Để doanh nghiệp đóng cửa đúng luật, đúng hạn

Phân loại hồ sơ, rút ngắn quy trình

Chiến dịch làm sạch mã số thuế đang từng bước xử lý tình trạng doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn hàng trăm nghìn doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhưng chưa giải thể. Để quá trình này thực sự hiệu quả, cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp rời thị trường thuận lợi, đồng thời bảo đảm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Thực tế, ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với hoàn tất giải thể. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về kê khai, hóa đơn, quyết toán thuế và xử lý những khoản còn tồn đọng. Với những đơn vị đã ngừng hoạt động nhiều năm, thất lạc hồ sơ, mất chữ ký số hoặc thay đổi người đại diện, việc hoàn thiện thủ tục có thể kéo dài, phát sinh thêm chi phí và công sức.

Người nộp thuế giao dịch tại Thuế cơ sở 7 thành phố Hà Nội. Ảnh: Nguyễn Quang

Ông Nguyễn Đức Huy, Phó Trưởng ban Nghiệp vụ thuế (Cục Thuế) cho biết, cơ quan thuế đang tập trung kiểm tra quyết toán đối với những doanh nghiệp có rủi ro cao. Với trường hợp không phát sinh hoặc phát sinh rất ít hoạt động, hồ sơ có thể được xem xét, xử lý trên cơ sở tài liệu hiện có, qua đó rút ngắn thời gian giải quyết.

Đối với doanh nghiệp bị mất chữ ký số, cơ quan thuế có thể tiếp nhận tờ khai bằng bản giấy để số hóa, thay vì để vướng mắc kỹ thuật tiếp tục cản trở quá trình hoàn tất nghĩa vụ. Cơ quan thuế cũng phối hợp với các đơn vị liên quan xác minh thông tin người đại diện pháp luật, chủ động liên hệ, hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung hồ sơ.

Tuy nhiên, để giảm thời gian xử lý trên diện rộng, việc phân loại hồ sơ cần được thực hiện rõ ràng hơn. Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam cho rằng, nên thiết kế quy trình theo từng nhóm doanh nghiệp. Những đơn vị mới thành lập, không có nợ thuế, hồ sơ đơn giản có thể áp dụng quy trình rút gọn; doanh nghiệp không thuộc diện rủi ro cao, đã xác định rõ nghĩa vụ thuế và không có vướng mắc về hóa đơn cũng cần được ưu tiên xử lý. Với trường hợp có dấu hiệu vi phạm hoặc rủi ro cao, cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra theo quy định.

Cách làm này giúp tập trung nguồn lực vào những hồ sơ cần kiểm tra chuyên sâu, tránh áp dụng cùng một quy trình cho mọi doanh nghiệp. Việc đơn giản hóa thủ tục không có nghĩa là nới lỏng quản lý, mà là sử dụng nguồn lực kiểm tra đúng trọng tâm, giảm những khâu không cần thiết đối với trường hợp đã rõ thông tin và nghĩa vụ.

Một vấn đề khác cần được hướng dẫn thống nhất là cách xử lý các hồ sơ tồn đọng lâu năm, nhất là trường hợp doanh nghiệp không còn hoạt động, khó liên hệ với người đại diện hoặc gặp vướng mắc về nghĩa vụ phát sinh từ nhiều năm trước. Những nội dung vượt thẩm quyền, liên quan đến xử phạt và nghĩa vụ còn tồn tại, cần được tổng hợp, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, tránh để doanh nghiệp và cán bộ xử lý lúng túng vì thiếu hướng dẫn cụ thể.

Số hóa quy trình, minh bạch thời hạn xử lý

Bên cạnh phân loại hồ sơ, số hóa và kết nối dữ liệu giữa các cơ quan là giải pháp quan trọng để rút ngắn quá trình giải thể. Hiện doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến cơ quan thuế, đăng ký kinh doanh và các đơn vị quản lý chuyên ngành. Nếu dữ liệu chưa được kết nối đồng bộ, doanh nghiệp có thể phải khai báo lại thông tin hoặc bổ sung giấy tờ mà cơ quan quản lý đã có.

Theo ông Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành phố Hà Nội, cần hướng tới quy trình điện tử liên thông, trong đó doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hồ sơ, biết rõ nghĩa vụ còn thiếu, giấy tờ cần bổ sung và thời hạn xử lý. Đây là điều kiện để giảm thời gian đi lại, hạn chế tình trạng hồ sơ phải chuyển qua nhiều đầu mối mà doanh nghiệp không nắm được tiến độ.

Việc số hóa cũng cần gắn với cải cách quy trình, thay vì chỉ chuyển hồ sơ giấy lên môi trường điện tử. Các cơ quan liên quan cần xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm, công khai thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết từng bước. Khi phát sinh vướng mắc, doanh nghiệp cần được thông báo cụ thể về nội dung cần khắc phục, tránh tình trạng bổ sung nhiều lần nhưng không rõ yêu cầu cuối cùng.

Cùng với trách nhiệm của cơ quan quản lý, doanh nghiệp cũng cần chủ động rà soát tình trạng pháp lý, nghĩa vụ thuế và hồ sơ kế toán trước khi làm thủ tục giải thể. Việc thường xuyên cập nhật thông tin với cơ quan thuế, lưu giữ hồ sơ và xử lý nghĩa vụ ngay khi có nhu cầu chấm dứt hoạt động sẽ giúp hạn chế phát sinh vướng mắc về sau.

Về lâu dài, hướng dẫn doanh nghiệp cần bắt đầu ngay từ khi đăng ký thành lập, đồng thời được duy trì trong suốt quá trình hoạt động. Doanh nghiệp phải hiểu rõ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và thủ tục chấm dứt hoạt động; cơ quan quản lý cũng cần chủ động cảnh báo, hỗ trợ khi phát hiện hồ sơ có dấu hiệu thiếu sót.

Một quy trình giải thể rõ ràng, có phân loại rủi ro, kết nối dữ liệu và thời hạn xử lý minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quyền rời thị trường đúng quy định, giảm chi phí không cần thiết. Quan trọng hơn, xử lý dứt điểm các trường hợp ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục sẽ góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu quản lý, bảo đảm kỷ cương thuế và tạo môi trường kinh doanh minh bạch hơn.