiết và bối cảnh hoạt động. Khi có bản vẽ Kiến trúc Chuyển đổi số rồi, ta mới bắt đầu đến việc chọn lựa các công nghệ khả thi, sẽ có những công nghệ có sẵn, sẽ có những công nghệ chưa có sẵn cần phải phát triển mới, cũng sẽ có những thứ công nghệ cho ta phát triển hơn những dự tính...

Việc chọn lựa công nghệ phù hợp và chiến lược đầu tư sẽ được gọi là tiến trình Đồng bộ Chuyển đổi số. Đồng bộ Chuyển đổi số là tiến trình: xác lập các công nghệ tương ứng chức năng; chọn lựa các công nghệ phù hợp cấu trúc; trình tự hóa việc đầu tư công nghệ theo tiến trình; và hiệu chỉnh công nghệ phù hợp với bối cảnh trong cùng một tổng thể.

Mảnh ghép cuối cùng: mạng lưới và cộng đồng

Cuối cùng và quan trọng nhất là Triển khai Chuyển đổi số thông qua mạng lưới và cộng đồng, một yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo việc áp dụng thành công các ứng dụng của Chuyển đổi số vào thực tiễn mà ta có thể thấy trong khảo sát đề cập trên có nói đến, là nguyên nhân thất bại kế tiếp và phi công nghệ, đó là: quản trị 47%, văn hóa 44%, và các kênh truyền thông 33%.

Muốn xây nhà, trước hết phải kiến trúc ngôi nhà, không phải bắt đầu ngay bằng việc xây nhà. Phải bắt đầu bằng những ý tưởng, bằng những kỳ vọng, bằng việc tư duy về cuộc sống mà ta mong đợi trong ngôi nhà đó, những cảm giác, trải nghiệm mà ta hy vọng, và cả về sự thuận tiện mà ngôi nhà đem lại cho chúng ta. Chuyển đổi số cũng vậy, phải bắt đầu bằng Chiến lược Chuyển đổi số, Kiến trúc Chuyển đổi số, rồi mới đến việc chọn lựa và đầu tư công nghệ thông qua Đồng bộ Chuyển đổi số và không thể bỏ lửng việc Triển khai Chuyển đổi số vì nghĩ rằng áp dụng công nghệ là xong chuyện rồi!

Vài dòng về tác giả:

Ông Lê Nguyễn Trường Giang, Chủ tịch CSCI Group, là một chuyên gia, nhà tư vấn - đào tạo về chiến lược và quản trị chiến lược Chuyển đổi số, Truyền thông số và Tái tổ chức/tái cấu trúc/tái định hình các doanh nghiệp/tổ chức.

Lê Nguyễn Trường Giang