Danh mục các ứng dụng chuyển đổi số dùng chung ba cấp của Hà Nội

Sáng 3/3, Thành ủy Hà Nội tổ chức Hội nghị công bố quyết định ban hành danh mục các ứng dụng chuyển đổi số dùng chung 3 cấp trong các cơ quan đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố.

Hội nghị diễn ra tại Hội trường Trụ sở Thành ủy và trực tuyến tới 281 điểm cầu với hơn 6300 đại biểu tại các quận, huyện, Thị ủy trên toàn địa bàn Thành phố.. Dự hội nghị, có các đồng chí: Bùi Thị Minh Hoài, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy, Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội thành phố Hà Nội; Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Nguyễn Văn Phong, Trưởng ban Ban Chỉ đạo chuyển đổi số các cơ quan Đảng, Đoàn thể thành phố Hà Nội; Phó Bí thư Thành ủy, Chủ tịch HĐND Thành phố Nguyễn Ngọc Tuấn; Ủy viên Ban Thường vụ Thành ủy, Chủ tịch Ủy ban MTTQ Việt Nam Thành phố Nguyễn Lan Hương.

Hội nghị công bố quyết định ban hành danh mục các ứng dụng chuyển đổi số dùng chung Hà Nội.

Danh mục các ứng dụng chuyển đổi số dùng chung 3 cấp trong các cơ quan Đảng, chính quyền, MTTQ và các tổ chức chính trị xã hội thành phố Hà Nội.

Hệ thống phần mềm quản lý, điều hành bao gồm 4 hệ thống:

1. Hệ thống thư điện tử công vụ:

Hệ thống thư công vụ gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện tử, dịch vụ OTP, được tạo lập quản lý, vận hành trên nền tảng hạ tầng, kỹ thuật dùng chung của thành phố, được triển khai tới 3 cấp chính quyền trong thành phố.

Hệ thống thư điện tử thành phố Hà Nội là hệ thống thông tin được thống nhất dùng chung cơ bản phục vụ hoạt động quản lý, điều hành các cấp, các ngành trong thành phố; cho phép các tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, người lao động trong hệ thống chính trị thành phố Hà Nội gửi nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Hình ảnh giao diện Hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Hệ thống Quản lý Văn bản và điều hành:

Hệ thống cho phép dữ liệu được quản lý tập trung với 8 chức năng chính: Quản lý văn bản; Quản lý thông tin điều hành; quản lý hồ sơ công việc; Quản lý lịch đơn vị; Quản lý đôn đốc nhiệm vụ; báo cáo thống kê; Quản trị hệ thống và các Tiện ích. Cách hiển thị rõ ràng và khoa học giúp người sử dụng dễ dàng quản lý luồng văn bản trong suốt quá trình. Từ đó, có thể nhận biết văn bản đang nằm ở khâu nào, văn bản đã được xử lý hay chưa; vị trí nào đang chậm chễ trong xử lý luồng công việc…

Các tiện ích chung cho người sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, đó là:

+ Tích hợp với thiết bị scan

+ Chỉnh sửa văn bản trực tiếp mà không cần tải file

+ Xem nhanh các file tài liệu, văn bản trên hệ thống

+ Ít thao tác xử lý

Hệ thống Quản lý Văn bản và điều hành.

3. Hệ thống theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ:

Với giao diện khoa học và dễ nhìn, Hệ thống có chức năng xem tổng quát các nhiệm vụ đã giao, được giao, phối hợp và theo dõi. Hệ thống cho phép người dùng chọn năm cần hệ thống hiển thị dữ liệu để từ đó không bị sót việc, sốt nhiệm vụ. Tại đây, mỗi người dùng sẽ ở một đơn vị nhất định. Trong trường hợp người dùng cần sử dụng nhiều đơn vị, hoàn toàn có thể tự thay đổi đơn vị sử dụng nếu muốn. Đặc biệt, hệ thống hình thành sẵn các mẫu báo cáo mặc định của hệ thống như: báo cáo văn bản, báo cáo nhiệm vụ liên quan. Từ đó, giúp người sử dụng dễ dàng báo cáo, tổng hợp văn bản và nhiệm vụ trong đơn vị. Đồng thời, hệ thống còn có chức năng báo cáo nhiệm vụ đã được giao, nhiệm vụ đã giao, và các nhiệm vụ phối hợp theo dõi.

4. Phòng họp không giấy:

Phòng họp không giấy là một phân hệ trong hệ thống phần mềm quản lý, điều hành thành phố được thiết kế để thay thế việc sử dụng mô hình phòng họp truyền thống.

Mục tiêu của phòng họp không giấy là tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tiện lợi, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, quản lý cuộc họp thông minh và thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.

Các tính năng nổi bật so với phòng họp truyền thống:

+ Quản lý cuộc họp thông minh, lịch trình làm việc rõ ràng, dễ theo dõi.

+ Dễ dàng chia sẻ tài liệu cho các cá nhân được phân cấp, phân quyền.

+ Tiết kiệm giấy và tài nguyên in ấn.

+ Giao diện thân thiện, dễ thao tác cho người sử dụng.

+ Phòng họp không giấy được tích hợp công nghệ hội nghị trực tuyến, cho phép các thành viên có thể tham gia vào cuộc họp từ xa thông qua videos và âm thanh trực tuyến.

