Đề xuất quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số đã và đang dần thay thế tài liệu lưu trữ giấy trong giao dịch và sử dụng

Bộ Nội vụ cho biết, cùng với sự phát triển của Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, tài liệu lưu trữ số đã và đang dần thay thế tài liệu lưu trữ giấy trong giao dịch và sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Hệ thống pháp luật hiện hành về lưu trữ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.

Đặc biệt, hệ thống pháp luật hiện hành về lưu trữ chưa có quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy; thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Luật Lưu trữ năm 2024 được Quốc hội khóa XV thông qua và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2025. Như vậy, kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử cũng hết hiệu lực. Việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết Luật Lưu trữ năm 2024 và thay thế Nghị định, Thông tư nêu trên là cần thiết và cấp bách.

Yêu cầu đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ

Dự thảo Thông tư nêu rõ, số hóa tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu phục vụ sử dụng và phát huy giá trị tài liệu; bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ gốc, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ gốc; tạo lập tài liệu dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Bảo đảm an toàn tài liệu: Bảo đảm không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

Bảo đảm không làm xáo trộn trật tự sắp xếp các hộp trong kho lưu trữ, trật tự sắp xếp hồ sơ trong từng hộp và trật tự sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ.

Bảo đảm trật tự sắp xếp tài liệu số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc được số hóa trong kho lưu trữ.

Bảo đảm thông tin trong tài liệu lưu trữ số hóa phải đầy đủ và chính xác như thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

Không số hóa tài liệu có tình trạng vật lý quá kém, bết dính nặng, rách nát, mờ chữ hoặc hư hỏng khác ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung tài liệu.

Những tài liệu lưu trữ phải số hóa để sử dụng và phát huy giá trị

Tài liệu lưu trữ phát huy giá trị theo quy định tại Điều 40 Luật Lưu trữ.

Tài liệu có tần suất sử dụng cao: được đưa ra nhiều lần để phục vụ người dùng, để phục vụ công tác công bố, giới thiệu dưới các hình thức: xuất bản ấn phẩm; triển lãm, trưng bày; đăng tải trên các báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, mạng xã hội, các kênh truyền hình, truyền thanh.

Tài liệu lưu trữ dự kiến đưa ra công bố, giới thiệu theo yêu cầu phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử.

Yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình số hóa

Bên cạnh đó, dự thảo Thông tư cũng nêu rõ các yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình số hóa:

Quy trình xuất tài liệu ra khỏi kho để số hóa và hoàn trả tài liệu lại kho sau khi số hóa là quy trình khép kín, được cơ quan, tổ chức, cá nhân phê duyệt trước khi thực hiện số hóa.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện số hóa phải có cam kết bằng văn bản về việc bảo đảm không lộ lọt bất kỳ thông tin, tài liệu, dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện số hóa.

Trang thiết bị công nghệ thông tin sử dụng trong quá trình số hóa phải được kiểm tra an toàn bảo mật trước khi vận chuyển vào khu vực số hóa.

Các phần mềm của hệ điều hành máy chủ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng trong quá trình số hóa phải là phần mềm bản quyền chính hãng, đã được cập nhật các bản vá lỗi mới nhất của các hãng cung cấp chính thức.

Phần mềm số hóa có đầy đủ các lớp bảo mật như bảo mật lớp người dùng, các tài khoản quản trị bắt buộc truy nhập 2 cấp đồng thời có phân quyền và phân cấp trong từng vai trò và chức năng với từng module của hệ thống.

Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng và chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

Hệ thống camera giám sát được lắp đặt bảo đảm ghi lại, lưu trữ, có khả năng trích xuất toàn bộ hoạt động diễn ra trong suốt thời gian thực hiện số hóa tại khu vực số hóa, các lối ra, vào và khu vực liên quan 24/7.

Bảo đảm hệ thống phòng cháy chữa cháy tại khu vực thực hiện số hóa đang hoạt động tốt.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.

Minh Hiển