Đà Nẵng nỗ lực hoàn thiện phần mềm hộ tịch, hướng tới chính quyền số

Ngay từ những ngày đầu vận hành, phần mềm hộ tịch phiên bản mới đã cho thấy ưu điểm ở khả năng kết nối nhanh hơn so với hệ thống cũ, góp phần rút ngắn quy trình xử lý thủ tục. Tuy nhiên, thực tế triển khai tại một số xã mới thành lập sau sáp nhập cũng phát sinh nhiều vướng mắc.

Tại xã Trà My (TP Đà Nẵng) được thành lập trên cơ sở sáp nhập thị trấn Bắc Trà My cùng các xã Trà Sơn, Trà Dương, Trà Giang (huyện Bắc Trà My, tỉnh Quảng Nam cũ), một số thủ tục khai sinh, kết hôn, khai tử vẫn còn tình trạng chậm trễ. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ lỗi kết nối hệ thống, dữ liệu trùng hoặc thiếu, buộc cán bộ phải kiểm tra, đối chiếu lại trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính hộ tịch tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Trà Tân (TP Đà Nẵng).

Chị Nguyễn Thị Mai (29 tuổi, trú xã Trà My) kể: “Hôm đi làm giấy khai sinh cho con, phần mềm có lúc bị treo, nên tôi phải chờ lâu. Cán bộ xã giải thích, hẹn tôi quay lại buổi chiều và đã xử lý xong. Tôi nghĩ giai đoạn đầu gặp trục trặc là dễ hiểu, điều quan trọng là thời gian tới thủ tục phải nhanh gọn hơn để người dân đỡ đi lại nhiều lần”.

Ở góc độ cán bộ trực tiếp xử lý, bà Đoàn Thị Bông - công chức tư pháp - hộ tịch xã Trà My cho biết, việc đồng bộ dữ liệu dân cư cũ với phần mềm mới đã tạo ra bất cập. Nhiều hồ sơ có sổ gốc, có bản chính nhưng không thể nhập bổ sung, do hệ thống chưa có chức năng nhập bù. Bên cạnh đó, các thủ tục nhận con, nhận con nuôi cũng phát sinh lỗi khi hồ sơ được nhập nhiều lần nhưng hệ thống không lưu, kéo dài thời gian giải quyết.

“Một số xã trước khi sáp nhập báo cáo đã nhập xong dữ liệu, nhưng khi triển khai thì thực tế hồ sơ chưa nhập đủ. Có sổ gốc, có bản chính nhưng không thể cập nhật bổ sung trên phần mềm, gây vướng trong quá trình giải quyết cho dân”, bà Bông phân tích.

Việc áp dụng phần mềm hộ tịch điện tử mới trong bối cảnh chuyển đổi mô hình chính quyền hai cấp những khó khăn ban đầu là điều khó tránh khỏi.

Từ thực tế này, bà Bông kiến nghị cần bổ sung chức năng nhập bù, đồng thời tăng cường đồng bộ liên thông giữa khai sinh, nhập khẩu và bảo hiểm y tế để tránh tình trạng người dân nghĩ đã hoàn tất thủ tục “3 trong 1” nhưng thực tế hồ sơ chưa được xử lý trọn vẹn.

Phó Chủ tịch UBND xã Trà My, bà Võ Thị Thúy Hằng cũng ghi nhận hệ thống mới có nhiều điểm tích cực, song vẫn tồn tại lỗi kỹ thuật, đặc biệt ở khâu liên thông với cơ quan công an và bảo hiểm y tế. Bà Hằng kiến nghị Bộ Tư pháp cần sớm nâng cấp hệ thống, bảo đảm dữ liệu thông suốt để người dân thấy rõ lợi ích của chuyển đổi số.

Tại xã Trà Tân (TP Đà Nẵng) hình thành từ việc sáp nhập hai xã Trà Giác và Trà Tân (huyện Bắc Trà My cũ), công chức tư pháp - hộ tịch Nguyễn Hữu Sang phản ánh một loạt bất cập khác.

Trung tâm phục vụ hành chính công xã Trà Tân - một xã miền núi TP Đà Nẵng.

Theo ông Sang, việc sửa chữa sai sót thông tin, kể cả lỗi nhỏ như dấu chính tả, cũng phải chờ Sở Tư pháp duyệt. Trong khi đó, số lượng dữ liệu nhập sai trước khi sáp nhập lên tới hàng nghìn trường hợp, gây mất rất nhiều thời gian.

“Những lỗi nhỏ như vậy nên để cán bộ tư pháp địa phương tự sửa, lưu lại và chịu trách nhiệm, thay vì phải lập biên bản, gửi lên sở chờ duyệt. Một hồ sơ bị vướng phải sửa đi sửa lại vừa tốn thời gian, vừa ảnh hưởng tới các hồ sơ khác đang chờ giải quyết”, ông Sang kiến nghị.

