Đại hội trực tuyến cần 'điều kiện đủ'

Họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến hoặc hybrid giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng tham gia của cổ đông

Vấn đề và vướng mắc

Thách thức lớn nhất với doanh nghiệp là cơ quan chức năng có thể sẽ không công nhận kết quả họp ĐHCĐ trực tuyến do thiếu quy định cụ thể và sự thiếu đồng bộ trong Luật Doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp không chứng minh được tỷ lệ tham dự tối thiểu hoặc lưu trữ dữ liệu biểu quyết không đầy đủ, kết quả họp có thể bị hủy, buộc doanh nghiệp tổ chức lại, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Thứ hai, xác thực danh tính cổ đông (KYC) trực tuyến (qua chữ ký số, OTP, email) dễ bị ngụy tạo nếu không chuẩn xác, nhất là với công ty đại chúng. Thực tế, nhiều doanh nghiệp phải họp lại do không xác minh đủ tỷ lệ tham dự tối thiểu, chủ yếu vì lỗi xác thực danh tính cổ đông

Thứ ba, hạ tầng công nghệ yếu từ doanh nghiệp làm giảm hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm miễn phí, làm hạn chế tương tác và có lỗi bảo mật. Chẳng hạn, phần mềm bỏ phiếu điện tử e-Voting thường có sai sót về pháp lý trong việc lưu trữ và bảo mật. Mặt khác, chưa có quy chuẩn cho các phần mềm này, bất kể công cụ thuê ngoài hay doanh nghiệp tự tạo.

Thứ tư, hạ tầng Internet yếu và kỹ năng hạn chế của đa phần cổ đông nhỏ lẻ làm giảm sự tham gia và bảo vệ quyền lợi cho chính họ. Nếu soi chiếu vấn đề này vào cảnh báo của Báo cáo Quản trị doanh nghiệp OECD năm 2023 rằng “họp từ xa không được làm giảm khả năng tham gia của cổ đông”, thì rào cản này sẽ làm giảm khả năng thể hiện quyền lợi của cổ đông.

Luật sư Nguyễn Văn Lộc, Chủ tịch LP Group

Hành lang pháp lý

Hành lang pháp lý cho ĐHCĐ trực tuyến tại Việt Nam được đặt nền móng trong Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ thời điểm 1/1/2021. Theo Điều 144, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết nếu “tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”. Điều 147 cho phép thông qua nghị quyết bằng biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, mở ra 4 hình thức tổ chức ĐHCĐ: trực tiếp, trực tuyến toàn bộ, hybrid hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Các điều khoản được cụ thể hóa tại Nghị định 155/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/1/2021. Điều 273 yêu cầu công ty đại chúng phải quy định về họp trực tuyến trong Quy chế quản trị nội bộ, tạo cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh theo xu hướng số hóa.

Tuy nhiên, khung pháp lý nêu trên chỉ là điều kiện “cần”, chưa đầy đủ để đảm bảo triển khai ĐHCĐ trực tuyến hay hybrid hiệu quả. Doanh nghiệp phải tuân thủ trình tự, thủ tục hợp pháp, nhưng chưa được cơ quan chức năng hướng dẫn chi tiết cách thực hiện trong môi trường trực tuyến - từ xác minh danh tính, lưu trữ dữ liệu, đến xử lý tranh chấp.

Đó là lý do quy định ĐHCĐ trực tuyến hay hybrid trong 2 năm qua không được các doanh nghiệp không chủ động thực hiện trên diện rộng, hoặc thực hiện lại vướng sai sót, trong đó có nhiều doanh nghiệp quy mô lớn.

Từ góc nhìn của cổ đông, khung pháp lý hiện tại chỉ là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp thực hiện đúng luật. Vấn đề cốt lõi là sự tham gia của cổ đông, đặc biệt là cổ đông nhỏ lẻ. Với cơ chế này, quyền lợi của họ chưa được bảo vệ đầy đủ, do thiếu quy định xác thực hiện đại.

Ví dụ, việc thiếu quy định về xác thực KYC bằng công nghệ hiện đại (như chữ ký số, căn cước gắn chip) khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào phương pháp thủ công như email hoặc giấy ủy quyền. Điều này không những không phù hợp với hình thức họp trực tuyến, mà còn gây khó khăn cho cổ đông, nhất là những người tham gia đầu tư tại nhiều doanh nghiệp. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, các tranh chấp về tính hợp lệ của ĐHCĐ trực tuyến sẽ gia tăng, gây tổn hại niềm tin của cổ đông và uy tín doanh nghiệp.

Góc nhìn quốc tế

Nhiều quốc gia đã hoàn thiện hành lang pháp lý cho ĐHCĐ trực tuyến. Theo báo cáo OECD năm 2023, 75% quốc gia được khảo sát có quy định về họp trực tuyến và 80% hướng dẫn tổ chức hybrid. Không ít thị trường đã ban hành chi tiết điều luật cụ thể.

