Để đảm bảo khoản chi phí thuê nhà được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần có chứng từ gì?

Hỏi: Công ty BB tại Việt Nam là công ty con của công ty BA ở nước ngoài, có sử dụng lao động là cá nhân nước ngoài Y, ông Y có 2 nguồn thu nhập, cụ thể như sau:

Ông Y có thu nhập chính từ tiền lương tiền công theo hợp đồng với công ty mẹ BA ở nước ngoài, ông Y, đóng các loại bảo hiểm ở nước ngoài. Công ty con BB ở Việt Nam thanh toán tiền trợ cấp thuê nhà cho ông Y tại Việt Nam, bằng cách chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của ông Y thông qua một thỏa thuận giữa công ty mẹ và công ty con. Cá nhân ông Y không ký hợp đồng lao động với công ty con BB. Hỏi:

1.Về thuế TNCN: Nếu ông Y được xác định là cá nhân cư trú theo quy định hiện hành thì khoản phụ cấp thuê nhà Cty BB chi trả cho ông Y khấu trừ thuế theo mức thuế suất toàn phần hay theo biểu thuế lũy tiến từng phần?

2.Về thuế TNDN: Để đảm bảo khoản chi phí thuê nhà cho ông Y như trình bày trên được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì công ty BB cần có chứng từ gì?

Trả lời:

*Về TNCN:

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 1 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNCN quy định:

“1. Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

a) Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, trong đó ngày đến và ngày đi được tính là một (01) ngày. Ngày đến và ngày đi được căn cứ vào chứng thực của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trên hộ chiếu (hoặc giấy thông hành) của cá nhân khi đến và khi rời Việt Nam. Trường hợp nhập cảnh và xuất cảnh trong cùng một ngày thì được tính chung là một ngày cư trú.

Cá nhân có mặt tại Việt Nam theo hướng dẫn tại điểm này là sự hiện diện của cá nhân đó trên lãnh thổ Việt Nam.

b) Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp sau:

b.2) Có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở, với thời hạn của các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế, cụ thể như sau:

b.2.1) Cá nhân chưa hoặc không có nơi ở thường xuyên theo hướng dẫn tại điểm b.1, khoản 1, Điều này nhưng có tổng số ngày thuê nhà để ở theo các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế cũng được xác định là cá nhân cư trú, kể cả trường hợp thuê nhà ở nhiều nơi.

b.2.2) Nhà thuê để ở bao gồm cả trường hợp ở khách sạn, ở nhà khách, nhà nghỉ, nhà trọ, ở nơi làm việc, ở trụ sở cơ quan,... không phân biệt cá nhân tự thuê hay người sử dụng lao động thuê cho người lao động.”

- Tại Khoản 2 Điều 11 sửa đổi, bổ sung tiết đ.1 điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định các khoản thu nhập chịu thuế:

“đ.1)...

Khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả thay tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo (nếu có)) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.”

-Tại Khoản 1 Điều 18, thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú:

“Điều 18. Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

1. Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công nhân (x) với thuế suất 20%.”

Như vậy căn cứ vào các quy định nêu trên, người nước ngoài Y ở đơn vị BB có nhà thuê tại VN, mà thời hạn hợp đồng thuê nhà trên 183 ngày được coi như cá nhân cư trú và tính thuế theo biểu thuế lũy tiến và tiền thuê nhà tính thuế TNCN sẽ tính tối đa 15% tổng các khoản thu nhập chịu thuế, cá nhân Y này sẽ nộp và quyết toán thuế TNCN tại VN. Trường hợp ko đảm bảo các điều kiện cư trú trên đây thì cá nhân Y sẽ tính là cá nhân không cư trú thì tiền trợ cấp thuê nhà nộp thuế TNCN theo biểu thuế toàn phần là 20% Thu nhập tại VN.

*Về TNDN

Tại Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4, TT 96/2015/TT-BTC quy định:

“- Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.”

Theo đó, thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam và đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1, Điều 6 TT 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi bổ sung tại Điều 4, TT 96/2015) nêu trên (như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định).”

Như vậy, chi phí tiền thuê nhà cho người lao động Y, chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của công ty BB nếu có hóa đơn, chứng từ và được quy định cụ thể trong quy chế tiền lương thưởng của công ty (hoặc hợp đồng lao động).

PV