Có được hợp pháp hóa lãnh sự qua hình thức trực tuyến?
Cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam.
Công ty TNHH Hall Of Goods (TPHCM) thực hiện đăng ký bản công bố sản phẩm mỹ phẩm. Ngày 6/10/2020, Công ty nhận được thông báo của Phòng Quản lý mỹ phẩm - Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế về việc bổ sung: “Giấy ủy quyền của nhà sản xuất trong hồ sơ công bố chưa được chứng thực chữ ký của người đại diện (ông Christopher Zent) ký Giấy ủy quyền, không đáp ứng quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 06/2011/TT-BYT. Yêu cầu Công ty bổ sung Giấy ủy quyền mới đáp ứng quy định”.
Tuy nhiên, người đại diện của nhà sản xuất (ông Christopher Zent) đang sinh sống và làm việc tại thành phố Los Angeles (Mỹ), nơi đây đang thực hiện giãn cách xã hội do dịch Covid-19. Do vậy, ông Christopher Zent không thể đến trực tiếp cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam gần nhất tại Mỹ để thực hiện việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Công ty TNHH Hall Of Goods đề nghị cơ quan chức năng xem xét, cho phép và ra quyết định cho cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại Mỹ chứng thực chữ ký của ông Christopher Zent qua phương tiện trực tuyến.
Về vấn đề này, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao có ý kiến như sau:
Theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn (Danh sách các nước và loại giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự được đăng tải tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn).
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp được thực hiện như sau: Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 1 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại Điểm d và Điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
Cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam.
Địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; kết quả đầu ra là tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; không có hình thức chứng nhận trực tuyến.
Theo Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco cho biết, Tổng lãnh sự quán và Văn phòng tiểu bang California (đầu mối xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là Văn phòng Đổng lý tiểu bang) vẫn tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự bình thường.
Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, Văn phòng Đổng lý bang California đưa ra các hình thức nộp hồ sơ như sau: Khuyến khích gửi hồ sơ qua đường bưu điện hoặc bỏ hồ sơ vào hòm tiếp nhận hồ sơ đặt tại sảnh chính trụ sở Văn phòng Đổng lý tiểu bang.
Văn phòng Đổng lý tiểu bang xử lý và trả hồ sơ sau 7-10 ngày làm việc. Đây cũng là biện pháp được hầu hết các bang trên toàn quốc áp dụng trong thời gian bị ảnh hưởng của dịch Covid-19.
Do vậy, Công ty có thể sử dụng dịch vụ bưu chính để gửi hồ sơ tới các cơ quan chức năng của bang California và Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco để thực hiện thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.
Ngoài ra, Công ty có thể cân nhắc thêm phương án sau: Gửi hồ sơ tới Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại TPHCM để chứng nhận con dấu, chữ ký trên hồ sơ, giấy tờ, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM. Vui lòng liên hệ với Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại TPHCM để được hướng dẫn thêm.
Thông tin về thủ tục hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (hồ sơ, thời gian giải quyết, văn bản pháp luật liên quan...) được đăng tải cụ thể trên Cổng Thông tin điện tử của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao: http://www.lanhsuvietnam.gov.vn.