Chẳng hạn, tại Singapore, Sở Giao dịch chứng khoán Singapore (SGX) cùng các cơ quan quản lý chức năng ban hành hướng dẫn chi tiết như yêu cầu platform họp trực tuyến phải có chức năng thu thập câu hỏi, kiểm phiếu tự động, mã hóa dữ liệu. Điều đặc biệt là không phải để mở như Luật Doanh nghiệp 2020 của Việt Nam, Luật Công ty Singapore cho phép doanh nghiệp tổ chức hybrid mà không cần sửa đổi điều lệ, miễn là quyền cổ đông được đảm bảo.

Tại Hồng Kông (Trung Quốc), Ủy ban Chứng khoán Hồng Kông cung cấp danh mục về công nghệ và xác thực, đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền cổ đông nhỏ lẻ. Luật Công ty của Hồng Kông cho phép tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc hybrid mà không cần địa điểm thực tế. Luật quy định cổ đông có quyền phát biểu và biểu quyết, trừ khi quy định về niêm yết cấm việc này, đồng thời hướng dẫn lưu trữ dữ liệu và truy xuất minh bạch.

Nhật Bản cũng vậy, từ năm 2021, luật pháp nước này cho phép họp trực tuyến toàn bộ, bỏ yêu cầu địa điểm thực tế. Cơ quan chức năng cũng ban hành hướng dẫn về xác thực qua chữ ký số và blockchain, không cần điều kiện khắt khe cho hybrid và tất nhiên, doanh nghiệp phải tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật.

Malaysia và Philippines cũng đã có cơ chế về hybrid, từ xác thực qua chữ ký số và lưu trữ dữ liệu cho đến yêu cầu doanh nghiệp công khai quy trình họp trực tuyến để tránh tranh chấp.

Đề xuất giải pháp

Để tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc hybrid đúng luật và hiệu quả, doanh nghiệp cần giải pháp toàn diện, kết hợp pháp lý, công nghệ và quản trị.

Một là, doanh nghiệp cập nhật điều lệ công ty và quy chế quản trị nội bộ. Doanh nghiệp cần bổ sung quy định về họp trực tuyến trong điều lệ, nêu rõ hình thức như luật đã quy định, cách xác thực và lưu trữ kết quả biểu quyết. Điều này tuân thủ Luật Doanh nghiệp và Nghị định 155/2020/NĐ-CP, giúp tránh tranh chấp pháp lý và đảm bảo cơ quan chức năng công nhận kết quả. Nếu có điều gì liên quan đến trực tuyến hoặc hybrid chưa được quy định trong điều lệ, thì doanh nghiệp nên ban hành quy chế đính kèm nghị quyết để chuẩn hóa về pháp lý, văn bản này cần gửi đến cơ quan chức năng để được tham mưu trước.

Hai là, đầu tư hạ tầng công nghệ tiên tiến. Doanh nghiệp nên dùng platform chuyên nghiệp hoặc hệ thống đa giao thức với blockchain để mã hóa dữ liệu, thay vì phần mềm miễn phí thiếu bảo mật. Điều này tăng tương tác, đảm bảo ý kiến cổ đông nhỏ lẻ được ghi nhận và tránh nghi ngờ về kết quả biểu quyết dẫn đến tranh chấp.

Ba là, xây dựng quy trình KYC chặt chẽ. Doanh nghiệp cần xác thực cổ đông qua chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử, căn cước công dân gắn chip, hoặc mã OTP gửi qua số điện thoại đăng ký. Quy trình phải được thông báo trước và ghi vào biên bản họp để đảm bảo tính pháp lý, đặc biệt với cổ đông nhỏ lẻ.

Bốn là, có hướng dẫn trước cho cổ đông để tư vấn về công nghệ. Doanh nghiệp cần hướng dẫn cổ đông cách sử dụng phần mềm họp trực tuyến trước cuộc họp, đảm bảo họ có kết nối Internet ổn định.

Năm là, hoàn thiện khung pháp lý. Các sở giao dịch chứng khoán cần phối hợp với các bên liên quan kiến nghị Chính phủ ban hành nghị định quy định mẫu, yêu cầu lưu trữ dữ liệu minh bạch và chế tài, đảm bảo phiếu bầu trực tuyến được tính đúng.

Nhìn chung, việc tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến là xu hướng tất yếu. Các vướng mắc về pháp lý, công nghệ và xác thực danh tính là những vấn đề có thể giải quyết được. Để đảm bảo doanh nghiệp hành động đúng luật, doanh nghiệp cần cập nhật điều lệ, đầu tư công nghệ và có trách nhiệm công bằng với các nhóm cổ đông. Cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết để thống nhất triển khai, nhưng trước mắt, doanh nghiệp cần đảm bảo pháp lý để nâng tầm quản trị doanh nghiệp trong thời đại số.

Luật sư Nguyễn Văn Lộc / Chủ tịch LP Group