Đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động của cấp ủy

Toàn quốc đồng loạt triển khai chuyển đổi số trong lưu trữ

Thực hiện các nghị quyết, kết luận của Bộ Chính trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng về sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, công tác thu thập, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

(Ảnh minh họa)

Các địa phương nhanh chóng lên kế hoạch và ban hành các quy chế, quy trình quản lý, vận hành hệ thống mạng nội bộ. Hạ tầng công nghệ thông tin được đầu tư đồng bộ; nhiều trung tâm tích hợp dữ liệu tại tỉnh ủy và thành ủy đã được trang bị máy chủ, thiết bị mạng và bảo mật hiện đại, đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Không chỉ dừng lại ở các cấp tỉnh, hệ thống điều hành tác nghiệp, phần mềm số hóa hồ sơ, cơ sở dữ liệu đảng viên 3.0, chữ ký số và các ứng dụng dùng chung đã được triển khai tới cấp xã - đảm bảo 100% tỉnh ủy, thành ủy áp dụng. Văn bản điện tử, gửi nhận, xử lý văn bản số, lưu trữ dữ liệu và quản lý hồ sơ đảng viên được thực thi rộng rãi.

Số hóa giúp xử lý công việc nhanh, đồng thời bảo quản hồ sơ bền vững

Việc chuyển từ lưu trữ giấy sang môi trường số mang lại nhiều lợi ích rõ rệt: hồ sơ, văn kiện Đảng, tài liệu công tác - kể cả những văn kiện được hình thành trong quá trình sắp xếp, sáp nhập cơ quan - đều được chỉnh lý, lưu trữ tập trung, dễ tra cứu, bảo mật và khai thác khi cần thiết. Ở một số địa phương, các văn phòng cấp ủy đã hoàn thiện cơ sở dữ liệu và đưa vào vận hành hệ thống lưu trữ số, giúp lãnh đạo có thể truy cập nhanh chóng khi chỉ đạo công việc.

Bên cạnh đó, việc số hóa còn giúp cải thiện kỷ luật lưu trữ: cảnh báo giảm thiểu thất lạc, thất thoát tài liệu gốc, đặc biệt khi các đơn vị được sắp xếp lại hoặc hợp nhất - một vấn đề được đánh giá là có nguy cơ cao nếu còn áp dụng cách thức thủ công truyền thống.

Thách thức vẫn tồn tại khi triển khai rộng rãi

Tuy vậy, quá trình số hóa toàn diện vẫn gặp phải những trở ngại không nhỏ. Ở nhiều nơi, khối lượng tài liệu tồn đọng trước sắp xếp bộ máy rất lớn, chưa kịp chỉnh lý - dẫn đến nguy cơ mất, thất lạc khi nhập kho hoặc chuyển đổi. Ở cấp xã, phường trước sáp nhập, cũng như các huyện, đơn vị đã giải thể, việc thu thập và số hóa tài liệu vẫn chưa triệt để. Một số tổ chức đảng, đơn vị thiếu cán bộ chuyên trách lưu trữ, thiếu thiết bị, kho lưu trữ điện tử - khiến việc chuyển đổi gặp nhiều hạn chế.

Vì vậy, các cơ quan cấp ủy được yêu cầu thực hiện nghiêm túc: từ việc lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lưu trữ, đến chỉnh lý, số hóa tài liệu phát sinh từ 1/7/2025. Đồng thời, phải xác định rõ trách nhiệm cá nhân - người đứng đầu cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng - trong việc bảo đảm kho dữ liệu lưu trữ đầy đủ, an toàn.

Một số địa phương như Tỉnh ủy Tuyên Quang đã cụ thể hóa quy định bằng văn bản - yêu cầu bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu cũ; chỉnh lý, số hóa; xử lý tài liệu tồn đọng của các đơn vị được sắp xếp lại.

Số hóa - bước cần thiết để hiện đại hóa công tác lãnh đạo, chỉ đạo

Với quyết tâm mạnh mẽ, số hóa tài liệu lưu trữ được xem là giải pháp then chốt để các cấp ủy đảm bảo hiệu lực, hiệu quả công tác lãnh đạo - nhất là trong bối cảnh tổ chức bộ máy không ngừng được sắp xếp, thay đổi. Khi dữ liệu được quản lý tập trung, cập nhật thường xuyên, lãnh đạo có thể truy xuất, tra cứu, sử dụng văn bản và thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ việc chỉ đạo, điều hành kịp thời.

Việc đầu tư hạ tầng số, ứng dụng công nghệ thông tin, tạo kho dữ liệu dùng chung và vận hành phần mềm quản lý lưu trữ đồng bộ chính là một phần tất yếu trong quá trình hiện đại hóa bộ máy lãnh đạo của Đảng - giúp bảo đảm minh bạch, bảo mật, thuận lợi hơn cho công tác quản lý, chuyên môn và bảo tồn lịch sử.

Nguyên Bách