Hệ thống phần mềm quản lý nghiệp vụ gồm 4 phần mềm:

1. Hệ thống xây dựng chương trình công tác và lịch công tác:

Hệ thống được xây dựng với 3 mục tiêu chính:

+ Xây dựng chương trình công tác và lịch công tác của Thành ủy và Quận/huyện/thị ủy trên cơ sở quy trình tiếp nhận, xử lý, phê duyệt

+ Quản lý chương trình công tác và lịch công tác của Thành ủy Hà Nội giữa lãnh đạo với các Ban, Đơn vị trực thuộc Thành ủy Hà Nội

+ Hỗ trợ Thành ủy và Quận/huyện/thị ủy Hà Nội theo dõi, báo cáo các nội dung kịp thời

Với những mục tiêu đó, hệ thống mang tới 5 tiện ích:

+ Quản lý dashboard: giúp thống kê số lượng chương trình công tác và lịch công tác

+ Quản lý chương trình công tác

+ Quản lý lịch công tác tuần

+ Tổng hợp, báo cáo

+ Theo dõi tiến độ thực hiện

Hệ thống có đầy đủ phiên bản dành cho máy tính và trên điện thoại thông minh

Hệ thống xây dựng chương trình công tác và lịch công tác.

2. Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện:

Xác định Văn kiện đại hội Đảng là nguồn tư liệu quý qua các thời kỳ, tuy nhiên, khối lượng dữ liệu quá lớn, gây khó khăn cho người muốn tìm kiếm. Do vậy, Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện ra đời nhằm hỗ trợ các cán bộ, công chức, đảng viên của đảng bộ thành phố Hà Nội tra cứu thông tin nhanh, đúng trọng tâm trực tiếp vào câu hỏi.

Trợ lý ảo hỏi đáp văn kiện là phần mềm tìm kiếm thế hệ mới, có sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tập trung vào hỏi đáp nhanh thông tin liên quan các lĩnh vực xây dựng Đảng. Phạm vi hỗ trợ của Trợ lý ảo là hỏi đáp văn bản liên quan đến Văn kiện đảng các thời kỳ của đảng bộ thành phố Hà Nội (bao gồm cả văn kiện của đảng bộ các quận, huyện, thị ủy qua các thời kỳ).

Do có sử dụng AI, nên càng được sử dụng nhiều, phần mềm sẽ càng hoàn thiện và trở nên thông minh hơn dần dần đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

Ưu điểm của phần mềm:

+ Dễ dàng khi đưa dữ liệu đầu vào ( file pdf, word,excel…).

+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

+ Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

+ Có sử dụng công nghệ AI nên phần mềm càng sử dụng nhiều sẽ càng trở lên thông minh hơn.

3. Trợ lý ảo hỗ trợ thẩm tra, thẩm định

Trợ lý áo được xây dựng với 5 mục tiêu chính

+ Ứng dụng trí tuệ nhân tạo nhằm nâng cao độ chính xác – Hỗ trợ phát hiện lỗi sai, mâu thuẫn hoặc thiếu sót trong văn bản để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch.

+ Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, giảm thời gian kiểm tra thủ công bằng cách tự động hóa quy trình thẩm định và thẩm tra, giúp rút ngắn thời gian xử lý.

+ Chuẩn hóa quy trình kiểm tra, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định trong việc thẩm tra, thẩm định.

+ Cải thiện khả năng quản lý, lưu trữ, giúp dễ dàng tra cứu, so sánh và đối chiếu giữa các văn bản đã được thẩm định.

+ Đảm bảo yếu tố bảo mật và kiểm soát truy cập, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.

Quy mô hệ thống bao gồm:

+ Xây dựng phần mềm Cơ sở dữ liệu Thẩm định, thẩm tra

+ Tích hợp AI hỗ trợ quá trình thẩm định, thẩm tra và lập các tài liệu, báo cáo

+ Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống khác.

Hệ thống bao gồm các chức năng:

+ Quản lý cơ sở dữ liệu

+ Quản lý theo dõi tiến độ

+ Trợ lý ảo

+ Phân tích, báo cáo

+ Giao tiếp nội bộ

+ Cấu hình chung

4. Chữ ký số chuyên dùng công vụ:

Chữ ký số chuyên dùng công vụ được xây dựng với 5 mục tiêu:

+ Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin trong quá trình thực thi công vụ: Chữ ký số chuyên dùng công vụ được xây dựng bằng công nghệ mã hóa công khai (PKI) sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Ngoài ra, chữ ký số công vụ còn sử dụng hàm băm đặc biệt đảm bảo chỉ có người nhận chữ ký số mới nhận được văn bản, từ đó hạn chế bị tác động bởi bên thứ 3.

+ Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử: Do sử dụng công nghệ tương đối an toàn nên chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định tính pháp lý của tài liệu điện tử.

+ Ngăn chặn giả mạo văn bản: Việc tạo ra một chữ ký số khác giống hoàn toàn với chữ ký đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như không thể, nên tài liệu điện tử đã được ký số thì không thể thay đổi được.

+ Tiết kiệm thời gian xử lý văn bản trong quá trình thực thi công vụ:

Ngoài các yếu tố an toàn, chữ ký số còn giúp giảm thời gian và công sức xử lý văn bản, khi người ký số có thể ký văn bản ở bất kỳ đâu, tiết kiệm chi phí in ấn và xử lý văn bản giấy.

8 phần mềm này chính là các ứng dụng tiền đề cho việc xây dựng dữ liệu dùng chung trong khối cơ quan đảng và khối chính quyền của Thành phố nhằm thống nhất quản lý, chia sẻ và khai thác dữ liệu chung tiến tới tích hợp dữ liệu 3 cấp toàn Thành phố.

Lệ Cẩm