Giám sát từ xa, chủ động phòng ngừa sai sót trong hoạt động Kho bạc Nhà nước

Khai thác dữ liệu, đổi mới phương thức kiểm tra

Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước (KBNN) đến năm 2030 đặt mục tiêu xây dựng Kho bạc số, lấy công nghệ thông tin làm khâu đột phá. Cùng với yêu cầu chuyển đổi số theo Nghị quyết số 57-NQ/TW, ứng dụng dữ liệu điện tử vào hoạt động kiểm tra đang trở thành hướng đi quan trọng đối với hệ thống KBNN.

Công tác kiểm tra của KBNN gồm 2 lĩnh vực: kiểm tra nội bộ việc chấp hành quy định, quy trình nghiệp vụ trong hệ thống và kiểm tra chuyên ngành đối với việc chấp hành pháp luật về chi NSNN của các đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tư.

Từ năm ngân sách 2026, theo Nghị định số 347/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực KBNN, thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử, đơn vị sử dụng ngân sách tự chịu trách nhiệm về nội dung chi, hóa đơn, chứng từ. Khi phương thức kiểm soát chi chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, công tác kiểm tra cần có khả năng phát hiện kịp thời các sai sót, vi phạm phát sinh.

Hoạt động nghiệp vụ của cán bộ, công chức viên chức Kho bạc Nhà nước khu vực I. Ảnh Đức Thanh

Hơn nữa, mỗi quý toàn hệ thống KBNN tiếp nhận hơn 5 triệu hồ sơ qua Dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) trong khi nguồn lực tài chính và nhân sự dành cho kiểm tra còn hạn chế. Phương thức kiểm tra trực tiếp, lựa chọn hồ sơ theo mẫu khó bao quát toàn bộ hoạt động, nhất là những sai sót nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần.

Từ yêu cầu đó, KBNN từng bước hình thành phương thức giám sát từ xa trên dữ liệu điện tử. Từ tháng 12/2020, tiện ích tra cứu dữ liệu DVCTT được đưa vào sử dụng, cho phép công chức kiểm tra truy cập hồ sơ, chứng từ và tài liệu đính kèm mà không cần đến trực tiếp đơn vị. Giai đoạn 2023 - 2025, quy chế giám sát từ xa được ban hành với 11 nội dung, tập trung vào các dấu hiệu rủi ro như thanh toán trùng hóa đơn, chứng từ; sai khác thông tin tài khoản, đơn vị thụ hưởng và chênh lệch giữa chứng từ với bảng kê.

Năm 2026, hoạt động giám sát được kết nối chặt chẽ hơn với kiểm tra nội bộ và kiểm tra chuyên ngành. KBNN thống nhất nội dung khai thác dữ liệu, chế độ báo cáo; phân loại sai sót theo nguyên nhân khách quan, chủ quan và công khai, xếp hạng đơn vị hàng quý. Công tác giám sát được tổ chức theo 2 cấp: Ban Kiểm tra, kiểm toán nội bộ giám sát toàn hệ thống; Phòng Kiểm tra thuộc KBNN khu vực khai thác dữ liệu trên địa bàn.

Đáng chú ý, năm 2026, giám sát từ xa lần đầu được thí điểm mở rộng sang chi đầu tư công theo Nghị định số 254/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công. Dữ liệu giám sát đồng thời là cơ sở để xây dựng Quy trình đánh giá đơn vị sử dụng NSNN, phục vụ lựa chọn đối tượng kiểm tra chuyên ngành.

Phát hiện sớm sai sót, kiểm tra đúng đối tượng rủi ro

Hiệu quả giám sát từ xa tại KBNN thể hiện rõ qua chất lượng tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Từ năm 2023, KBNN duy trì giám sát 4 chỉ tiêu: hồ sơ quá hạn tiếp nhận, quá hạn xử lý, hồ sơ bị từ chối nhiều lần ở cấp giao dịch viên, cấp lãnh đạo.

So sánh quý III/2026 với quý I/2026, số hồ sơ quá hạn tiếp nhận và quá hạn xử lý đều giảm trên 85%; hồ sơ bị từ chối nhiều lần giảm 70%. Tỷ lệ hồ sơ vi phạm giảm xuống dưới 1% tổng số hồ sơ tiếp nhận, thấp nhất kể từ năm 2023. Kết quả này gắn với việc công khai, xếp hạng đơn vị và tổ chức kiểm tra đột xuất dựa trên dữ liệu giám sát.

Ở khâu thanh toán, rủi ro thường gặp là thanh toán trùng hóa đơn, chứng từ. Nguyên nhân chủ yếu do đơn vị sử dụng ngân sách sao chép chứng từ kỳ trước nhưng không cập nhật số hóa đơn, kỳ thanh toán hoặc thay đổi nhân sự kế toán nhưng chưa điều chỉnh đầy đủ thông tin.

