Đừng để email điều khiển bạn

Tác giả: Cal Newport/NXB Thanh niên & Alpha Books

Deep Work - Làm Ra Làm Chơi Ra Chơi

Trong thời đại bị bao vây bởi sự xao lãng, việc duy trì sự tập trung cao độ gần như là điều xa xỉ. Cuốn sách chỉ ra rằng “làm việc sâu” (deep work) chính là chìa khóa để đạt hiệu suất vượt trội trong công việc và học tập.

Đừng để email điều khiển bạn

Cuộc thảo luận về công việc hời hợt sẽ thật thiếu sót nếu không xét đến các email. 

Hoạt động hời hợt thuần túy này luôn “biết cách” thu hút sự chú ý của hầu hết lao động trí óc, vì nó mang đến hàng loạt các tác nhân gây sao lãng mà bạn nắm rõ. Việc truy cập email khắp nơi đã ăn sâu bén rễ, trở thành thói quen của chúng ta trong công việc đến nỗi chúng ta đang dần quên mất cuộc sống của mình.

Như John Freeman từng cảnh báo trong cuốn sách ra mắt năm 2009 có tựa đề The Tyranny of Email (tạm dịch: Sự chuyên chế của email), với sự nổi lên của công nghệ này, “chúng ta đang dần làm xói mòn khả năng giải thích - một cách cẩn thận, tỉ mỉ - tại sao việc chúng ta phàn nàn, kháng cự hoặc thiết kế lại ngày làm việc của mình để chúng dễ quản lý hơn lại là hành động sai trái?” Email có vẻ là một sự đã rồi. Kháng cự lại chỉ là điều vô ích mà thôi.

Việc truy cập email khắp nơi đã ăn sâu bén rễ, trở thành thói quen đến nỗi chúng ta đang dần quên mất cuộc sống của mình. Ảnh minh họa: Business Insider.

Chiến lược này đẩy lùi thuyết định mệnh. Chỉ vì không tránh được công cụ này hoàn toàn không có nghĩa là bạn phải bất lực nhìn nó hoành hành trong đời sống tinh thần của mình. Trong các phần sau, tôi sẽ mô tả ba mẹo giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát cách thức mà công nghệ này tiếp cận thời gian và sự chú ý của bạn, đồng thời nắm giữ sự tự chủ như Freeman đã nêu ra. Kháng cự không phải là điều vô ích: Bạn có nhiều quyền kiểm soát công cụ liên lạc điện tử này hơn bạn nghĩ lúc đầu.

Ai cũng có thể tiếp cận các tác giả sách phi hư cấu. Họ thường cung cấp địa chỉ email trên trang web tác giả cùng lời mời hãy gửi cho họ bất kỳ yêu cầu hoặc đề xuất nào mà độc giả quan tâm. Nhiều người thậm chí còn coi phản hồi này như một cam kết cần thiết với tầm quan trọng khó nắm bắt nhưng được đề cao của hoạt động “xây dựng cộng đồng” độc giả. Nhưng đây mới là vấn đề: Tôi lại không hề làm thế.

Nếu bạn ghé thăm phần liên hệ trên trang web của tôi, bạn sẽ không thấy địa chỉ email cho mục đích chung nào. Thay vào đó, tôi liệt kê các cá nhân khác nhau để bạn có thể liên hệ với các mục đích cụ thể. Ví dụ, mục đại diện văn học dành cho các yêu cầu về bản quyền, hoặc đại diện phát ngôn dành cho các yêu cầu về diễn giả. Nếu muốn liên hệ với tôi, tôi đã đưa ra một địa chỉ email chỉ phục vụ cho mục đích đặc biệt đi kèm với các điều kiện và khả năng tôi sẽ phản hồi lại là không cao:

Nếu quý độc giả có đề nghị, cơ hội hoặc lời giới thiệu có thể khiến cuộc sống của tôi trở nên thú vị hơn, xin vui lòng gửi email cho tôi theo địa chỉ interesting [at] calnewport.com. Vì những lý do đã nêu, tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.

Tôi gọi phương pháp này là bộ lọc người gửi, vì tôi yêu cầu bộ phận thư tín tự lọc trước khi kết nối với tôi. Bộ lọc này giúp tôi giảm đáng kể thời gian kiểm tra hộp thư đến của mình. Trước khi bắt đầu sử dụng bộ lọc người gửi, tôi đã đính kèm một địa chỉ email cho mục đích chung lên trang web. Chẳng có gì phải ngạc nhiên khi tôi thường nhận được rất nhiều email dài xin tư vấn cho những câu hỏi về sinh viên hoặc nghề nghiệp cụ thể (và thường khá phức tạp). Tôi muốn giúp đỡ các cá nhân, nhưng những yêu cầu này quá nhiều - người gửi không mất nhiều thời gian để soạn tin nhưng tôi lại mất khá nhiều thời gian để viết câu trả lời.

Bộ lọc người gửi giúp tôi loại bỏ hầu hết các cuộc giao tiếp như vậy, nhờ đó giảm đáng kể số lượng thư đến. Vì mục đích giúp đỡ các độc giả, giờ đây tôi chuyển hướng năng lượng này sang những việc mà tôi cẩn thận lựa chọn để tối đa hóa tầm ảnh hưởng. Ví dụ, thay vì để bất kỳ sinh viên nào trên thế giới cũng có thể gửi câu hỏi, hiện tôi đang liên kết chặt chẽ với một số lượng nhỏ các nhóm sinh viên dễ liên hệ và cố vấn cho họ hiệu quả hơn.

Một lợi ích khác của bộ lọc người gửi là nó thiết lập lại ngưỡng kỳ vọng. Dòng quan trọng nhất trong mô tả trên là: “Tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.” Điều này tuy nhỏ nhưng lại có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về việc các độc giả nghĩ những tin nhắn của họ gửi đến tôi quan trọng tới nhường nào. Quy ước xã hội mặc định xung quanh email là trừ khi bạn nổi tiếng, còn không, nếu ai đó gửi cho bạn thứ gì đó, bạn nợ họ một câu trả lời. Do đó, đối với hầu hết mọi người, một hộp thư đến đầy email đồng nghĩa với một nghĩa vụ rất lớn.

Thay vào đó, hãy đặt lại kỳ vọng của độc giả về thực tế rằng có thể các bạn sẽ không nhận được câu trả lời, lúc này trải nghiệm đã được biến đổi. Hộp thư đến giờ đây là tập hợp những cơ hội mà bạn có thể lướt qua khi có thời gian rảnh - tìm ra những email cần phải giải quyết. Nhưng đống tin nhắn chưa đọc không còn chứa đựng nghĩa vụ phải trả lời nữa. Nếu muốn, bạn có thể bỏ qua tất cả mà chẳng ảnh hưởng gì. Về mặt tâm lý, điều này có thể giúp bạn nhẹ nhõm hơn.