Đại dịch đã thay đổi hoàn toàn công việc văn phòng thế nào?

Đại dịch đã thay đổi cách thế giới làm việc

Trên thế giới, công nhân, ông chủ, chủ nhà và chính phủ đang cố gắng tính toàn đến việc văn phòng sẽ không còn được sử dụng nữa - và đang đi đến những kết luận hoàn toàn khác nhau.

84% nhân viên văn phòng tại Pháp đã quay lại bàn làm việc, nhưng con số này ở Anh chỉ là dưới 40%.

Đại dịch đã thay đổi cách thế giới làm việc mãi mãi. Ảnh: Stephanie Scholz/Economist

Ông chủ mạng xã hội hàng đầu thế giới Twitter Jack Dorsey cho biết nhân viên ở công ty mình có thể làm việc tại nhà “mãi mãi", nhưng người sáng lập Netflix Reed Hastings cho biết làm việc tại nhà là “một điều hoàn toàn tiêu cực”.

Khi các công ty còn chần chừ thì thị trường thương mại bất động sản toàn cầu trị giá 30 nghìn tỷ USD đang bị đeo bám bởi nỗi lo về một đợt sụt giảm sâu hơn.

Và trong khi một số nhân viên mơ về một tương lai lạc quan khi không phải tham gia giao thông và ăn đồ ăn nhanh như của thương hiệu Pret A Manger, thì những người khác lại lo lắng điều đó sẽ đe dọa tới cơ hội thăng tiến, tiền lương và an ninh việc làm.

Ý kiến trái chiều này phản ánh sự không chắc chắn về mức độ hiệu quả của giãn cách xã hội và sẽ mất bao lâu trước khi vắc xin Covid-19 được phổ biến rộng rãi.

Nhưng có một điều rất đáng chú ý đó là: đại dịch đã tiết lộ có bao nhiêu văn phòng đang hoạt động như 'di tích' trong thế kỷ 20, ngay cả khi đại dịch đã dẫn đến việc phải áp dụng hàng loạt công nghệ để thay đổi công việc của khối văn phòng.

Thảm họa Covid sẽ thúc đẩy một giai đoạn đã quá hạn từ lâu trong quá trình thử nghiệm công nghệ và xã hội, không phải là kinh doanh như bình thường nhưng đó cũng không phải là đòn chí mạng với văn phòng.

Thời kỳ này mở ra đầy hứa hẹn nhưng cũng đem lại mối đe dọa, đặc biệt là đối với văn hóa công ty.

Thay vì phản đối việc thay đổi, các chính phủ cần cập nhật lại luật lao động đã lỗi thời và bắt đầu hình thành lại các thành phố trung tâm.

200 năm trước, năng lượng hơi nước đã đưa các công nhân tới nhà máy để học có thể sử dụng máy móc mới.

Khi các tập đoàn lớn nổi lên vào cuối thế kỷ 19, cần có nhân viên để quản lý chúng.

Những người này lên kế hoạch cho các cuộc họp và bàn giao các biên bản ghi chép, hóa đơn và các giấy tờ công việc khác nhằm ghi lại những việc họ đã làm.

Tất cả các việc này đòi hỏi các nhân viên phải ở gần nhau và tạo ra phương thức tham gia giao thông bằng ô tô hoặc tàu hỏa để mọi người có thể gặp nhau tại văn phòng trung tâm.

Hệ thống này luôn tồn tại những điểm yếu rõ ràng, một số còn trở nên tồi tệ hơn theo thời gian.

Hầu hết mọi người ghét sự phức tạp và tốn kém của việc đi lại, khi việc đi lại tính trung bình chiếm hơn 4 giờ mỗi tuần đối với người lao động Hoa Kỳ.

Một số người không thích tiếng ồn và sự nghiêm túc của văn phòng, hoặc phải chịu đựng sự phân biệt đối xử khi làm việc.

Những nhân viên văn phòng gặp nhiều khó khăn trong việc chăm sóc con cái hơn - vấn đề này đang dần trở nên phổ biến do ngày càng nhiều gia đình cả hai bố mẹ đều đi làm.

Liệu những công nghệ mới sẽ thay đổi được tình trạng bất tiện này?

Nhiều vấn đề hóc búa cần giải quyết

Xét cho cùng, tài liệu điện tử định dạng PDF ra đời vào năm 1991, chi phí băng thông giảm vào những năm 2000, và Zoom và Slack, hai công ty công nghệ quyền lực hỗ trợ làm việc từ xa, hiện đã gần 10 tuổi.

Trước khi đại dịch Covid-19 bùng nổ, các công ty có văn phòng làm việc linh hoạt (bao gồm cả WeWork đều gặp khó khăn) khi có thị phần toàn cầu khiêm tốn chỉ dưới 5%. Chỉ có 3% người Mỹ thường xuyên làm việc tại nhà; hiện con số này đã tăng lên rất nhiều.

Thậm chí Xerox, một công ty máy in văn phòng chuyên in tài liệu, cũng có nhiều nhân viên làm việc tại nhà.