Thông qua rà soát định kỳ, KBNN có thể phát hiện khoản thanh toán chưa đúng quy định ngay sau khi phát sinh. Nhiều trường hợp được thu hồi, nộp trả NSNN kịp thời do đơn vị thụ hưởng chưa sử dụng số tiền. Giám sát từ xa cũng phát hiện các lỗi kỹ thuật như số tài khoản thụ hưởng bị thiếu một chữ số khi chuyển tiền liên ngân hàng.

Dữ liệu qua nhiều kỳ còn giúp nhận diện rủi ro có tính chu kỳ. Chẳng hạn, quý I hàng năm thường phát sinh nhiều rủi ro hơn do hồ sơ tập trung vào đầu năm ngân sách, thời gian chỉnh lý quyết toán và dịp Tết. Trên cơ sở đó, tháng 8/2026, KBNN tổ chức kiểm tra đột xuất việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ DVCTT tại một số đơn vị, kịp thời chỉ rõ tồn tại và yêu cầu chấn chỉnh.

Đối với kiểm tra chuyên ngành, dữ liệu giám sát giúp nhận diện sớm đơn vị có nguy cơ vi phạm. Những đơn vị thanh toán trùng từ hai lần trở lên được cảnh báo bằng văn bản tới thủ trưởng đơn vị và cơ quan cấp trên. Trường hợp vi phạm lặp lại nhiều lần được xem xét đưa vào diện kiểm tra chuyên ngành theo Thông tư số 104/2026/TT-BTC quy định phân cấp thẩm quyền và quy trình kiểm tra chuyên ngành trong một số lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tài chính. Với chi đầu tư công, các tiêu chí về tạm ứng, bảo lãnh cũng được khai thác để xác định chủ đầu tư, dự án cần ưu tiên kiểm tra.

Từ quý III/2026, KBNN thực hiện phân loại sai sót theo nguyên nhân để xác định trách nhiệm và lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp. Khoảng một nửa số hồ sơ quá hạn thuộc trách nhiệm trực tiếp của KBNN xuất phát từ nguyên nhân chủ quan, là cơ sở tập trung kiểm tra nội bộ. Trong khi đó, hồ sơ bị từ chối nhiều lần chủ yếu liên quan đến chất lượng hồ sơ của đơn vị sử dụng NSNN, phục vụ sàng lọc đối tượng kiểm tra chuyên ngành.

Thời gian tới, KBNN định hướng xây dựng kho dữ liệu tập trung, lấy dữ liệu DVCTT làm trung tâm, tăng cường đối chiếu với hệ thống TABMIS, dữ liệu vốn đầu tư, thanh toán, hóa đơn điện tử và mạng đấu thầu quốc gia. Quy trình giám sát sẽ từng bước hoàn thiện theo hướng khép kín, từ thu nhận, chuẩn hóa dữ liệu, phát hiện dấu hiệu, phân loại rủi ro đến lựa chọn nội dung kiểm tra.

Các cảnh báo về thanh toán trùng hóa đơn, lũy kế thanh toán vượt giá trị hợp đồng, tạm ứng vượt mức hoặc bảo lãnh hết hạn sẽ được tích hợp vào quy trình xử lý hồ sơ. KBNN cũng định hướng ứng dụng dữ liệu lớn, công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), trí tuệ nhân tạo và học máy để phát hiện giao dịch bất thường. Hai nền tảng trọng tâm là phân hệ Kiểm tra, giám sát trên Hệ thống thông tin ngân sách và kế toán nhà nước số (VDBAS) và Hệ thống quản lý thông tin kiểm tra, kiểm toán nội bộ, dự kiến hoàn thành trong giai đoạn 2027 - 2028.

Cùng với đầu tư công nghệ, KBNN sẽ ưu tiên kiểm tra trực tuyến đối với những nội dung đã có đầy đủ dữ liệu điện tử, đồng thời hoàn thiện quy trình đánh giá đơn vị sử dụng NSNN, lấy kết quả giám sát từ xa làm căn cứ lựa chọn đối tượng kiểm tra.

Từ nguồn dữ liệu hình thành trong quá trình xử lý hàng triệu hồ sơ mỗi quý, KBNN đang từng bước xây dựng phương thức kiểm tra chủ động, hiệu quả hơn. Việc kết nối giám sát từ xa với kiểm tra nội bộ và kiểm tra chuyên ngành không chỉ giúp phát hiện sớm sai sót, tập trung nguồn lực đúng đối tượng mà còn góp phần bảo đảm an toàn tiền và tài sản nhà nước trên lộ trình xây dựng Kho bạc số.