Doanh nghiệp cần lưu ý quy chế khi tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Hình thức họp đại hội cổ đông trực tuyến đang được nhiều doanh nghiệp hướng tới áp dụng.

Vừa qua, nhiều cổ đông của Công ty cổ phần GTNfoods bức xúc về việc doanh nghiệp lựa chọn hình thức họp trực tuyến song lại gửi thông báo yêu cầu cổ đông gửi phiếu biểu quyết về Công ty trước khi đại hội diễn ra. Trong khi đó, cổ đông cần được lắng nghe các chất vấn, thảo luận cũng như phản hồi của hội đồng quản trị trước khi bỏ phiếu thông qua nghị quyết. Vậy phải hiểu như nào về việc họp đại hội theo hình thức trực tuyến?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2020, có 2 hình thức để thông qua nghị quyết của ĐHCĐ: biểu quyết tại cuộc họp, hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Mặt khác, theo Khoản 3, Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được xem là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ thông qua các trường hợp như sau: tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp; ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp bằng thư, fax, email, hoặc các phương tiện khác quy định trong điều lệ công ty.

Từ các quy định nêu trên, tổng hợp lại có thể thấy, ĐHCĐ có thể tổ chức họp, hoặc lấy ý kiến để thông qua nghị quyết theo các hình thức sau: họp trực tiếp, bỏ phiếu trực tiếp; họp trực tuyến, bỏ phiếu trực tuyến theo các hình thức điện tử được quy định; họp bán trực tiếp, bán trực tuyến: phiên họp trực tiếp nhưng đồng thời có người tham dự trực tuyến cùng thời gian thực diễn ra phiên họp; lấy ý kiến bằng văn bản: gửi tài liệu, dự thảo nghị quyết, phiếu biểu quyết trước cho cổ đông và nhận lại phản hồi của cổ đông thông qua thư tín, fax, email, hoặc các hình thực giao nhận thư tín khác, sau đó tổng hợp ý kiến biểu quyết để thông qua nghị quyết.

Có thể thấy, họp trực tiếp, họp trực tuyến, họp bán trực tiếp bán trực tuyến là những hình thức họp theo thời gian thực, có khai mạc, có kết thúc thời gian bỏ phiếu trong cùng ngày dự kiến tổ chức họp trực tiếp hoặc trực tuyến. Còn việc lấy ý kiến bằng văn bản thì dự thảo nghị quyết sẽ được gửi cùng tài liệu cho cổ đông trước khi diễn ra phiên họp và có quy định thời hạn cuối cùng cổ đông phải gửi ý kiến cho công ty.

Khi họp trực tuyến, có ý kiến lo ngại, doanh nghiệp có thể can thiệp vào phần mềm để chính sửa dữ liệu. Ông nghĩ sao về vấn đề này?

Luật sư Hồ Hữu Hoành.

Việc tổ chức họp trực tuyến, bán trực tuyến theo kèm đại hội trực tiếp thường đòi hỏi công ty phải có hệ thống hạ tầng về công nghệ thông tin (platform), đảm bảo việc họp trực tuyến diễn ra theo thời gian thực.

Về hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin để tổ chức họp trực tuyến, ta có thể mường tượng đơn giản nhất như phần mềm họp online Zoom.

Thông qua ứng dụng họp trực tuyến, cổ đông có thể trao đổi trực tiếp với đoàn chủ tịch, các cổ đông khác và ý kiến, biểu quyết của họ đưa ra cùng với thời gian thực, được thể hiện trên thông tin của hệ thống họp trực tuyến.

Hiện nay, tại Việt Nam, việc tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến được các công ty thực hiện bằng một trong hai cách: một là, thuê hệ thống họp và biểu quyết trực tuyến của các công ty cung cấp ứng dụng phần mềm; hai là, mua hoặc tự xây dựng hệ thống họp và biểu quyết trực tuyến cho riêng mình (thường thấy trong khu vực ngân hàng, bảo hiểm).

Họp trực tuyến cũng được thực hiện theo thời gian thực như họp trực tiếp, đồng thời, ý kiến, biểu quyết của cổ đông khi thực hiện sẽ được thể hiện trực tiếp trên hệ thống thông tin của hệ thống họp trực tuyến thông qua ID, user mà mỗi cổ đông được cung cấp với mã đăng nhập được bảo mật.