Một bất cập khác là dữ liệu địa chỉ hiển thị trên phần mềm chưa đầy đủ, chỉ hiện thôn mà không có tên xã, thành phố. Điều này khiến việc xác minh tình trạng hôn nhân gặp nhiều khó khăn, cán bộ phải gọi điện thoại để xác minh lại. Trong bối cảnh mỗi ngày xã phải xử lý từ 15 - 20 hồ sơ hộ tịch, số lượng lớn mà cán bộ lại mỏng, nhiều người buộc phải làm ngoài giờ để kịp tiến độ.

Ông Nguyễn Hữu Sang - công chức tư pháp - hộ tịch xã Trà Tân chia sẻ về những vướng mắc khi thực hiện thủ tục hộ tịch điện tử.

Đặc biệt ở các xã miền núi, bà con phần lớn là đồng bào dân tộc thiểu số, hạn chế về công nghệ thông tin, nên cán bộ phải trực tiếp hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến cho dân.

Theo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp Đà Nẵng), ngoài những lỗi phần mềm, chính quyền cấp xã hiện còn lúng túng khi tiếp cận và giải quyết nhiều thủ tục vốn trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện.

Trước những khó khăn trên, Sở Tư pháp TP Đà Nẵng đã chủ động nắm bắt tình hình, tổng hợp phản ánh từ cơ sở để báo cáo Bộ Tư pháp. Nhiều lỗi kỹ thuật đã được điều chỉnh kịp thời, nhất là tình trạng địa chỉ hiển thị thiếu hoặc việc liên thông chưa đầy đủ giữa hệ thống hộ tịch, cơ sở dữ liệu dân cư, công an và bảo hiểm y tế.

Việc liên thông giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cổng dịch vụ công quốc gia và hệ thống một cửa của thành phố hiện nay đã thực hiện cơ bản đầy đủ.

Trao đổi với PV Báo Pháp luật Việt Nam, ông Bùi Xuân Hiếu - Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP Đà Nẵng cho hay, trong gần hai tháng triển khai, các vướng mắc lớn cơ bản đã được tháo gỡ. Việc liên thông giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cổng dịch vụ công quốc gia và hệ thống một cửa của thành phố hiện nay đã thực hiện đầy đủ.

“Những lỗi về địa chỉ thôn không hiển thị xã, thành phố, hay việc liên thông chưa đầy đủ… sở cũng đã hướng dẫn các địa phương đồng thời trao đổi, kiến nghị với Bộ Tư pháp để điều chỉnh và đồng bộ. Hiện nay, khó khăn chủ yếu là do đường truyền chậm, hoặc hệ thống mạng trục trặc”, ông Hiếu chia sẻ.

Theo ông Hiếu, đây là phần mềm do Bộ Tư pháp quản lý thống nhất trên toàn quốc, nên khi phát sinh vấn đề, sở đều phối hợp trao đổi với Bộ để xử lý.

Hoàn thiện phần mềm hộ tịch không chỉ giúp giải quyết thủ tục nhanh, chính xác mà còn là nền tảng để TP Đà Nẵng xây dựng chính quyền số, lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

“Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước là phải liên tục rà soát, khắc phục để phục vụ người dân ngày càng tốt hơn. Các kiến nghị từ cơ sở đều được tiếp nhận, chuyển đến nhóm kỹ thuật của Bộ Tư pháp để trao đổi, có hướng điều chỉnh. Tinh thần là “khó đâu tháo gỡ đó”, không để hồ sơ của người dân bị chậm trễ kéo dài”, ông Hiếu nói.

Có thể thấy, việc áp dụng phần mềm hộ tịch điện tử mới trong bối cảnh chuyển đổi mô hình chính quyền hai cấp những khó khăn ban đầu là điều khó tránh khỏi. Khối lượng dữ liệu lớn, nhiều thủ tục lần đầu được cấp xã trực tiếp giải quyết nên có sự chậm trễ. Nhưng với sự vào cuộc quyết liệt của chính quyền TP Đà Nẵng, Sở Tư pháp thành phố, sự hỗ trợ kịp thời từ Bộ Tư pháp và nỗ lực khắc phục của đội ngũ cán bộ tư pháp cơ sở, hệ thống này đang từng bước ổn định.

Hoàn thiện phần mềm hộ tịch không chỉ để giải quyết thủ tục hành chính nhanh hơn, chính xác hơn, mà còn là nền tảng quan trọng để tiến tới chính quyền số, xây dựng nền hành chính minh bạch, hiện đại, lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

Công Huy