Do ngày càng có nhiều người ứng dụng công nghệ làm việc từ xa, nên hiệu ứng mạng trở nên mạnh mẽ, với mỗi khách hàng mới sẽ làm cho dịch vụ hữu ích hơn.

Công việc văn phòng sẽ thay đổi để thích nghi. Ảnh: Getty

Cùng với Microsoft Teams, Zoom, Google Meet và Cisco Webex hiện đã có hơn 300 triệu người dùng.

Những lo ngại về nạn quan liêu khi làm việc từ xa đã bị loại bỏ. Các tòa án dân sự đang làm việc từ xa. Các công chứng viên đang làm việc trực tuyến và một số ngân hàng đã bỏ việc khách hàng mới phải đến chi nhánh để xác nhận danh tính và mở tài khoản.

Bao nhiêu trong số các thay đổi này sẽ tiếp tục khi có vắc xin? Lời giải đáp tốt nhất hiện có là từ các nước đã kiểm soát được virus.

Khung cảnh ở đó hầu hết là “văn phòng được lựa chọn", nơi mọi người đến làm việc nhưng ít thường xuyên hơn.

Ví dụ, hiện nay ở Đức, 74% nhân viên văn phòng đến nơi làm việc của mình, nhưng chỉ có một nửa trong số họ ở đó 5 ngày một tuần, theo các khảo sát của Morgan Stanley.

Con số còn lại chính xác sẽ phụ thuộc vào ngành công nghiệp và thành phố.

Ở những nơi đi lại dễ dàng sẽ có nhiều nhân viên tới văn phòng; tại các siêu đô thị với những chuyến đi dài và đắt đỏ sẽ có ít nhân viên tới hơn.

Các công ty sẽ phải quen với việc nhân viên đi làm lác đác, ở đó văn phòng sẽ là trung tâm, không phải ngôi nhà thứ hai.

Như ông Hastings lo ngại, theo thời gian, vốn xã hội của công ty sẽ giảm, nhân viên không còn hăng hái sáng tạo, hệ thống phân cấp trở nên cố hữu và tinh thần đồng đội mất dần.

Câu trả lời chính là chú trọng nhiều hơn tới tương tác giữa nhân viên, với các nhóm tụ tập tại một thời điểm nhất định để làm mới tình bạn và trao đổi thông tin.

Các công nghệ mới “ứng dụng" tương tác trực tuyến để gợi cảm giác tự nhiên cuối cùng có thể thay thế thế giới gò bó của Zoom.

Khi xây dựng lại văn hóa, các công ty sẽ cần điều chỉnh lại tài sản của mình: các nhà đầu tư tỉnh táo dự kiến sẽ giảm ít nhất 10% nguồn cung khu vực văn phòng làm việc tại các thành phố lớn.

Với chính phủ, mong muốn mãnh liệt của họ là quay ngược thời gian để hạn chế thiệt hại về kinh tế, từ sự sụp đổ của các quán cafe trong trung tâm thành phố cho tới sự thiếu hụt ngân sách 16 tỷ USD mà hệ thống tàu điện ngầm New York đang phải đối mặt.

Chính phủ Anh đang cố gắng thuyết phục người lao động quay trở lại văn phòng.

Nhưng thay vì phản đối các thay đổi công nghệ, sẽ tốt hơn nhiều nếu ta dự đoán được hậu quả của nó.

Có hai ưu tiên nổi bật. Thứ nhất, phần lớn văn bản luật lao động cần được sửa đổi.

Nền kinh tế Gig chỉ ra rằng luật lao động đã lỗi thời (nền kinh tế Gig là nền kinh tế mọi người thường làm việc trong những vị trí tạm thời và linh hoạt, còn các công ty có xu hướng thuê những người làm việc độc lập và tự do thay vì nhân viên toàn thời gian)

Giờ đây, những câu hỏi hóc búa mới về quyền và trách nhiệm của người lao động bắt đầu xuất hiện: liệu các công ty có thể giám sát nhân viên làm việc từ xa để đánh giá năng suất làm việc của họ được không?

Ai sẽ chịu trách nhiệm pháp lý nếu người lao động bị thương khi (làm việc) ở nhà?

Bất kể khả năng phán đoán thế nào đều biết rằng khi tầng lớp lao động văn phòng được nhận phụ cấp sẽ khiến lực lượng lao động còn lại phản đối ầm ĩ.

Ưu tiên thứ hai là các khu vực trung tâm thành phố. Một thập kỷ qua, các khu vực trung tâm thành phố đã bị lấp đầy bởi những tòa nhà đầy ghế xoay và hàng tấn giấy ố vàng.

Giờ đây, các quy định quy hoạch đô thị phức tạp cần kiểm tra kỹ lưỡng một cách có hệ thống để cho phép các tòa nhà và quận có thể tái phát triển cho những mục đích sử dụng mới, bao gồm các các căn hộ và khu vực dành cho việc giải trí.