Sau khi kết thúc thời gian quy định về việc biểu quyết trực tuyến, hệ thống sẽ tự tổng hợp thông tin, số liệu về biểu quyết để thể hiện kết quả, kết luận cuối cùng trên hệ thống họp trực tuyến. Ban thư ký thông qua số liệu được tổng hợp của hệ thống sẽ soạn thảo nghị quyết để chủ tọa ký thông qua, chuẩn bị cho việc công bố thông tin.

Như vậy, bất kỳ sự can thiệp nào về dữ liệu phiên họp có thể bị/được hệ thống ghi nhận lại ở phần log data của ứng dụng, phần mềm thực hiện việc họp trực tuyến. Do đó, giả dụ nếu có sự can thiệp, hệ thống sẽ ghi nhận và người ta cũng có thể tìm ra dấu vết của sự can thiệp nêu trên.

Do đó, nếu đã tổ chức họp trực tuyến, đương nhiên yếu tố bảo mật, chống xâm nhập để hiệu chỉnh dữ liệu là điều kiện tiên quyết của bất kỳ ứng dụng, phần mềm cung cấp việc họp trực tuyến. Theo tôi, không đáng lo về vấn đề câu hỏi đặt ra.

Yếu tố quan trọng nhất để tổ chức họp trực tuyến thành công là gì?

Theo tôi, có 2 yếu tố chính để công ty cổ phần có thể tổ chức việc họp trực tuyến thành công, đó là quy chế về việc họp trực tuyến và hạ tầng công nghệ để tổ chức họp trực tuyến.

Kể từ thời điểm 1/1/2021, các văn bản pháp luật mới như Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Chứng khoán 2019, Nghị định 155/2020/NĐ-CP, Thông tư 116/2020/TT-BTC có hiệu lực thi hành, thay thế toàn bộ các quy định pháp luật trước đó như Luật Doanh nghiệp 2014, Luật Chứng khoán 2009, Thông tư 95/2017/TT-BTC..., dẫn đến hàng loạt thay đổi quan trọng về quy định tại điều lệ công ty và các quy chế nội bộ khác có liên quan.

Việc tổ chức họp trực tuyến đòi hỏi doanh nghiệp phải có các quy định cụ thể dựa trên các quy định pháp luật mới có hiệu lực, để thành nguyên tắc, hành lang cho việc tổ chức, vận hành phiên họp trực tuyến. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định, quy chế để thể chế việc họp trực tuyến nhằm đảm bảo việc tổ chức họp đúng luật và tránh phát sinh các tranh chấp về sau.

Có ý kiến cho rằng, với những vấn đề quan trọng như sáp nhập, giải thể…, doanh nghiệp không thể lấy ý kiến biểu quyết tại cuộc họp trực tuyến?

Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết ĐHCĐ về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ gồm sửa đổi, bổ sung nội dung của điều lệ công ty; định hướng phát triển công ty; loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát; quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác; thông qua báo cáo tài chính hằng năm; tổ chức lại, giải thể công ty.

Như vậy, đối với nội dung liên quan đến tái cơ cấu, thay đổi pháp nhân công ty thì cần phải được biểu quyết tại phiên họp của ĐHCĐ.

Trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ một số quy định về trình tự, thủ tục triệu tập cuộc họp như chậm trễ gửi thông báo mời họp, tài liệu… thì hướng xử lý như thế nào?

Pháp luật doanh nghiệp đang dần tiệm cận với thông lệ quốc tế và nâng cao bảo vệ quyền lợi của cổ đông.

Theo Khoản 2, Điều 152, Luật Doanh nghiệp 2020, nghị quyết ĐHCĐ được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự, thủ tục triệu tập và thông qua nghị quyết đó vi phạm quy định của luật này và điều lệ công ty.

Khoản 3, Điều 152, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, trường hợp có cổ đông, nhóm cổ đông yêu cầu tòa án hoặc trọng tài hủy bỏ nghị quyết ĐHCĐ theo quy định tại Điều 151 của Luật này, nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi quyết định hủy bỏ nghị quyết đó của tòa án, trọng tài có hiệu lực, trừ trường hợp áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Như vậy, nếu cổ đông không đồng ý với nghị quyết thì có thể khởi kiện ra tòa án hoặc trọng tài và không bị giới hạn bởi thời hạn như quy định cũ (Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, cổ đông phải sở hữu ít nhất 1% số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn 6 tháng mới có quyền khởi kiện).

Với quy định mới, pháp luật doanh nghiệp đang dần tiệm cận với thông lệ quốc tế và nâng cao bảo vệ quyền lợi của cổ đông.

Đỗ Mến